Daten aus japanischen Gehaltsabrechnungen extrahieren
und in Excel übertragen

Was eine japanische Gehaltsabrechnung strukturell für die Datenextraktion besonders macht

Eine japanische Gehaltsabrechnung ist keine einfache Liste von Abzügen. Sie unterteilt die vom Arbeitgeber vorgenommenen Pflichtabzüge in vier gesetzliche Kategorien – jede mit eigener Berechnungsgrundlage, eigenem Tarifsystem und eigener zuständiger Behörde.

Gemäß Artikel 24 des Arbeitsnormengesetzes (労働基準法第24条) müssen Löhne mindestens einmal im Monat zu einem festgelegten Termin gezahlt werden. Nach Artikel 231 des Einkommensteuergesetzes muss jeder Zahlung eine schriftliche Gehaltsabrechnung beigefügt werden. Keines der Gesetze schreibt ein bestimmtes Layout vor – daher können dieselben Daten je nach verwendeter Lohnabrechnungssoftware an völlig unterschiedlichen Positionen erscheinen.

Die vier Abzugskategorien auf jeder japanischen Gehaltsabrechnung sind:

1. Sozialversicherung (社会保険, shakai hoken). Krankenversicherung (健康保険, kenko hoken) und Rentenversicherung (厚生年金, kosei nenkin). Beide werden auf Basis des monatlichen Standardentgelts (標準報酬月額, hyojun hoshu getsugaku) berechnet – einem gestaffelten Betrag, der von der Japanischen Rentenversicherung auf Grundlage des Durchschnittsgehalts des Arbeitnehmers festgelegt wird, nicht des tatsächlichen Monatslohns. Das Standardentgeltsystem umfasst (Stand 2026) 39 Stufen mit jeweils festem Beitrag. Daher ist der Sozialversicherungsabzug auf zwei verschiedenen Abrechnungen desselben Arbeitnehmers im selben Jahr von Monat zu Monat identisch – eine nützliche Plausibilitätsprüfung bei der Extraktion. Für Arbeitnehmer im Alter von 40 bis 64 Jahren kommt die Pflegeversicherung (介護保険, kaigo hoken) hinzu.
2. Arbeitsversicherung (労働保険, rodo hoken). Arbeitslosenversicherung (雇用保険, koyou hoken) – gezahlt von Arbeitnehmer und Arbeitgeber – und Unfallversicherung (労災保険, rosai hoken) – nur vom Arbeitgeber getragen. Anders als die Sozialversicherung wird die Arbeitslosenversicherung auf Basis des tatsächlichen Bruttogehalts berechnet, nicht des Standardentgelts. Der Satz beträgt für allgemeine Unternehmen ab April 2026 0,55 % für den Arbeitnehmer und 0,90 % für den Arbeitgeber; im Bau- und Agrarsektor ist er höher.
3. Einkommensteuer (所得税, shotoku zei). Vom Arbeitgeber im Quellenabzugsverfahren einbehalten. Japans progressives Steuersystem hat sieben Stufen mit Sätzen von 5 % bis 45 %. Auf die Einkommensteuer wird ein zusätzlicher Wiederaufbauzuschlag (復興特別所得税, fukko tokubetsu shotoku zei) von 2,1 % erhoben. Der Abzugssatz hängt von den unterhaltsberechtigten Angehörigen des Arbeitnehmers (扶養家族, fuyo kazoku) ab, die in der dem Arbeitgeber vorgelegten Erklärung angegeben werden.
4. Gemeindesteuer (住民税, jumin zei). Ein pauschaler Satz von 10 % (4 % Präfektur- + 6 % Gemeindeanteil) – und hier unterscheidet sich Japan von jeder anderen Gehaltsabrechnung weltweit. Die Gemeindesteuer wird auf das Einkommen des Vorjahres berechnet, nicht des laufenden Jahres. Ein Arbeitnehmer, der im Januar 2026 in Japan zu arbeiten beginnt, sieht zwischen Januar und Mai keine Gemeindesteuerabzüge, gefolgt von einem plötzlichen monatlichen Abzug ab Juni. Ein Extraktionstool, das nicht mit fehlenden Werten rechnet, wird diese Zeilen fälschlich als unvollständig markieren – obwohl sie korrekt sind.

