So gleichen Sie Flugreisedaten ab
ohne manuelle Eingabe

Was tatsächlich auf einem Flugreiseplan steht

Ein E-Ticket-Reisebeleg enthält alle Felder, die Ihr Spesenprozess benötigt – das Problem ist, dass er für Reisende formatiert ist, nicht für eine Tabellenkalkulation. Bevor Sie etwas extrahieren können, hilft es zu wissen, welches der drei Dokumente, die Fluggesellschaften senden, als Beleg gilt: die Buchungsbestätigung (eine Reisezusammenfassung mit Buchungscode und Flugzeiten), der E-Ticket-Beleg (die Preisaufschlüsselung, Steuerzeilen und die 13-stellige Ticketnummer) und der Reisebeleg (endgültige Gebühren nach dem Flug). Für die Spesenabrechnung ist der E-Ticket-Beleg das maßgebliche Dokument – es ist dasjenige, das belegt, was bezahlt wurde. Die Bordkarte ist der Reisebegleiter für alle drei, mit Name des Fluggasts, Flugnummer, Gate, Boarding-Zeit und Sitzplatz – und sie hat ihre eigene Anleitung zur Bordkarten-Screenshot-Extraktion, wenn diese Felder in ein Blatt übernommen werden müssen.

Die Felder auf diesem Beleg sind durch die Reservierungsinfrastruktur der Luftfahrtbranche standardisiert, auch wenn die Seitenlayouts es nicht sind. Jede Buchung trägt einen Buchungscode (auch PNR genannt, für Passenger Name Record) – eine sechsstellige Referenz wie „K7FQ2M", die Reiseplan, Ticket und Zahlung über die Systeme der Fluggesellschaft hinweg verknüpft. Darum herum liegen die Datenpunkte, die Ihr T&E-Prozess tatsächlich verarbeitet:

Das ist der Haken, der diese Daten gefangen hält: Es gibt kein branchenübliches Seitenlayout. IATA definiert die Daten in einem PNR, aber jede Fluggesellschaft, jedes globale Vertriebssystem (GDS) und jedes Buchungstool erstellt sein eigenes Dokument. Eine E-Ticket-Quittung von United sieht nicht aus wie eine von Delta, und diese sieht nicht aus wie der Reiseplan, den Ihre Concur-Travel-Buchung generiert – weshalb jeder Workflow, der auf „die Flugnummer steht oben links" basiert, bei der zweiten Fluggesellschaft scheitert.

Warum der manuelle Weg scheitert – und was er kostet

Der manuelle Weg kostet nicht nur Zeit; er zerstört den Prüfpfad, von dem die Erstattung abhängt. Wenn Ihr Team SAP Concur, Navan oder Expensify nutzt, fließen Buchungsdaten oft automatisch ein – aber die Flugpreiszeile landet dennoch mit Lücken, wo die Preisaufschlüsselung, Ticketnummer und Steuerzeilen hingehören, besonders wenn eine Reise außerhalb des Firmenkanals gebucht oder mit einer privaten Karte bezahlt wurde. Jemand tippt sie neu ein. Genau dort beginnt der Abstimmungsaufwand.

Die Fehlerbilder sind jedem bekannt, der schon einmal einen T&E-Zyklus abgeschlossen hat. Eine vertauschte Flugnummer oder ein Datum vom falschen Segment einer Multi-Segment-Reiseroute führt dazu, dass die Ausgabe nicht mehr zur Buchung passt – und wenn sie nicht passt, wird sie von einem Prüfer oder einem Kartenfeed-Algorithmus markiert, und der Mitarbeiter wird aufgefordert, sie erneut einzureichen. Eine wiederkehrende Beschwerde auf r/Accounting beschreibt genau diese Schleife: Ein Mitarbeiter wurde gebeten, denselben Flug sechs Mal als Ausgabe einzureichen, weil die Kreditorenbuchhaltung die Quittung zwischen den Systemen immer wieder verlor. Die Beschwerde betrifft nicht die Tippgeschwindigkeit – sondern die Tatsache, dass das Dokument nie zu Daten wird, die mit der Transaktion verbunden bleiben.

