So extrahieren Sie Daten aus japanischen Gehaltsabrechnungen
in Excel
Von den fünf Positionen auf einer japanischen Gehaltsabrechnung (給与明細, kyuyo meisai), die Geld vom monatlichen Gehalt eines Mitarbeiters abziehen, gehen drei an verschiedene Regierungsbehörden. Die Sozialversicherung geht an den Japan Pension Service und die Krankenversicherungsverbände. Die Arbeitsversicherung geht an Hello Work und das Labour Standards Bureau. Einkommensteuer und Einwohnersteuer gehen an die National Tax Agency bzw. die Gemeindebehörden – zwei getrennte Ziele für das, was in einer generischen Extraktionsvorlage wie eine „Steuer“-Zeile aussieht. Werden alle fünf in einer Spalte „Abzüge“ zusammengefasst, muss die Person, die den monatlichen Lohnbuchungsbeleg erstellt, sie von Hand neu aufteilen – genau die Aufgabe, die die Extraktion überflüssig machen sollte. Gemäß Artikel 231 des Einkommensteuergesetzes (所得税法第231条) muss jeder Arbeitgeber in Japan jedem Mitarbeiter eine Zahlungsaufstellung aushändigen – aber das Gesetz legt den Inhalt fest, nicht das Format. Eine Gehaltsabrechnung von Yayoi Kyuyo (弥生給与) und eine von freee HR sehen völlig unterschiedlich aus, obwohl sie dieselben Pflichtfelder enthalten. Dieser Artikel ordnet jeden Abzugstyp auf einer japanischen Gehaltsabrechnung zu, erklärt, was das für die Extraktionsgenauigkeit bedeutet, und führt durch einen Workflow, der eine abgleichsfähige Excel-Datei erzeugt – mit jedem Abzug in einer eigenen Spalte und jeder Steuerzeile, die der richtigen Behörde zugeordnet werden kann.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine einzige japanische Gehaltsabrechnung sendet Abzüge an drei verschiedene Regierungsbehörden – Krankenversicherung an den Japan Pension Service, Einkommensteuer an die NTA und Einwohnersteuer an das Gemeindeamt.
- Einkommensteuer und Einwohnersteuer stehen auf derselben Gehaltsabrechnung, basieren aber auf völlig unterschiedlichen Steuerjahren – wenn beide in einer Spalte „Steuer“ zusammengefasst werden, entsteht eine Zahl, die keiner tatsächlichen Steuerverpflichtung entspricht.
- ImageToTable.ai extrahiert jedes der 19 Pflichtfelder in eine eigene Excel-Spalte, mit integrierten Abgleichsformeln, die Brutto-Netto-Diskrepanzen kennzeichnen, bevor die Daten in Ihre Hauptbuchhaltung gelangen.
Was einen japanischen Gehaltsabrechnungsbeleg strukturell für die Datenextraktion anders macht
Eine japanische Gehaltsabrechnung ist keine einzelne Liste von Abzügen. Sie verteilt die vom Arbeitgeber vorgeschriebenen Abzüge auf vier gesetzliche Kategorien – jede mit eigener Berechnungsgrundlage, eigenem Tarifsystem und eigener Behörde als Empfänger.
Gemäß Artikel 24 des Arbeitsnormengesetzes (労働基準法第24条) muss der Lohn mindestens einmal im Monat an einem festen Termin gezahlt werden. Gemäß Artikel 231 des Einkommensteuergesetzes muss mit jeder Zahlung eine schriftliche Gehaltsabrechnung ausgehändigt werden. Keines der Gesetze schreibt ein bestimmtes Layout der Gehaltsabrechnung vor – das bedeutet, dass dieselben Daten je nach verwendeter Lohnabrechnungssoftware an völlig unterschiedlichen Positionen erscheinen können.
Die vier Abzugskategorien, die auf jeder japanischen Gehaltsabrechnung aufgeführt sind:
- Sozialversicherung (社会保険, shakai hoken). Krankenversicherung (健康保険, kenko hoken) und Rentenversicherung (厚生年金, kosei nenkin). Beide werden auf Grundlage der Standardmonatsvergütung (標準報酬月額, hyojun hoshu getsugaku) des Arbeitnehmers berechnet – einem gestuften Betrag, der vom Japan Pension Service auf Basis des Durchschnittsgehalts des Arbeitnehmers festgelegt wird, nicht auf Basis des tatsächlichen Monatslohns. Das System der Standardmonatsvergütung umfasst 39 Stufen (Stand 2026), jeweils mit einem festen Beitragsbetrag. Das bedeutet, dass der Sozialversicherungsabzug auf zwei verschiedenen Gehaltsabrechnungen desselben Arbeitnehmers im selben Jahr Monat für Monat identisch ist – ein nützlicher Plausibilitätscheck bei der Extraktion. Für Arbeitnehmer im Alter von 40 bis 64 Jahren kommt die Pflegeversicherung (介護保険, kaigo hoken) hinzu.