Die Gemeindesteuer liegt in einem anderen Steuerjahr als die Einkommensteuer. Eine allgemeine Extraktion, die beide in einer Spalte „Steuern“ zusammenfasst, erzeugt eine Zahl, die keiner tatsächlichen Steuerschuld entspricht – es ist die Summe einer Einkommensteuerverbindlichkeit des laufenden Jahres und einer Gemeindesteuerverbindlichkeit des Vorjahres, zwei Zahlen, die niemals addiert werden sollten.

Wenn Sie mit Gehaltsabrechnungsextraktion in anderen Märkten gearbeitet haben, ist der Unterschied klar. Eine spanische Nómina unterteilt die Seguridad Social in fünf Unterposten auf einem Gehaltsblock. Ein koreanischer Gehaltszettel (급여명세서) listet vier nationale Versicherungen (Nationale Rente, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Arbeitsunfallversicherung) sowie Einkommensteuer und lokale Einkommensteuer auf – strukturell die nächste Analogie zum japanischen System. Eine deutsche Lohnabrechnung trennt Steuer und Sozialversicherung mit einer Steuer-ID. Japan ist das einzige dieser Länder, bei dem zwei Steuerarten auf demselben Gehaltszettel – Einkommensteuer und Einwohnersteuer – auf Einkommen aus unterschiedlichen Steuerjahren basieren.

Sozialversicherungssätze – Die Zahlen, die jede Mitarbeiterzeile bestimmen

Die japanische Sozialversicherung hat nicht einen landesweit einheitlichen Satz. Die Krankenversicherung variiert je nach Präfektur – und der Unterschied zwischen der niedrigsten und höchsten Präfektur beträgt 1,47 Prozentpunkte, sodass zwei Mitarbeiter mit gleichem Gehalt in Saga und Niigata ein materiell unterschiedliches Nettogehalt haben.

Ab dem Geschäftsjahr 2025 liegt der kombinierte (Arbeitnehmer + Arbeitgeber) Krankenversicherungssatz unter der Japan Health Insurance Association (協会けんぽ, Kyokai Kenpo) – die die meisten KMU-Mitarbeiter abdeckt – zwischen 9,31 % in Niigata und 10,78 % in Saga, jeweils hälftig geteilt. Tokio liegt bei 9,91 %. Diese Sätze werden jährlich präfekturweise veröffentlicht. Die Rentenversicherung ist seit der Reform 2017 bei 18,30 % kombiniert (je 9,15 %) festgeschrieben und bleibt bis zur nächsten gesetzlichen Überprüfung unverändert. Die Pflegeversicherung, die für 40- bis 64-Jährige gilt, kommt mit etwa 1,59 % kombiniert (hälftig geteilt) hinzu.

Das System der Standardmonatsvergütung (標準報酬月額) ist für die Extraktion relevant, da die Sozialversicherungsabzüge nicht proportional zum exakten Gehalt auf einem bestimmten Gehaltszettel sind. Ein monatliches Gehalt von ¥310.000 fällt in Stufe 21 (Bereich ¥300.000–¥330.000), und die Sozialversicherung wird auf den Mittelwert – ¥320.000 – berechnet. Schwankt das tatsächliche Bruttogehalt des Mitarbeiters von Monat zu Monat – Überstunden im Juni, weniger Stunden im August – bleibt der Sozialversicherungsabzug konstant. Eine Extraktion, die einen festen Satz auf das tatsächliche Bruttogehalt anwendet, liefert Zahlen, die nicht mit dem Gehaltszettel übereinstimmen, und der Fehler verstärkt sich über jede Sozialversicherungszeile. Daher ist das Extrahieren des gedruckten Abzugs, nicht dessen Berechnung, der richtige Ansatz.

