KI-Spaltenvorschlag: Laden Sie Ihre Dateien hoch und genehmigen Sie die Liste, die er erstellt
KI-Spaltenvorschlag ist der Schritt, der ausgeführt wird, wenn Sie einen Batch im Extract-Modus ohne definierte Spalten verarbeiten. Er liest bis zu drei Ihrer eigenen Dateien, schlägt eine erste Feldliste mit optionalen Formatregeln vor und übergibt Ihnen die Liste zur Bearbeitung, bevor der Batch ausgeführt wird.
5-10s pro Seite · 99% Genauigkeit bei gedrucktem Text · Vorgeschlagen aus Ihrem eigenen Batch · Bearbeiten vor der Ausführung
Was im Vorschlagsbereich zurückkommt
Richten Sie es auf einen Batch ohne definierte Spalten aus, und es liest bis zu drei Ihrer Dateien und listet dann die Felder auf, die eine Tabelle benötigen würde. Jeder Name ist ein Vorschlag, den Sie bearbeiten, neu anordnen oder entfernen können.
Dies sind die Arten von Spalten, die es für gängige Geschäftsdokumente vorschlägt. Jeder Vorschlag kann eine Formatregel enthalten, und keiner davon ist festgelegt.
Wann das Panel erscheint und was es liest
Der KI-Spaltenvorschlag ist ein Schritt im normalen Extract-Workflow, kein separater Modus. Er wird auf den bereits hochgeladenen Batch angewendet, sobald Sie auf „Verarbeiten“ klicken.
Drei Bedingungen, die es auslösen
Extract-Modus. Das Panel erscheint nur, wenn der Batch im Extract-Modus verarbeitet wird. Die Modi „Konvertieren“ und „Word“ zeigen es nie an.
Ein Batch mit zwei oder mehr Dateien. Bei einem Batch mit nur einem Dokument wird das Panel übersprungen, da eine Stichprobe von einem Dokument nur das Dokument selbst ist. Geben Sie Ihre Spalten stattdessen direkt ein.
Eine Vorlage ohne Spalten. Wenn die ausgewählte Vorlage bereits Spalten enthält, werden diese unverändert verwendet und das Panel bleibt im Hintergrund.
Was die KI liest und zurückgibt
Bis zu drei Dateien aus dem Batch als Stichprobe. Das Tool wählt drei zufällig aus, nicht nur die erste, damit der Vorschlag mehr als ein einzelnes Dokument widerspiegelt.
Eine kompakte Startliste. Es schlägt die Spalten vor, die am wahrscheinlichsten sortiert, abgeglichen oder exportiert werden, und fügt eine kurze Formatregel hinzu, wenn das Dokument eine klare Einschränkung zeigt.
Eine Liste, die Sie steuern. Umbenennen, hinzufügen, löschen oder per Drag & Drop neu anordnen, dann auf „Anwenden und Verarbeiten“ klicken. Ihre endgültige Liste wird für die Wiederverwendung in der Vorlage gespeichert.
Hochladen, Prüfen, Anwenden: So funktioniert die Funktion
Hochladen ohne Einrichtung
Ein neuer Lieferant sendet Rechnungen in einem Layout, das Sie noch nicht kennen. Laden Sie den Stapel hoch, ohne Felder auszuwählen oder eine Vorlage zu erstellen. Wenn Sie „Verarbeiten“ drücken, öffnet sich das Vorschlagsfenster, bevor die Extraktion startet.
Vorgeschlagene Spalten prüfen
Die KI prüft bis zu drei Dateien aus dem Stapel und liefert eine Spaltenliste: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Gesamtbetrag, Steuer, Einzelposten, Zahlungsbedingungen. Benennen Sie Namen um, die nicht passen, fügen Sie fehlende Spalten hinzu, löschen Sie unerwünschte oder ziehen Sie sie in die Reihenfolge, die Ihre Tabelle erwartet. Wenn eine Spalte eine Formatregel enthält, zeigt ein Info-Symbol neben dem Namen diese an.
Anwenden und Exportieren
Drücken Sie „Anwenden“ und „Verarbeiten“. Die Spaltenliste wird in der Vorlage gespeichert und der Stapel läuft mit 5–10 Sekunden pro Seite. Die Ausgabe ist eine XLSX-Datei, in der Zeilen Dokumente sind und die Kopfzeilen der von Ihnen genehmigten Liste entsprechen. Dieselben Spalten stehen für den nächsten Stapel bereit.
Wo die Vorschläge am meisten helfen und wo Sie Spalten selbst eingeben
Das Panel ist ein schneller Weg, den Spalteneinrichtungsschritt zu überspringen und mit einem brauchbaren Schema zu starten. Es ist ein stichprobenbasierter Vorschlag, daher gibt es einige Situationen, in denen eine manuell erstellte Liste weiterhin sinnvoll ist.
