브라질 CT-e
운임 데이터를 Excel로 추출하는 방법

물류 비용 추적을 위한 CT-e 데이터 추출의 중요성

브라질의 한 물류 운영업체가 월 500건의 CT-e 문서를 처리한다고 가정해 보겠습니다. 이는 남동부 및 중서부 지역으로 제품을 유통하는 중견 제조업체의 일반적인 규모로, 운임 원장이나 ERP에 입력해야 하는 개별 데이터 포인트는 약 7,500개에 달합니다. 각 CT-e에는 운송업체의 CNPJ, 서비스 가액(valor do serviço), 총 중량(peso bruto), 발송지 및 도착지 시, ICMS 내역이 포함되어 있으며, 이는 모두 운임 배분, 운송업체 성과 분석, 세액 공제 회수에 필요한 입력값입니다.

실제로 이 7,500개의 데이터 포인트는 물류 분석가가 각 DACTE(Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico)를 열고 해당 필드를 찾아 스프레드시트 행에 직접 입력하는 수작업으로 처리됩니다. 숙련된 타이피스트가 문서당 약 90초를 소요한다고 가정하면, 월 500건의 CT-e 문서를 입력하는 데 12.5시간이 소요됩니다. 이는 데이터 검증, 해당 구매 송장과의 매칭, 그리고 운송업체의 XML에 선언된 내용과 인쇄된 DACTE에 표시된 내용 간의 불가피한 불일치를 조사하는 시간은 제외한 시간입니다.

브라질의 물류 인프라는 연간 3억 건 이상의 CT-e 문서를 처리하며, SEFAZ가 전자 문서 요구 사항을 확대함에 따라 그 수는 계속 증가하고 있습니다. 추출 단계의 자동화, 즉 DACTE의 시각적 데이터를 수동 입력 없이 스프레드시트 행으로 변환하는 것은 모든 운임 비용을 추적하는 물류 팀과 스프레드시트에 입력된 비용만 추적하는 팀을 가르는 차이점입니다.

CT-e란 무엇이며, 어떤 데이터를 포함하나요?

전자 운송 지식은 브라질의 필수 전자 화물 문서로, 주 세무 당국(SEFAZ)이 NF-e와 동일한 디지털 승인 체계 하에 관리합니다. 2007년에 도입되어 2013년까지 모든 화물 운송업체에 단계적으로 의무화된 CT-e는, 운송 서비스에 대한 세무 집행을 대규모로 감사하기 거의 불가능하게 만들었던 다중 복사본 종이 운송 양식 시스템을 대체했습니다.

대부분 국가의 전통적인 선하증권과 달리, CT-e는 권리 증서가 아니므로 배서 또는 양도할 수 없습니다. 해상법 전문 로펌 Proinde의 설명에 따르면, 이는 운송 계약의 증거, 화물 인도 영수증, 그리고 서비스에 대한 세금 계산서의 역할을 동시에 수행합니다. 지정된 수하인은 물품과 교환하여 문서를 제출하지 않습니다. CT-e가 발행 시 수취인을 식별하므로 잘못 인도될 위험이 없기 때문입니다.

화물과 함께 이동하는 물리적 문서, 즉 물류 팀이 가장 많이 다루게 될 문서는 DACTE입니다. 이는 CT-e XML 데이터의 일부, 44자리 접근 키(Chave de Acesso), 그리고 CT-e 포털에서 인증하기 위한 QR 코드 또는 바코드가 포함된 인쇄물 또는 PDF 요약본입니다. DACTE의 역할은 검사를 위해 물품에 동행하는 것입니다. 그 자체로 세금 문서는 아니지만, 대부분의 물류 팀이 작업하는 정보 출처입니다.

CT-e가 NF-e, NFS-e(서비스 인보이스), MDF-e(전자 화물 매니페스트)와 함께 브라질 전자 문서 생태계에서 어떻게 위치하는지 더 자세히 이해하려면 전자 인보이스(NF-e) 초보자 가이드를 참조하십시오. 이 가이드는 모든 브라질 세금 문서에 공통적인 SEFAZ 승인 흐름을 다룹니다.

모든 물류 팀이 추적해야 할 주요 CT-e 필드

DACTE는 운송업체의 레이아웃 버전에 따라 30~50개의 표시 가능한 데이터 포인트를 포함합니다. 물류 비용 추적을 위해 다음 필드는 운임 비용 원장의 핵심 열을 구성합니다:

이 14개 필드는 CT-e 운임 비용 원장을 위한 최소 필수 세트를 나타냅니다. "Kg당 운임 비용"과 같은 계산 열을 포함하도록 열 세트를 확장하면, 배치가 처리될 때마다 더 가치 있는 벤치마크 데이터가 생성됩니다.