Die Compliance-Risiken machen dies zu mehr als einer Effizienzbelästigung. Nach IRS-Regeln ist eine Erstattung für den Mitarbeiter nur dann steuerfrei, wenn das Unternehmen einen rechenschaftspflichtigen Plan führt – der verlangt, dass jede Ausgabe mit Betrag, Zeit, Ort und Geschäftszweck belegt wird. Die IRS legt dies in Publikation 463 dar: eine Quittung (oder ein anderer Nachweis) für jede Ausgabe sowie eine Aufzeichnung, die zum Zeitpunkt der Ausgabe oder kurz danach erstellt wurde. Ein falsch getippter Preis oder eine fehlende Ticketnummer untergräbt diese Belegführung über Hunderte von Reisen hinweg. Und der Druck auf die T&E-Genauigkeit steigt: In der Deloitte Corporate Travel Study 2025 nannten 54 % der Reisemanager Kosten unter ihren drei wichtigsten Einschränkungen für Reisen – je genauer die Ausgaben geprüft werden, desto korrekter müssen die Belege sein.

Für die Reisenden ist das ebenfalls keine Neuigkeit. Ein Thread auf r/SAP über Concur beschreibt die Erfahrung aus Mitarbeitersicht unmissverständlich: Das System „ist so langsam geworden, dass es SCHMERZHAFT ist, irgendeinen Spesenbericht zu erstellen." Die Lösung ist keine schnellere Benutzeroberfläche – es geht darum, den Schritt des Neuabtippens zu eliminieren, damit die Reisedaten bereits strukturiert ankommen.

Spaltensatz definieren: Was Ihre Ausgabetabelle enthalten soll

Die Ausgabetabelle wird durch die Spalten definiert, die Sie benennen – und bei Flugreiseplänen deckt der richtige Spaltensatz Buchung, Tarif und Compliance in einer einzigen Zeile pro Segment ab. Das ist der Kern der Benutzerdefinierten Spaltenextraktion: Statt einem Tool zu sagen, wo auf der Seite es suchen soll (ein Ansatz, der am Layout der zweiten Fluggesellschaft scheitert), geben Sie die gewünschten Spaltennamen ein – „Buchungscode", „Flugnummer", „Gesamtpreis" – und ein KI-Vision-Modell findet jeden Wert, indem es versteht, was das Feld bedeutet, egal wo es im Dokument steht.

Für einen Flugreiseplan-Batch sieht ein Spaltensatz, der einen vollständigen T&E-Abschluss abdeckt, wie folgt aus – Sie können ihn direkt übernehmen:

Zwei dieser Spalten tun mehr, als nur die Seite zu lesen. Eine berechnete Spalte führt während der Extraktion eine Berechnung durch: Bei einem Ticket mit mehreren Segmenten teilt eine Spalte mit dem Namen Preis pro Segment (Gesamtpreis / Anzahl der Segmente) einen einzelnen Preis automatisch auf die Streckenabschnitte auf, sodass die Zeile jedes Segments unabhängig zuordenbar ist. Und eine abgeleitete Spalte klassifiziert, was das Dokument nie explizit angibt: Definieren Sie „Reisezweck“ mit den Optionen „Kundenbesuch / Konferenz / Internes Meeting / Schulung / Persönlich“, und die KI liest die Reiseroute – die Strecke, den Buchungskontext, den umgebenden Bericht – und weist jeder Reise einen Zweck zu. Extraktion und Klassifizierung erfolgen im selben Durchlauf, was den Unterschied zwischen einer Tabelle mit Zahlen und einem erstattungsfähigen Datensatz ausmacht.

Die Spaltennamen, die Sie einmal definieren, werden zu den Kopfzeilen Ihrer endgültigen Tabelle – und derselbe Satz funktioniert über jede Fluggesellschaft, jedes GDS und jedes Buchungstool im Batch hinweg, da jede Spalte nach Bedeutung und nicht nach Position auf der Seite zugeordnet wird.

Reisepläne an einem Ort sammeln

Vor der Extraktion entscheidet der Sammelschritt, ob der Batch vollständig ist – und genau dieser Schritt wird in den meisten Workflows nicht eingeplant. Reisepläne kommen in drei Formen: per E-Mail weitergeleitete PDFs, Screenshots aus Airline-Apps oder Buchungstools sowie Bestätigungen, die aus Unternehmensreiseportalen heruntergeladen werden. Einige Ihrer Reisenden laden sie hoch; andere vergessen es, bis die Kreditkartenabrechnung eintrifft. Das Sammeldesign fängt beides ab.