Pflichtfelder der Gehaltsabrechnung – Zuordnung zu Ihren Tabellenspalten

Jede japanische Gehaltsabrechnung enthält die nachfolgenden Felder, die durch Steuergesetze und Lohnabrechnungspraxis vorgeschrieben sind. Ein fehlendes Feld ist kein Formatierungsversehen – bei Sozialversicherungs- und Steuerposten handelt es sich um eine gesetzliche Verpflichtung. Nachfolgend die Extraktionsspaltenzuordnung für eine standardmäßige japanische Gehaltsabrechnung:

Neunzehn Spalten sind nicht übertrieben – sie sind das, was die gesetzliche Struktur der Gehaltsabrechnung verlangt. Eine allgemeine Extraktion, die Mitarbeitername, Bruttogehalt, Nettogehalt und eine Spalte „Steuer“ ausgibt, wird die Arbeitgeberseite des Buchungssatzes nicht erfassen (die Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, die nicht auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers erscheinen, aber aus dem Standardentgelt und den Sätzen berechenbar sind) und wird die Einkommensteuer mit der Gemeindesteuer vermischen, was eine zuverlässige Gehaltsanalyse über die Jahre hinweg unmöglich macht.

Gemeindesteuer vs. Einkommensteuer – Die Zwei-Jahres-Extraktionsfalle

Der häufigste Fehler bei der Extraktion japanischer Gehaltsabrechnungen ist die Behandlung von Gemeindesteuer (住民税) und Einkommensteuer (所得税) als eine Zahl. Sie gehören zu unterschiedlichen Steuerjahren, unterschiedlichen Behörden und unterschiedlichen Buchungssätzen.

Die Einkommensteuer wird vom Einkommen des laufenden Monats einbehalten, basierend auf den Unterhaltsverpflichtungen des Arbeitnehmers und der monatlichen Einbehaltungstabelle der Nationalen Steuerbehörde. Der Arbeitgeber führt sie bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt ab. Im Dezember führt der Arbeitgeber den Jahresausgleich (年末調整, nenmatsu chosei) durch – eine Neuberechnung der gesamten jährlichen Steuerschuld auf Basis des tatsächlichen Einkommens und der Abzüge, wobei die Differenz in der Dezember-Abrechnung erstattet oder nachgefordert wird. Das bedeutet, dass die Einkommensteuerzeile im Dezember negativ sein kann (eine Erstattung), was wie ein Extraktionsfehler aussieht, aber korrekt ist.

Die Gemeindesteuer folgt einem völlig anderen Zeitplan. Sie basiert auf dem Gesamteinkommen des Arbeitnehmers aus dem vorangegangenen Kalenderjahr, das der Arbeitgeber im Januar mittels der Zahlungsmeldung (給与支払報告書, kyuyo shiharai hokokusho) der Gemeindebehörde meldet. Die Gemeinde berechnet den jährlichen Gemeindesteuerbetrag und sendet dem Arbeitgeber im Mai einen Steuerbescheid. Der Arbeitgeber behält den Gesamtbetrag dann in 12 gleichen Raten von Juni des laufenden Jahres bis Mai des Folgejahres ein.

Was das für die Extraktion bedeutet:

• Ein neuer Mitarbeiter, der im Februar 2026 in Japan eingestellt wird, hat auf jeder Gehaltsabrechnung von Februar 2026 bis Mai 2027 eine Gemeindesteuer von null. Ab Juni 2027 erscheint ein Gemeindesteuerabzug – basierend auf dem geringen Einkommen von Februar bis Dezember 2026. Ein Extraktionstool, das für jede Zeile einen Wert ungleich null in der Spalte Gemeindesteuer erwartet, wird 16 aufeinanderfolgende Monate als fehlende Daten markieren, obwohl keine fehlen.
• Ein Mitarbeiter, der Japan im August 2026 verlässt, erhält eine letzte Gehaltsabrechnung mit einem einmaligen Gemeindesteuerabzug. Der Arbeitgeber zieht die verbleibenden Raten (September bis Mai) in einem Abzug von der letzten Abrechnung ein. Eine berechnete Spalte, die prüft, ob „die Gemeindesteuer 1/12 des Jahresbetrags entsprechen sollte“, wird diese Zeile als Ausreißer markieren, obwohl es sich tatsächlich um die korrekte gesetzliche Behandlung handelt.
• Der Dezember-Jahresausgleich kann die Einkommensteuer für diesen Monat negativ machen. Wenn Sie eine monatliche Steuertrendanalyse erstellen, ist eine negative Einkommensteuerzelle im Dezember, gefolgt von einer positiven Zelle im Januar, das erwartete Muster – keine Extraktionsanomalie.