CT-e 데이터를 Excel로 추출하는 방법: 단계별 가이드

다음 워크플로는 맞춤 열 추출을 사용하여 DACTE PDF 또는 이미지를 구조화된 스프레드시트 행으로 변환합니다. 즉, 원하는 열을 정의하면 AI가 필드의 의미를 이해하여 인쇄된 페이지에서 각 값을 찾습니다. 이는 NF-e를 Excel로 추출하는 가이드에 설명된 동일한 메커니즘으로, CT-e 운송 문서에 맞게 조정되었습니다.

1단계: DACTE PDF 또는 이미지 업로드

운송업체가 제공한 PDF 첨부 파일, 스캔한 출력물 또는 화물과 함께 동봉된 문서 사진 등 원본 DACTE 파일로 시작합니다. 추출 도구는 PDF, JPG, PNG 및 WebP 형식을 지원합니다. 최상의 결과를 얻으려면 깨끗한 PDF 또는 300 DPI 이상의 조명이 좋은 스캔본을 사용하십시오. 조명이 좋지 않거나 비스듬한 각도에서 촬영한 DACTE 문서 사진은 필드 수준 정확도를 떨어뜨릴 수 있습니다. 다만 AI 비전 모델은 기존 OCR 템플릿이 완전히 실패하게 만드는 중간 정도의 기울기와 조도 변화를 보정합니다.

하루에 소량 이상의 화물을 처리하는 모든 팀에게는 여러 DACTE 파일을 단일 배치로 업로드하는 것이 실용적인 워크플로우입니다. 배치 업로드 인터페이스는 여러 파일을 동시에 수락하고 동일한 배치 이름으로 대기열에 추가하므로, 40개의 CT-e 문서를 처리하는 화물 분석가가 각 문서마다 새 업로드 대화상자를 열 필요 없이 한 번에 모두 업로드할 수 있습니다.

2단계: 추출할 열 정의

필요한 CT-e 데이터에 해당하는 필드 이름을 입력합니다. 이 이름들은 출력 스프레드시트의 열 머리글이 됩니다. AI는 DACTE 페이지를 읽고 각 값을 의미론적 의미로 찾습니다. 예를 들어 "ICMS"는 사이드바 상자, 바닥글 표 또는 라인 항목 열 중 어디에 나타나든 모델이 ICMS가 무엇인지 이해하고 모든 레이아웃 위치에서 인식하기 때문에 찾을 수 있습니다.

CT-e 화물 추적을 위한 일반적인 열 정의 세트:

이 14개 열은 이전 섹션에서 논의된 최소 비용 추적 데이터 포인트를 포착합니다. 열 이름에 직접 계산 열을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 Kg당 운임(Valor do Serviço ÷ Peso Bruto)와 같이 입력하면 AI가 추출 중에 단위 운임 비용을 계산하여 추출 후 Excel 수식 단계를 없앨 수 있습니다. 이는 제품 문서에 설명된 맞춤 열 추출의 세 가지 모드 중 하나입니다: 문서에 존재하는 필드에 대한 직접 추출, 추론해야 하는 정보에 대한 추론 열, 추출된 값에 대한 산술 연산을 위한 계산 열입니다.

3단계: 처리 및 Excel로 내보내기

열이 정의되면 추출 프로세스가 배치 내 모든 문서를 처리하고 CT-e당 하나의 행이 있는 단일 Excel 파일을 생성합니다. 출력 테이블 헤더는 열 정의와 정확히 일치합니다. 예를 들어 "서비스 가액(Valor do Serviço)"이 열 이름으로 나타나고, 각 행에는 해당 DACTE에서 추출된 값이 포함됩니다.

추출된 데이터는 Excel(XLSX) 또는 CSV로 다운로드할 수 있습니다. Google 스프레드시트를 사용하는 팀의 경우, Google 스프레드시트 애드온을 통해 동일한 추출 흐름을 사용할 수 있으며, 다운로드 및 가져오기 단계 없이 행을 활성 스프레드시트에 직접 기록합니다.

첫 번째 배치 후에는 열 정의를 템플릿으로 저장합니다. 이후의 모든 CT-e 문서 배치는 동일한 템플릿을 재사용합니다. AI는 각 운송업체의 DACTE 레이아웃에 자동으로 적응하므로, ICMS 데이터를 서로 다른 테이블 위치에 배치하는 JSL의 CT-e와 Braspress의 CT-e 모두 동일한 열 정의로 읽힙니다. 이것이 바로 템플릿 불필요 추출의 실질적인 의미입니다. 즉, 운송업체별 템플릿 설정이 필요 없고, 운송업체가 DACTE 레이아웃을 업데이트해도 유지보수가 필요하지 않습니다.