Zwei Mechanismen schließen die Lücke. Ein E-Mail-Postfach gibt dem Team eine dedizierte Weiterleitungsadresse: Reisende leiten ihre Reiseplan-PDFs (oder die E-Mails der Fluggesellschaft) weiter, und die Anhänge landen automatisch in der Verarbeitungswarteschlange – ohne Upload-Seite und ohne Anmeldung. In Kombination mit der Einstellung „Automatische Verarbeitung" beginnt eine gebundene Extraktionsvorlage, jeden Reiseplan zu lesen, sobald die E-Mail eintrifft – ein Monat Flug-E-Mails wird konvertiert, während sie eintreffen, statt in Panik am Monatsende. Für Reisende, die einen Link bevorzugen, generiert ein Sammellink eine teilbare URL mit einem kurzen Verifizierungscode: Jeder kann sie öffnen und seinen Reiseplan ablegen – Screenshot, PDF oder was auch immer vorhanden ist – ohne Konto. Beide Kanäle speisen dieselbe Warteschlange, sodass sich der Batch im Laufe des Monats kontinuierlich zusammensetzt.

Die Quellqualität folgt einer einfachen Reihenfolge: Ein PDF aus einer E-Mail ist die sauberste Eingabe; ein flacher, gut beleuchteter Screenshot der Reiseplan-Seite funktioniert fast genauso gut; ein hastig aufgenommenes Foto eines Telefonbildschirms in einem Winkel bei Flughafenlicht ist brauchbar, verdient aber einen Verifizierungsdurchgang. Eine realistische Erwartung: Klare PDFs und Screenshots erzeugen eine Extraktion mit hoher Konfidenz, und schlechte Aufnahmen verschieben die Arbeit vom „Tippen" zum „Stichprobenprüfen".

Batch verarbeiten: Ein Durchgang, eine Tabelle

Die Batch-Verarbeitung verwandelt einen Monat Reisepläne in einem Durchgang in eine einzige Tabelle – fünf bis zehn Sekunden pro Dokument, mit einmalig definierten Spalten. Sie laden alle Reisepläne auf einmal hoch (die PDFs, die Screenshots, die App-Aufnahmen), und die Ausgabe ist eine Excel-Datei, in der jede Zeile ein Flugsegment und jede Spalte ein definiertes Feld ist. Kein Zusammenführen, keine Spaltenneuanordnung, kein Kopieren und Einfügen zwischen Dateien. ImageToTable.ai verarbeitet eine Seite in fünf bis zehn Sekunden gegenüber durchschnittlich etwa drei Minuten manueller Eingabe – ein aussagekräftiger Vergleich bei hundert Reiseplänen, wo es den Unterschied zwischen einer Mittagspause und einem Arbeitstag ausmacht.

In diesem Moment wird die Daten prüfbar. Der Prüfmodus ermöglicht es einem Finanzprüfer, über jede extrahierte Zelle zu fahren und genau zu sehen, woher der Wert auf dem Originaldokument stammt – die Tarifbasis, die Steuerzeile, die Ticketnummer – hervorgehoben auf dem Reiseplan-Bild. Klicken Sie auf einen extrahierten Wert, und der Quellbereich leuchtet auf; klicken Sie auf einen Bereich im Dokument, und es springt zur passenden Zelle. Diese Ebene ist speziell für Flugpreise wichtig, da ein falscher Steuerbetrag direkt in die Kartenabstimmung übergeht. Aktivieren Sie nach der Verarbeitung die automatische Annotation, und jede neue Extraktion wird mit ihrer bereits erstellten Verifizierungskarte geliefert.

Von der Tabelle zur Erstattung: Den Kreis schließen

Die Extraktion endet bei der Tabelle; der Abgleich beginnt dort — und die extrahierten Zeilen sind darauf ausgelegt, Ihr Ausgabensystem zu speisen, nicht daneben zu liegen. Die Arbeitsmappe, die Sie aus dem Batch erhalten, ist die strukturierte Version dessen, was die OCR Ihrer T&E-Plattform nur für eine saubere Quittung erzeugt hätte: Grundpreis, Steuern, Ticketnummer, Route, Daten und Reisezweck, alles in Spalten. Diese Struktur macht die abschließenden Schritte schnell.