- Arbeitsversicherung (労働保険, rodo hoken). Arbeitslosenversicherung (雇用保険, koyou hoken) – von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen – und Unfallversicherung der Arbeitnehmer (労災保険, rosai hoken) – nur vom Arbeitgeber getragen. Im Gegensatz zur Sozialversicherung wird die Arbeitslosenversicherung auf Basis des tatsächlichen Bruttolohns berechnet, nicht auf Basis der Standardmonatsvergütung. Der Satz beträgt 0,55 % für den Arbeitnehmer und 0,90 % für den Arbeitgeber (Stand April 2026) für allgemeine Unternehmen und ist im Bau- und Agrarsektor höher.
- Einkommensteuer (所得税, shotoku zei). Vom Arbeitgeber an der Quelle einbehalten gemäß Japans progressivem Steuersystem, mit Sätzen von 5 % bis 45 % in sieben Stufen. Ein zusätzlicher Wiederaufbauzuschlag von 2,1 % (復興特別所得税, fukko tokubetsu shotoku zei) gilt auf den Einkommensteuerbetrag. Der Einbehaltungssatz hängt von den Angehörigen des Arbeitnehmers (扶養家族, fuyo kazoku) ab, die auf dem beim Arbeitgeber eingereichten Angehörigenformular angegeben werden.
- Gemeindesteuer (住民税, jumin zei). Eine pauschale Abgabe von 10 % (4 % Präfektur + 6 % Gemeinde) – und hier weicht Japan von den Gehaltsabrechnungen aller anderen Länder ab. Die Gemeindesteuer wird auf das Einkommen des Vorjahres berechnet, nicht auf das des laufenden Jahres. Ein Arbeitnehmer, der im Januar 2026 in Japan zu arbeiten beginnt, wird zwischen Januar und Mai keine Gemeindesteuerabzüge sehen, gefolgt von einem plötzlichen monatlichen Abzug ab Juni. Ein Extraktionstool, das fehlende Werte nicht vorwegnimmt, wird diese Zeilen als unvollständig markieren, obwohl sie tatsächlich korrekt sind.
Die Gemeindesteuer liegt in einem anderen Steuerjahr als die Einkommensteuer. Eine generische Extraktion, die beide in einer einzigen Spalte „Steuern" zusammenfasst, erzeugt eine Zahl, die keiner tatsächlichen Steuerverpflichtung entspricht – sie ist die Summe einer Einkommensteuerschuld des laufenden Jahres und einer Gemeindesteuerschuld des Vorjahres, zwei Zahlen, die niemals addiert werden sollten.
Wenn Sie bereits mit der Gehaltsabrechnungsextraktion in anderen Märkten gearbeitet haben, ist der Kontrast deutlich. Eine spanische Nomina trennt die Seguridad Social in fünf Unterpositionen in einem Gehaltsabrechnungsblock auf. Eine koreanische Gehaltsabrechnung (급여명세서) führt vier staatliche Versicherungen auf (Nationale Rente, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Arbeitsunfallversicherung) plus Einkommensteuer und lokale Einkommensteuer — strukturell das nächste Gegenstück zum japanischen System. Eine deutsche Lohnabrechnung trennt Steuer von Sozialversicherung mit einer Steuer-ID. Japan ist das einzige dieser Länder, in dem zwei Steuerarten auf derselben Gehaltsabrechnung — Einkommensteuer und Einwohnersteuer — auf Einkommen aus unterschiedlichen Steuerjahren basieren.
Sozialversicherungssätze — Die Zahlen, die jede Mitarbeiterzeile bestimmen
Die japanische Sozialversicherung hat keinen einheitlichen Satz für das ganze Land. Die Krankenversicherung variiert je Präfektur — und der Unterschied zwischen der niedrigsten und der höchsten Präfektur beträgt 1,47 Prozentpunkte, was bedeutet, dass zwei Mitarbeiter mit demselben Gehalt in Saga und Niigata ein deutlich unterschiedliches Nettogehalt haben.