CT-e 운임 비용과 NF-e 구매 비용 매칭

CT-e는 NF-e와 함께 존재합니다. 전자는 운송 서비스를 문서화하고, 후자는 상품 자체를 문서화합니다. 총 도착 가격(landed cost)에 대한 포괄적인 보기를 위해 물류 팀은 각 CT-e의 운임 요금을 해당 NF-e의 제품 가치와 매칭해야 합니다. 이 매칭은 수동 프로세스가 가장 자주 중단되는 지점입니다. CT-e와 NF-e는 다른 채널을 통해 도착하고, 종종 다른 시점에 도착하기 때문입니다.

실제로 매칭은 CT-e가 참조하는 NF-e 접근 키를 사용하여 수행됩니다. 모든 CT-e XML은 운송하는 NF-e의 접근 키(Chave de Acesso)(발행 시 알려진 경우)를 전달합니다. DACTE는 "참조 문서(Documentos Referenciados)" 섹션에 이 참조를 표시할 수 있습니다. CT-e 자체의 접근 키와 참조된 NF-e 접근 키를 모두 추출함으로써, 운임 분석가는 Excel에서 접근 키 열에 대해 VLOOKUP 또는 XLOOKUP을 사용하여 두 데이터 세트를 병합하여 각 선적에 대해 NF-e의 상품 가치와 CT-e의 운임 비용을 함께 보여주는 단일 스프레드시트를 만들 수 있습니다.

접근 키는 NF-e 문서에서 사용되는 것과 동일한 UF-AAAA-MMM-XXXXXXXXXXX-XX-XXXXXXXXXXXXX 형식을 따르는 44자리 숫자입니다. 두 문서 유형 모두 동일한 접근 키 구조를 사용하기 때문에, CT-e 및 NF-e DACTE 모두에서 접근 키를 동일한 출력 형식으로 추출하는 결합 추출은 수동 상호 참조 없이 조인 가능한 데이터 세트를 생성합니다.

이미 NF-e 데이터를 Excel로 추출하는 팀이라면, 동일한 워크플로우에 CT-e 추출을 추가하는 것은 두 번째 열 집합을 정의하는 문제일 뿐입니다. 두 개의 출력 스프레드시트는 월말 마감 전에 수동으로 입력된 선적뿐만 아니라 모든 선적을 포함하는 분기별 총 도착 원가 분석의 입력이 됩니다.

CT-e vs. MDF-e vs. DACTE: 어떤 문서를 추출해야 합니까?

브라질은 화물 운송을 위해 밀접하게 관련된 세 가지 전자 문서를 사용하며, 각 문서는 비용 추적에 있어 서로 다른 목적을 제공합니다:

선별 운임 비용 및 ICMS 세부 정보의 경우, CT-e의 DACTE가 올바른 추출 소스입니다. MDF-e는 차량을 공유하는 화물을 다루며 동일한 운송에 어떤 CT-e 문서가 있었는지 확인할 수 있지만, 비용 항목은 개별 CT-e 문서에 있습니다.

자주 묻는 질문

DACTE 대신 CT-e XML 파일에서 데이터를 추출할 수 있나요?

네, 가능합니다. 운송업체가 CT-e XML 파일을 제공하는 경우, XML에는 모든 구조화된 필드가 포함되어 있어 프로그래밍 방식으로 파싱할 수 있습니다. 이 글에서 설명하는 DACTE 추출 방식은 물류 팀이 XML 파일 대신 인쇄된 DACTE나 PDF를 받는 일반적인 시나리오를 위해 설계되었습니다. XML이 있다면 해당 시각적 표현의 스크린샷이나 출력물을 업로드할 수도 있습니다. AI는 동일한 방식으로 읽습니다. XML 파싱의 장점은 정확도 손실이 전혀 없다는 점이며, 단점은 모든 운송업체가 수하인에게 XML을 제공하는 것은 아니며, 모든 물류 시스템이 통합 프로젝트 없이 원시 XML을 소비할 수 있는 것은 아니라는 점입니다.

추출된 CT-e 데이터를 수입 운임에 대한 ICMS 세액 공제 회수에 사용할 수 있나요?