Für ein Concur- oder Navan-Umfeld lässt sich die extrahierte Tabelle direkt auf die Flugpositionszeilen abbilden: Der Buchungscode (PNR) und die Ticketnummer geben dem Kartenabgleich einen Anker, der Gesamtpreis verknüpft mit der Firmenkartentransaktion, und die Preisaufteilung erklärt, warum die Belastung nie dem beworbenen Preis entspricht. Für ein kleineres Team mit Expensify oder Zoho Expense dient dieselbe Arbeitsmappe als Importquelle — Zeilen rein, Kategorien zugeordnet, Erstattungen genehmigt. Der Punkt ist nicht, dass die Extraktion die Ausgabenplattform ersetzt, sondern dass Spesendaten bereits vorstrukturiert ankommen, statt als PDF, das jemand abtippen muss.

Das Compliance-Bild schließt sich auf dieselbe Weise. Jede extrahierte Zeile enthält nun die vier Nachweiselemente, die ein rechenschaftspflichtiger Plan verlangt: Betrag (Grundpreis, Steuern, Gesamtpreis), Zeit (Flugdatum), Ort (Abflug- und Ankunftsflughafen) und Zweck (die abgeleitete Spalte). Das GSA-Tagegeld, das viele Firmen für Mahlzeiten und Unterkunft nutzen — $110/Tag Standardunterkunft CONUS und $68/Tag für Mahlzeiten und Nebenkosten im Fiskaljahr 2026 — deckt diese Kategorien pauschal ab; für Flugtickets gibt es keine Tagegeld-Abkürzung, daher ist die Reiseplan-Quittung die einzige Reisebeleg, die immer echt, vollständig und lesbar sein muss.

Was in der Praxis schiefgeht (und wie man damit umgeht)

Die realistischen Fehlerquellen sind nicht exotisch — Mehrsegment-Tarife, Währungsabweichungen und Umbuchungsgebühren — und für jede gibt es eine definierte Vorgehensweise. Ein sauberer Stapel von E-Mail-PDFs läuft fast ohne Prüfung durch; die Ausnahmen sind der Punkt, an dem der Workflow seinen Wert beweist.

Mehrsegment-Reiserouten. Ein Hin- und Rückflug sind zwei Flugnummern auf einer Quittung; eine Reise mit Anschlussflug sind mehr. Die Extraktion liest jede Segmentzeile und erzeugt eine Zeile pro Segment, wobei die berechnete Spalte „Preis pro Segment" den einzelnen Tarif auf die Abschnitte aufteilt — so kann der Prüfer verifizieren, dass zwei Segmente plus Steuern der Gesamtsumme entsprechen, bevor er sie freigibt.

Währung des Reiseplans vs. Währung der Karte. Ein Frankfurt–Chicago-Ticket, das in Euro ausgestellt ist, wird mit einer Karte bezahlt, die in Dollar belastet wird. Die extrahierte Spalte „Währung" behält den ursprünglichen Betrag und den ISO-Code unverändert bei, sodass das Team zu einem richtlinienbasierten Kurs umrechnet, anstatt zu dem Kurs, den der Datentypist zufällig verwendet hat — damit wird eine wiederkehrende Quelle für „das stimmt nicht mit dem Kartenauszug überein"-Meldungen beseitigt.

Quittungen nur mit Gesamtsumme. Einige Buchungstools und Fluggesellschaften senden eine Zusammenfassung, die nur die Gesamtsumme ohne Tarifaufschlüsselung zeigt. Die Extraktion erfasst, was sichtbar ist, und lässt die Spalten zur Tarifaufteilung leer — so wird die Lücke sichtbar, statt Zahlen zu erfinden. Die Lösung ist, die vollständige E-Ticket-Quittung aus dem Portal der Fluggesellschaft abzurufen (in der Regel über die Eingabe des Buchungscodes möglich), nicht die Aufteilung zu erraten.