Wo es am meisten hilft
Unbekannte oder einmalige Formate. Wenn Sie ein Dokument nicht öffnen möchten, nur um seine Feldnamen zu erfahren, liefert Ihnen das Panel in einem Durchgang eine brauchbare Liste.
Stapel mit gemischten Dokumenttypen. Die Drei-Datei-Stichprobe kann mehr als ein Layout abdecken, sodass ein gemischter Stapel trotzdem eine Startspaltenliste statt drei separater Einrichtungen erzeugt.
Wiederkehrende Stapel, die Sie noch nicht standardisiert haben. Wenden Sie die Vorschläge einmal an, und dank der gespeicherten Vorlage überspringen spätere Stapel das Panel vollständig.
Wann Sie Ihre eigenen Spalten eingeben
Stapel mit einem einzelnen Dokument. Das Panel erscheint nicht; geben Sie die Spaltenliste direkt ein.
Felder, die nur einige Dokumente enthalten. Der Vorschlag basiert auf einer Drei-Datei-Stichprobe. Ein Feld, das nur in einem nicht beprobten Dokument vorkommt, wird nicht vorgeschlagen – fügen Sie es daher vor der Verarbeitung hinzu.
Hochspezialisierte Bezeichnungen oder schlechte Scans. Benutzerdefinierte ERP-Codes und Scans unter 100 DPI werden in der Stichprobe möglicherweise nicht erkannt. Definieren Sie diese Spalten selbst; dieselbe Engine liest sie.
Häufig gestellte Fragen
Wann erscheint das Panel „KI-Spaltenvorschlag“?
Es erscheint, wenn Sie einen Batch im Extraktionsmodus verarbeiten, der Batch mindestens zwei Dateien enthält und die ausgewählte Vorlage noch keine Spalten hat. Laden Sie den Batch hoch, klicken Sie auf „Verarbeiten“, und das Panel öffnet sich mit einer vorgeschlagenen Liste. Batches mit nur einer Datei überspringen das Panel und gehen direkt zur manuellen Spaltendefinition.
Kann ich die vorgeschlagenen Spalten vor der Verarbeitung bearbeiten, hinzufügen oder entfernen?
Ja. Jeder Vorschlag ist ein Ausgangspunkt. Benennen Sie eine Spalte um, wenn die Formulierung nicht zu Ihrer Tabelle passt, ziehen Sie sie zum Neuanordnen, fügen Sie Spalten hinzu, die die KI nicht vorgeschlagen hat, oder löschen Sie diejenigen, die Sie nicht benötigen. Klicken Sie auf „Übernehmen und verarbeiten“, wenn die Liste stimmt, und die Spalten werden in der Vorlage gespeichert.
Liest die KI jede Datei in meinem Batch oder nur eine Stichprobe?
Sie zieht nach dem Zufallsprinzip bis zu drei Dateien aus dem Batch und erstellt aus dem, was sie findet, eine erste Feldliste. Diese Liste wird dann auf jede Datei im Batch angewendet. Enthält ein Dokument ein Feld, das nicht in der Stichprobe vorkam, fügen Sie diese Spalte vor der Verarbeitung hinzu, damit nichts ausgelassen wird.
Enthalten die vorgeschlagenen Spalten Formatregeln?
Einige schon. Wenn die KI eine eindeutige Einschränkung erkennt, fügt sie der Spalte eine kurze Formatregel hinzu, z. B. JJJJ-MM-TT für ein Datum oder nur Zahlen für einen Betrag. Ein kleines Info-Symbol neben dem Spaltennamen zeigt die Regel an, und Sie können sie vor der Verarbeitung bearbeiten.
Werden die Vorschläge bei zukünftigen Batches wiederverwendet?
Ja. Wenn Sie die Vorschläge übernehmen, werden sie als Vorlage gespeichert, und eine Standardvorlage wird automatisch erstellt, falls Sie keine ausgewählt hatten. Zukünftige Batches, die diese Vorlage verwenden, haben bereits ihre Spalten und überspringen das Vorschlagspanel.
Was passiert, wenn der Vorschlag fehlschlägt?
Das Panel bietet „Erneut versuchen“ und „Manuell definieren“ an. „Erneut versuchen“ fragt die KI erneut mit derselben Stichprobe. „Manuell definieren“ schließt die Vorschläge und lässt Sie die Spaltenliste selbst eingeben. Beide Wege führen zur gleichen Extraktions-Engine.
Weiterlesen: So verwenden Sie die Benutzerdefinierte Spaltenextraktion um die gesamte Liste von Hand zu definieren – der Weg, den der KI-Spaltenvorschlag durch den Vorschlag zuerst verkürzt. · Daten aus jedem Dokument extrahieren, ohne Einrichtung für den breiteren Fall gegen typspezifische Einrichtung und Vorlagenaufbau. · Benutzerdefinierte Spalten für App-Screenshots definieren zum Extrahieren von Feldern aus Dashboards, POS-Bildschirmen und anderen UI-Aufnahmen.