Die Extraktionsregel ist einfach: Extrahieren Sie immer die gedruckte Zahl auf der Gehaltsabrechnung, keine berechnete Zahl. Verwenden Sie zur Überprüfung berechnete Spalten, um die gedruckten Zahlen mit erwarteten Bereichen abzugleichen – aber nutzen Sie sie, um Zeilen zur Überprüfung zu markieren, nicht um Werte automatisch zu korrigieren, die Sie für falsch halten.

Japanische Gehaltsabrechnungsdaten in Excel extrahieren – Schritt-für-Schritt-Workflow

Der Workflow ist identisch, ob Sie eine einzelne Gehaltsabrechnung für ein Visumverlängerungsdokument prüfen oder 80 für den Monatsabschluss in einem multinationalen HR-Shared-Service-Center verarbeiten. Der Unterschied liegt im Spaltendesign und in den Prüfschritten.

Prüfungen – Brutto-Netto-Abgleich mit berechneten Spalten

Eine japanische Gehaltsabrechnung enthält eine integrierte Prüfkette: Gesamtbezüge minus Gesamtabzüge müssen dem Nettogehalt entsprechen. Werden diese drei Spalten extrahiert, markiert eine Formel in einer vierten Spalte jede Abweichung, bevor die Daten in das Lohnjournal einfließen.

Dies ist kein nachgelagerter Schritt in Excel, sondern in die Extraktion selbst integriert – mittels berechneter Spalten, deren Namen die Berechnungen beschreiben, die die KI während der Extraktion durchführt. Definieren Sie eine Spalte namens "Abgleich (Bruttogehalt minus Gesamtabzüge minus Nettogehalt)" und die KI berechnet die Differenz für jede Zeile während der Extraktion. Jedes von Null abweichende Ergebnis markiert eine Zeile, die manuell geprüft werden muss – bevor die Daten Ihre Hauptbuchhaltung erreichen.

Drei weitere Prüfungen, die sich lohnen, in Ihre Extraktionsspalten einzubauen:

Eine detaillierte Anleitung zur Verwendung berechneter Spalten bei der Gehaltsabrechnungsextraktion finden Sie im Leitfaden KI-gestützte Nettogehalt-Prüfung bei Brutto-Netto-Berechnungen. Die Prüfkonzepte gelten für alle Gehaltsabrechnungsformate – US, EU und Asien –, aber Japans duale Steuerjahresstruktur macht sie besonders notwendig.

Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen verschiedener Lohnsoftware in einem Batch

Japanische Lohnsoftware produziert Gehaltsabrechnungen, die völlig unterschiedlich aussehen, obwohl sie identische Pflichtdaten enthalten. Zu wissen, was einen auf den einzelnen Plattformen erwartet, verhindert den häufigsten Extraktionsfehler: die Spaltenliste auf das Layout einer Software aufzubauen, dann einen Batch mit Abrechnungen einer anderen Plattform zu verarbeiten und sich zu wundern, warum die Hälfte der Zeilen fehlende Daten aufweist.

Yayoi Kyuyo (弥生給与) – rund 3 Millionen Nutzer, die etablierteste SME-Lohnplattform Japans. Yayoi-Abrechnungen haben typischerweise ein zweispaltiges Layout: Bezüge (支給) links, Abzüge (控除) rechts, wobei der Abzugsbereich jede Sozialversicherungslinie einzeln aufführt. Unten auf der Abrechnung stehen die monatliche Standardvergütung und die Anzahl der Angehörigen als Referenzdaten. Yayoi ist desktop-orientiert; viele Unternehmen erstellen Abrechnungen als gedruckte PDFs, was bedeutet, dass der Text digital, das Layout aber nicht getaggt ist – die KI muss das Dokument visuell lesen, nicht aus strukturierten Textfeldern.

freee HR (freee人事労務) – cloudbasiert, All-in-One-HR- und Lohnplattform mit über 399.000 Unternehmen. freee-Abrechnungen verwenden ein saubereres, moderneres Layout mit Bezügen und Abzügen in einem einzigen vertikalen Fluss, oft mit klaren Abschnittsüberschriften auf Japanisch. Das Ergebnis des Jahresendausgleichs (年末調整) erscheint als separate Zeile in der Dezember-Abrechnung, deutlich gekennzeichnet. freee-Abrechnungen werden typischerweise als digitale PDFs mit auswählbarem Text exportiert, was die texbasierte Extraktion erleichtert, aber für die visuelle KI gleichermaßen lesbar ist.