Im Geschäftsjahr 2025 liegt der kombinierte (Arbeitnehmer + Arbeitgeber) Krankenversicherungssatz der Japan Health Insurance Association (協会けんぽ, Kyokai Kenpo) — die die meisten KMU-Beschäftigten abdeckt — zwischen 9,31 % in Niigata und 10,78 % in Saga, jeweils 50/50 geteilt. Tokio liegt bei 9,91 %. Diese Sätze werden jährlich je Präfektur veröffentlicht. Die Rentenversicherung (厚生年金) ist seit der Reform 2017 auf 18,30 % kombiniert (je 9,15 %) festgelegt und bleibt bis zur nächsten gesetzlichen Überprüfung unverändert. Die Pflegeversicherung, die für Personen im Alter von 40 bis 64 Jahren gilt, addiert etwa 1,59 % kombiniert (50/50 geteilt).
| Versicherungsart | Arbeitnehmeranteil | Arbeitgeberanteil | Berechnungsgrundlage | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Krankenversicherung (健康保険) | ~4,66 %–5,39 % (präfekturabhängig) | Gleicher Anteil | Standardmonatsvergütung (標準報酬月額), 39 Stufen | Krankenversicherungsgesetz |
| Rentenversicherung (厚生年金) | 9,15 % | 9,15 % | Standardmonatsvergütung, Obergrenze ¥650.000 | Gesetz über die Rentenversicherung der Arbeitnehmer |
| Pflegeversicherung (介護保険, nur 40–64) | ~0,795 % | Gleicher Anteil | Standardmonatsvergütung | Pflegeversicherungsgesetz |
| Arbeitslosenversicherung (雇用保険, allgemein) | 0,55 % | 0,90 % | Tatsächliches Bruttogehalt (gesamtes Monatsgehalt) | Arbeitslosenversicherungsgesetz |
| Arbeitsunfallversicherung (労災保険) | — | 0,25 %–8,8 % (branchenabhängig) | Tatsächliches Bruttogehalt | Gesetz über die Arbeitsunfallversicherung |
| Kinderzulage (子ども・子育て拠出金) | — | 0,36 % | Standardmonatsvergütung | Gesetz zur Unterstützung von Kindern und Kinderbetreuung |
Das System der Standardmonatsvergütung (標準報酬月額) ist für die Extraktion wichtig, weil es bedeutet, dass die Sozialversicherungsabzüge nicht proportional zum exakten Gehalt auf einer bestimmten Gehaltsabrechnung sind. Ein Monatsgehalt von ¥310.000 fällt in Stufe 21 (Bereich ¥300.000–¥330.000), und die Sozialversicherung wird auf den Mittelwert berechnet — ¥320.000. Wenn das tatsächliche Bruttogehalt des Mitarbeiters monatlich schwankt — Überstunden im Juni, weniger Stunden im August — bleibt der Sozialversicherungsabzug konstant. Eine Extraktion, die einen festen Satz auf das tatsächliche Bruttogehalt anwendet, erzeugt Zahlen, die nicht mit der Gehaltsabrechnung übereinstimmen, und der Fehler verstärkt sich über jede Sozialversicherungszeile hinweg. Deshalb ist das Extrahieren des gedruckten Abzugs — nicht das Berechnen — der richtige Ansatz.