조건부로 가능합니다. 수입 운임 ICMS — 원자재 또는 재판매 목적 상품에 대한 운송 서비스에 지불된 ICMS — 는 브라질의 비누적 ICMS 제도 하에서 공제 가능할 수 있습니다. CT-e에서 추출된 ICMS 금액(vICMS)은 이 계산의 기준이 됩니다. 그러나 공제 가능 여부는 수령 회사의 과세 제도(루크로 헤알 대 루크로 프레주미두), 거래의 CFOP 코드, 그리고 상품의 성격에 따라 달라집니다. 추출을 통해 ICMS 값을 얻을 수 있으며, 세무 팀에서 어떤 것이 회수 가능한지 결정합니다. 일반적인 사용 사례는 CT-e ICMS와 NF-e(Nota Fiscal Eletrônica) ICMS(상품 유통 서비스세)를 동일한 원가 원장에 추출한 후, Excel에서 CFOP 코드별로 다른 회수 비율을 적용하는 것입니다.

각 운송업체의 DACTE 레이아웃에 대해 다른 추출 템플릿이 필요한가요?

아닙니다. AI는 레이아웃 위치가 아닌 의미론적 의미를 기준으로 읽습니다. JSL의 CT-e는 Rodonaves의 CT-e와 다른 블록에 운송업체 CNPJ를 배치하지만, 모델이 운송 문서 맥락에서 "CNPJ do Emitente"가 무엇을 의미하는지 이해하기 때문에 위치에 관계없이 올바른 값을 찾습니다. 이것이 템플릿 불필요 추출과 템플릿 기반 OCR의 근본적인 차이점입니다. CT-e 문서에 대해 한 세트의 열을 정의하면 동일한 정의가 모든 운송업체의 DACTE 레이아웃에서 작동합니다.

DACTE에 손으로 쓴 주석이나 수정 사항이 있는 경우는 어떻게 하나요?

AI 비전 모델은 인쇄된 텍스트를 읽는 것과 동일한 방식으로 필기체를 읽습니다. 즉, 문자 모양을 일치시키는 것이 아니라 시각적 콘텐츠를 맥락적으로 이해합니다. DACTE에 손으로 쓴 주석이 있는 경우 인쇄된 데이터와 함께 추출됩니다. 필기체 인식의 정확성은 가독성에 따라 달라집니다. 깨끗한 배경에 펜으로 쓴 대문자 메모는 안정적으로 추출되지만, 인쇄된 텍스트 위에 번진 연필 주석은 정확도가 떨어질 수 있습니다. 실용적인 접근 방식은 추출된 인쇄 필드를 기본 데이터 소스로 사용하고, 손으로 쓴 주석은 운송업체의 공식 XML과 대조하여 확인해야 하는 보충 정보로 처리하는 것입니다.

단일 배치에서 몇 개의 CT-e 문서를 처리할 수 있나요?

파일 수에 대한 배치당 제한은 없습니다. 실제 제약은 업로드 크기와 요금제의 총 페이지 허용량입니다. 단일 CT-e DACTE는 일반적으로 1~2페이지입니다. Pro 요금제에서 월 500개의 CT-e 문서를 처리하는 팀은 다른 문서 유형을 처리할 여유 용량이 있습니다. 배치 출력은 처리된 모든 문서를 하나의 Excel 파일로 병합합니다. 따라서 배치당 50개에서 500개 문서로 확장해도 작업 흐름 단계는 변경되지 않지만 총 처리 시간은 달라집니다.

CT-e 운임 비용을 해당 NF-e 구매 가액과 어떻게 매칭하나요?

CT-e에 참조된 NF-e 접근 키(Chave de Acesso)를 사용하세요. 대부분의 CT-e 문서는 "참조 문서(documentos referenciados)" 섹션에 운송하는 NF-e의 접근 키(Chave de Acesso)를 나열합니다. 각 CT-e에서 참조된 접근 키(Chave de Acesso)를 추출하고 각 NF-e에서 접근 키(Chave de Acesso)를 추출하여 추출 출력의 별도 열로 만듭니다. 그런 다음 접근 키(Chave de Acesso)를 공통 식별자로 사용하여 두 스프레드시트 간에 XLOOKUP(Excel) 또는 VLOOKUP을 수행합니다. 그러면 각 선적에 대해 상품 가액과 운임 비용을 모두 보여주는 결합된 보기가 생성되며, 이는 단위당 총 도착 가격입니다.

포르투갈어 DACTE 문서에서 데이터를 추출할 때 영어 열 이름을 사용할 수 있나요?

네, 가능합니다. "Carrier CNPJ", "Service Value", "Gross Weight (kg)"와 같이 열 이름을 영어로 정의하면 AI가 DACTE에서 일치하는 포르투갈어 값을 찾습니다. 추출 모델은 다국어 문서를 이해하며 열 의미를 문서의 내용 언어에 매핑합니다. 출력 스프레드시트의 헤더는 영어로 유지되지만, 추출된 값은 문서의 원래 형식 그대로 유지됩니다. 이는 원가 원장이 영어로 관리되지만 원본 문서가 포르투갈어인 국제 물류 팀에 특히 유용합니다.