Money Forward Cloud Payroll (マネーフォワード クラウド給与) — Über 400.000 Nutzer, bekannt für die Integration mit Buchhaltungssoftware. Die Gehaltsabrechnungen von Money Forward folgen einem kartenbasierten Layout, bei dem jede Einkommens- und Abzugsposition in einem eigenen Block erscheint. Der Krankenversicherungssatz wird manchmal neben dem Abzugsbetrag ausgewiesen und dient als sekundäre Prüfquelle. Die Excel-Ausgabe aus dem eigenen Lohnmodul von Money Forward ist bereits strukturiert – wenn Sie jedoch PDF-Gehaltsabrechnungen erhalten, die von Kunden oder Tochtergesellschaften, die Money Forward nutzen, weitergeleitet werden, verarbeitet der Extraktionsworkflow diese genauso wie jedes andere PDF.

SmartHR und jinjer — SmartHR konzentriert sich auf das Arbeitsmanagement und verfügt über keine integrierte Lohnabrechnungs-Engine; Unternehmen, die SmartHR für das HR-Management nutzen, kombinieren es in der Regel mit einem externen Lohnabrechnungssystem (häufig Money Forward Payroll oder Yayoi Kyuyo), und das Format der Gehaltsabrechnung folgt dem verwendeten Lohnabrechnungssystem. jinjer erstellt eigene Gehaltsabrechnungen mit einem übersichtlichen, einseitigen Layout.

Der Schlüssel zur Stapelverarbeitung von Gehaltsabrechnungen aus verschiedenen Lohnabrechnungsplattformen liegt nicht darin, jedes Software-Layout zu kennen. Es geht darum, eine Extraktion zu verwenden, die Felder nach ihrer Bedeutung liest – die KI erkennt „健康保険" oder „¥25.300" in einem Abzugskontext, unabhängig davon, ob diese Zahl in einer rechten Spalte, einer vertikalen Liste oder einem kartenbasierten Block steht.

Für Unternehmen, die Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern in mehreren Tochtergesellschaften sammeln müssen – die jeweils unterschiedliche Lohnabrechnungssoftware verwenden – ist der Stapelworkflow identisch: Alle Dateien hochladen, die Spaltennamen einmal definieren und verarbeiten. Das gleiche Konzept gilt für den Jahresabschlussprozess. Wenn die Lohnsteuerbescheinigung (源泉徴収票, gensen choshu hyo) im Januar eintrifft, sollten die darin gemeldeten Jahresbeträge mit den zwölf monatlichen Gehaltsabrechnungsextraktionen übereinstimmen. Siehe die Anleitung zur Vorbereitung japanischer Jahresend-Lohnsteuerdaten für den Abstimmungs-Workflow zwischen monatlichen Gehaltsabrechnungsdaten und den Jahresbeträgen der Steuerbescheinigung.

FAQ

Erkennt ein KI-Extraktionstool japanische Gehaltsabrechnungen korrekt, einschließlich Kanji-Feldnamen?

Ja. Die KI liest japanischen Text – einschließlich Kanji, Hiragana, Katakana und alphanumerische Zeichen – so, wie er auf dem Dokument erscheint. Sie können Spaltennamen mit japanischen Begriffen als Kontext für die KI definieren (z. B. „Krankenversicherung (健康保険)"), was ihr hilft, die richtigen Felder zu finden, unabhängig davon, ob die Abrechnung japanische, englische oder beide Bezeichnungen verwendet. Die extrahierten Werte bewahren den Originaltext der Abrechnung – Beträge als Zahlen, Namen als japanische Zeichen.

Was passiert, wenn sich der Krankenversicherungssatz des Mitarbeiters im Laufe des Jahres ändert?