Pflichtfelder der Gehaltsabrechnung – Zuordnung zu Ihren Tabellenspalten
Jede japanische Gehaltsabrechnung enthält die folgenden Felder, die durch Steuergesetze und Lohnabrechnungspraxis vorgeschrieben sind. Ein fehlendes Feld ist kein Formatierungsversehen – bei Sozialversicherungs- und Steuerposten handelt es sich um eine gesetzliche Verpflichtung. Hier ist die Extraktionsspaltenzuordnung für eine standardmäßige japanische Gehaltsabrechnung:
| Abschnitt | Feld (Englisch / 日本語) | Empfohlener Spaltenname | Prüfrolle |
|---|---|---|---|
| Kopfbereich (ヘッダー) | Firmenname (会社名) | Employer Name | Identifiziert die zahlende Stelle; erforderlich für Lohnabrechnungs-Batches mit mehreren Stellen |
| Mitarbeitername (氏名) | Employee Name | Primärer Identifikator; stimmt mit dem 源泉徴収票-Eintrag überein | |
| Abrechnungszeitraum (支給年月) | Pay Period (Shikyu Nengetsu) | Monats-Jahres-Bezug für alle kumulierten Daten | |
| Abteilung (所属) | Department (Shozoku) | Kostenstellen-Zuordnung für die Buchhaltungsverteilung | |
| Bezüge (支給) | Grundgehalt (基本給) | Base Salary (Kihonkyu) | Grundlage für alle Berechnungen der Standardmonatsvergütung |
| Funktionszulage (役職手当) | Position Allowance (Yakushoku Teate) | Teil des Bruttogehalts; variiert je nach Mitarbeiterstufe | |
| Überstundenzuschlag (時間外手当) | Overtime Pay (Jikangai Teate) | Berechnet mit 125 %+ des Grundstundensatzes; steuerpflichtig | |
| Fahrtkostenzuschuss (通勤手当) | Commute Allowance (Tsukin Teate) | Steuerfrei bis ¥150.000/Monat; separate Spalte für die Steuerberechnung | |
| Sonstige Zulagen (その他手当) | Other Allowances | Wohnungs-, Familien- und sonstige Zulagen | |
| Bezüge gesamt (支給総額) | Bruttogehalt (Shikyu Sogaku) | Kritischer Prüfpunkt: = Summe aller Bezugszeilen | |
| Abzüge (控除) | Krankenversicherung (健康保険) | Health Insurance (Kenko Hoken) | Mitarbeiteranteil; sollte der Standardstufe für den Zeitraum entsprechen |
| Rentenversicherung (厚生年金) | Welfare Pension (Kosei Nenkin) | 9,15 % der Standardmonatsvergütung; Mitarbeiteranteil | |
| Arbeitslosenversicherung (雇用保険) | Employment Insurance (Koyo Hoken) | 0,55 % des tatsächlichen Bruttogehalts; nur Mitarbeiteranteil | |
| Einkommensteuer (所得税) | Income Tax (Shotoku Zei) | Basiert auf der NTA-Quellensteuertabelle + Anzahl der Angehörigen | |
| Gemeindesteuer (住民税) | Resident Tax (Jumin Zei) | Basiert auf dem Vorjahreseinkommen; getrennt von der Einkommensteuer extrahieren | |
| Pflegeversicherung (介護保険, falls zutreffend) | Long-term Care (Kaigo Hoken) | Erscheint nur für Mitarbeiter im Alter von 40–64 Jahren | |
| Abzüge gesamt (控除合計) | Total Deductions (Kojo Gokei) | Muss der Summe aller Abzugszeilen entsprechen | |
| Netto | Nettogehalt (差引支給額) | Net Pay (Sashihiki Shikyuugaku) | Bruttogehalt minus Abzüge gesamt |
| Referenz | Standardmonatsvergütung (標準報酬月額) | Standard Remuneration (Hyojun Hoshu) | Stufenbasierter Betrag für die Sozialversicherungsberechnung |
| Anzahl der Angehörigen (扶養人数) | Dependents (Fuyo Ninzu) | Bestimmt die Einkommensteuer-Quellensteuerklasse | |
| Arbeitslosenversicherungsnummer (雇用保険番号) | Emp. Insurance No. (Koyo Hoken Bango) | 11-stellige Kennung für Hello-Work-Unterlagen |
Neunzehn Spalten sind nicht übertrieben – sie entsprechen der gesetzlich vorgeschriebenen Struktur der Gehaltsabrechnung. Eine generische Extraktion, die Mitarbeitername, Bruttogehalt, Nettogehalt und eine Spalte „Steuern“ ausgibt, wird die Arbeitgeberseite des Buchungssatzes nicht erfassen (die Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, die nicht auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers erscheinen, aber aus der Standardmonatsvergütung und den Sätzen berechenbar sind) und würde die Einkommensteuer mit der Einwohnersteuer vermischen, was eine zuverlässige Jahresvergleichsanalyse der Vergütung unmöglich macht.
Einwohnersteuer vs. Einkommensteuer – Die Zwei-Jahres-Extraktionsfalle
Der häufigste Fehler bei der Extraktion japanischer Gehaltsabrechnungen ist die Behandlung von Einwohnersteuer (住民税) und Einkommensteuer (所得税) als eine Zahl. Sie gehören zu unterschiedlichen Steuerjahren, Behörden und Buchungsvorgängen.