Änderungen, Erstattungen und Aufnahmen mit geringer Qualität. Nach einer Änderung können der Reiseplan und die Reisequittung voneinander abweichen — die extrahierten Zeilen zeigen Ihnen beide nebeneinander, sodass der Unterschied sichtbar statt verborgen ist. Und bei einem schlecht ausgerichteten Foto eines Telefonbildschirms sinkt die Genauigkeit: Die ehrliche Erwartung ist, dass saubere Eingaben mit der ~99 %-Genauigkeit des Tools für gedruckten Text extrahiert werden, während grobe Aufnahmen eine Stichprobenprüfung im Prüfmodus benötigen — das ist immer noch eine Größenordnung schneller als das Abtippen von Grund auf.

FAQ

Funktioniert das mit Reiseplänen von jeder Fluggesellschaft oder jedem Buchungstool?

Ja. Da die Extraktion Felder nach Bedeutung statt nach Vorlagenposition zuordnet, gibt es keine Konfiguration pro Fluggesellschaft — eine E-Ticket-Quittung von United, eine von Delta und ein Reiseplan aus einem Buchungstool wie Concur Travel oder Navan durchlaufen alle dieselben Spaltendefinitionen. Klare PDFs und flache Screenshots werden mit höchster Genauigkeit extrahiert; die Layout-Unterschiede zwischen den Fluggesellschaften spielen für die Extraktion keine Rolle.

Was ist, wenn ein Reiseplan nur den Gesamtpreis zeigt, nicht die Preisaufschlüsselung?

Der Workflow extrahiert, was das Dokument zeigt, und lässt die fehlenden Spalten für die Preisaufteilung leer, wobei er die Lücke kennzeichnet, statt zu raten. Für die vollständige Aufschlüsselung rufen Sie die E-Ticket-Quittung über das Portal der Fluggesellschaft mit dem Buchungscode (PNR) ab — die meisten Fluggesellschaften ermöglichen den Online-Abruf — und verarbeiten Sie dieses Dokument stattdessen. Das lohnt sich bei hohen Preisen, denn die Aufteilung zwischen Grundpreis und Steuern ist das, was eine Kartenbelastung nachvollziehbar macht.

Kann die extrahierte Tabelle in Concur oder Navan eingespeist werden?

Sie funktioniert ergänzend dazu. Ausgabenplattformen sind Genehmigungs-, Richtlinien- und Erstattungs-Engines — sie sind nicht dafür gebaut, einen Stapel von Reiseplänen mehrerer Fluggesellschaften und Formate zu lesen. Die extrahierte Arbeitsmappe ist strukturierte Eingabe: Die Zeile für jedes Segment enthält die Preisaufteilung, Ticketnummer, Daten, Route und Reisezweck, die Sie importieren oder als Flugkostenpositionen einfügen können, statt sie abzutippen. Kleinere Teams mit Expensify oder Zoho Expense nutzen dieselbe Arbeitsmappe direkt. Je sauberer die Eingabedaten, desto weniger manuelle Korrekturen benötigt Ihre Plattform.

Wie gehe ich mit Reisen um, die in einer anderen Währung gebucht wurden?

Behalten Sie den ursprünglichen Betrag und den ISO-Währungscode in der extrahierten Tabelle bei — die Spalte „Währung“ bewahrt, was das Ticket angibt. Rechnen Sie zu einem einzigen richtlinienbasierten Kurs um (der Kurs am Buchungsdatum ist am besten vertretbar), statt zu dem Wechselkurs, den die eingebende Person zufällig verwendet hat. Diese Konsistenz hält Stapel mit mehreren Währungen gegen Kartenabrechnungen nachvollziehbar.

Was ist mit Mitarbeitern, die privat gebucht haben und eine Erstattung beantragen?

Die Reiseübersicht ist weiterhin der Beleg — die Extraktion erfasst Grundpreis, Steuern und Ticketnummer auf dieselbe Weise, und die Spalte mit dem Namen des Fluggastes bestätigt, dass das Ticket dem Antragsteller gehört. Hier zahlt sich ein Sammellink, der an reisende Mitarbeiter gesendet wird aus: Der Mitarbeiter lädt die Reiseübersicht vom Telefon am Flughafen hoch, und die Daten landen in Ihrer Warteschlange, statt Wochen später aus einer weitergeleiteten PDF rekonstruiert zu werden.