Die Krankenversicherungssätze der Kyokai Kenpo (協会けんぽ) werden pro Präfektur und Geschäftsjahr festgelegt und jährlich im März aktualisiert. Ein Satzwechsel zwischen Februar und März ist normal und zu erwarten. Das Extraktionstool liest den gedruckten Abzugsbetrag – es berechnet ihn nicht –, daher zeigt sich eine Satzänderung als anderer Abzugswert auf der März-Abrechnung im Vergleich zum Februar. Ihr Abstimmungsprozess sollte prüfen, ob der neue Abzugsbetrag zur Gehaltsstufe des Mitarbeiters zum neuen Satz passt, die Extraktion selbst bleibt jedoch unbeeinflusst.

Kann die Extraktion die Dezember-Jahresendanpassung verarbeiten, bei der die Einkommensteuer zu einer Rückerstattung wird?

Ja – mit einem Prüfschritt. Die KI extrahiert den gedruckten Einkommensteuerwert, der im Dezember nach der Jahresendanpassung (年末調整) negativ sein kann. Wenn Sie eine berechnete Spalte wie „Dezember Steuervorzeichen (wenn Abrechnungsmonat Dezember und Einkommensteuer negativ, dann 'NTA-Rückerstattung – prüfen'; sonst 'OK')" verwenden, kennzeichnet die Ausgabe negative Dezember-Steuer für einen Prüfer. Das Tool ändert den extrahierten Wert nicht – es extrahiert, was auf der Abrechnung steht, und überlässt Ihnen die Entscheidung, wie Sie damit umgehen.

Funktioniert das Tool mit Gehaltsabrechnungen aller japanischen Lohnsoftware?

Da die KI semantisch arbeitet – Werte nach ihrer Bedeutung statt nach Pixelkoordinaten findet – funktioniert dieselbe Spaltendefinition über Yayoi Kyuyo (弥生), freee HR, Money Forward Cloud Payroll (マネーフォワード), SmartHR-Ausgaben und jinjer-Abrechnungen hinweg. Ein Layout-Unterschied (vertikale Liste vs. horizontale Tabelle vs. Kartenlayout) beeinträchtigt die Extraktionsgenauigkeit nicht, solange Feldbezeichnungen und Werte lesbar sind. Verwenden Sie für einen Batch mit Abrechnungen mehrerer Lohnplattformen dieselbe Spaltenliste für alle Dateien.

Was ist mit Mitarbeitern, die im ersten Beschäftigungsjahr keine住民税 zahlen?

Mitarbeiter im ersten Beschäftigungsjahr in Japan (oder solche, die im Vorjahr kein Einkommen in Japan hatten) haben von Juni des laufenden Jahres bis Mai des Folgejahres auf jeder Gehaltsabrechnung eine Zeile mit住民税 von 0 Yen. Das Extraktionstool liest und gibt 0 Yen aus – es kennzeichnet eine Null nicht als fehlende Daten. Wenn Sie eine Jahresvergleichsanalyse der Vergütung durchführen, ist der Unterschied zwischen einem Mitarbeiter mit 0 Yen住民税 (erstes Jahr) und einem mit einem üblichen Abzug von 20.000–40.000 Yen/Monat (Folgejahre) in den Daten sichtbar – keine manuelle Kennzeichnung erforderlich.

Kann ich nur das Nettogehalt extrahieren und die einzelnen Abzüge überspringen?

Ja – definieren Sie einfach die benötigten Spalten. Wenn Sie nur ein einfaches Einkommensregister für persönliche Aufzeichnungen benötigen, reichen die Spalten Mitarbeitername, Abrechnungszeitraum, Bruttogehalt, Nettogehalt und eine einzelne Spalte für Gesamtabzüge aus. Wenn Sie die Daten jedoch für Lohnbuchungsjournale, Sozialversicherungsabgleiche oder Jahresvergleichssteueranalysen verwenden, extrahieren Sie jeden Abzug in eine eigene Spalte. Die fünfminütige Investition in die Definition separater Spalten spart die Stunde, die Sie sonst bräuchten, um einen einzelnen „Abzüge“-Gesamtbetrag manuell wieder in seine Bestandteile aufzuteilen, wenn die vierteljährliche Sozialversicherungszahlungsmitteilung (納付書) nicht mit Ihren extrahierten Daten übereinstimmt.