Die Einkommensteuer wird auf das Einkommen des laufenden Monats einbehalten, basierend auf den Unterhaltsberechtigten des Mitarbeiters und der monatlichen Einbehaltungstabelle der Nationalen Steuerbehörde. Der Arbeitgeber führt sie bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt ab. Im Dezember führt der Arbeitgeber den Jahresabschluss (年末調整, nenmatsu chosei) durch – die Neuberechnung der gesamten jährlichen Steuerschuld anhand des tatsächlichen Einkommens und der Abzüge, wobei die Differenz in der Dezember-Gehaltsabrechnung erstattet oder eingezogen wird. Das bedeutet, dass die Einkommensteuerzeile im Dezember negativ sein kann (eine Erstattung), was wie ein Extraktionsfehler aussieht, aber korrekt ist.
Die Einwohnersteuer folgt einer völlig anderen Zeitachse. Sie basiert auf dem Gesamteinkommen des Mitarbeiters aus dem vorherigen Kalenderjahr, das der Arbeitgeber im Januar über den Zahlungsbericht (給与支払報告書, kyuyo shiharai hokokusho) an die Gemeinde meldet. Die Gemeinde berechnet den jährlichen Einwohnersteuerbetrag und sendet dem Arbeitgeber im Mai einen Steuerbescheid. Der Arbeitgeber einbehält den Gesamtbetrag dann in 12 gleichen Raten von Juni des laufenden Jahres bis Mai des Folgejahres.
Was das für die Extraktion bedeutet:
- Ein neuer Mitarbeiter, der im Februar 2026 in Japan eingestellt wird, hat auf jeder Gehaltsabrechnung von Februar 2026 bis Mai 2027 eine Einwohnersteuer von null. Ab Juni 2027 erscheint ein Einwohnersteuerabzug – basierend auf dem sehr geringen Einkommen von Februar bis Dezember 2026. Ein Extraktionstool, das für jede Zeile einen Wert ungleich null in der Spalte „Einwohnersteuer“ erwartet, wird 16 aufeinanderfolgende Monate als fehlende Daten markieren, obwohl keine fehlen.
- Ein Mitarbeiter, der Japan im August 2026 verlässt, erhält eine letzte Gehaltsabrechnung mit einem einmaligen Einwohnersteuerabzug. Der Arbeitgeber zieht die verbleibenden Raten (September bis Mai) in einem Abzug von der letzten Gehaltsabrechnung ein. Eine berechnete Spalte, die prüft, ob „Einwohnersteuer 1/12 des Jahresbetrags entsprechen sollte“, wird diese Zeile als Ausreißer markieren, obwohl es sich um die korrekte gesetzliche Behandlung handelt.
- Der Dezember-Jahresabschluss kann die Einkommensteuer für diesen Monat negativ machen. Wenn Sie eine Monatsvergleichsanalyse der Steuerentwicklung erstellen, ist eine negative Einkommensteuerzelle im Dezember gefolgt von einer positiven Zelle im Januar das erwartete Muster – keine Extraktionsanomalie.
Die Extraktionsregel ist einfach: Extrahieren Sie immer die gedruckte Zahl auf der Gehaltsabrechnung, nicht eine berechnete Zahl. Verwenden Sie zur Überprüfung berechnete Spalten, um die gedruckten Zahlen mit erwarteten Bereichen abzugleichen – aber nutzen Sie sie, um Zeilen zur Überprüfung zu markieren, nicht um Werte automatisch zu korrigieren, die Sie für falsch halten.
So extrahieren Sie japanische Gehaltsabrechnungsdaten in Excel – Schritt-für-Schritt-Workflow
Der Workflow ist derselbe, ob Sie eine einzelne Gehaltsabrechnung für die Visumverlängerungsprüfung oder 80 für den Monatsabschluss in einem multinationalen HR-Shared-Service-Center verarbeiten. Der Unterschied liegt in der Spaltengestaltung und den Prüfschritten.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Employee Name (Shimei)
Pay Period (Shikyu Nengetsu)
Department (Shozoku)
Base Salary (Kihonkyu)
Overtime Pay (Jikangai Teate)
Commute Allowance (Tsukin Teate)
Gross Pay (Shikyu Sogaku)
Health Insurance (Kenko Hoken)
Welfare Pension (Kosei Nenkin)
Employment Insurance (Koyo Hoken)
Income Tax (Shotoku Zei)
Resident Tax (Jumin Zei)
Long-term Care (Kaigo Hoken)
Total Deductions (Kojo Gokei)
Net Pay (Sashihiki Shikyuugaku)
Standard Remuneration (Hyojun Hoshu)
Dependents (Fuyo Ninzu)
Prüfchecks — Brutto-Netto-Abgleich mit berechneten Spalten
Eine japanische Gehaltsabrechnung enthält einen eingebauten Prüfpfad: Gesamtverdienst minus Gesamtabzüge muss dem Nettogehalt entsprechen. Wenn diese drei Spalten extrahiert werden, markiert eine Formel in einer vierten Spalte jede Abweichung, bevor die Daten in das Lohnjournal gelangen.
Dies ist kein nachgelagerter Schritt in Excel. Es ist in die Extraktion selbst integriert mithilfe von berechneten Spalten — Spalten, deren Namen Berechnungen beschreiben, die die KI während der Extraktion durchführt. Definieren Sie eine Spalte mit dem Namen „Abgleichsprüfung (Bruttogehalt minus Gesamtabzüge minus Nettogehalt)“ und die KI berechnet die Differenz für jede Zeile während der Extraktion. Jedes Ergebnis ungleich null markiert eine Zeile, die manuell geprüft werden muss — bevor die Daten Ihr Hauptbuch erreichen.
Drei weitere Prüfchecks, die sich in Ihre Extraktionsspalten einbauen lassen:
- Konsistenz der Sozialversicherung. Die Abzüge für Krankenversicherung und Rentenversicherung sollten der Standardmonatsvergütungsstufe des Mitarbeiters entsprechen. Eine berechnete Spalte: „SV-Prüfung (Krankenversicherung + Rentenversicherung — Standardmonatsvergütung × erwarteter Satz)“ markiert Zeilen, in denen der extrahierte Sozialversicherungsabzug nicht mit dem erwarteten Prozentsatz der Standardmonatsvergütung übereinstimmt. Geben Sie den genauen präfekturspezifischen Krankenversicherungssatz in den Spaltennamen ein, damit die KI den korrekten Parameter hat.
- Monatliche Stabilität der Gemeindesteuer. Für Mitarbeiter, die im Vorjahr beim selben Unternehmen waren, sollte der Gemeindesteuerabzug von Juni bis Mai jeden Monat identisch sein. Fügen Sie eine Spalte hinzu: „Gemeindesteuer stabil (prüfen, ob sich die Gemeindesteuer dieser Zeile vom Durchschnitt aller Zeilen für diesen Mitarbeiter unterscheidet)“, um Anomalien zu erkennen — ein einmonatiger Ausschlag, der keine letzte Gehaltsabrechnung ist, deutet wahrscheinlich auf einen Extraktionsfehler hin.
- Vorzeichenprüfung der Dezember-Einkommensteuer. Nach dem Jahresabschluss (年末調整) kann die Dezember-Einkommensteuer negativ sein. Eine Spalte: „Dez-Steuervorzeichen (wenn der Abrechnungszeitraum 12 enthält und die Einkommensteuer negativ ist, als ‚Nenmatsu Chosei — prüfen‘ kennzeichnen)“ stellt sicher, dass der Prüfer weiß, dass dies erwartetes Verhalten ist, kein Fehler — veranlasst aber dennoch eine Verifizierung, bevor die Zahl in die Buchhaltungsunterlagen gelangt.
Eine ausführliche Anleitung zur Verwendung berechneter Spalten bei der Gehaltsabrechnungsextraktion finden Sie im Leitfaden zu KI-gestützter Nettoverifizierung über Brutto-Netto-Berechnungen. Die Verifizierungskonzepte gelten für alle Gehaltsabrechnungsformate — US, EU und Asien — aber Japans Doppelsteuerjahresstruktur macht sie dort besonders notwendig.
Gehaltsabrechnungen verschiedener Lohnabrechnungssoftware in einem Batch verarbeiten
Japanische Lohnabrechnungssoftware erzeugt Gehaltsabrechnungen, die völlig unterschiedlich aussehen, obwohl sie identische Pflichtdaten enthalten. Zu wissen, was man von jeder Plattform erwarten kann, verhindert den häufigsten Extraktionsfehler: Sie erstellen Ihre Spaltenliste basierend auf dem Layout einer Software, verarbeiten dann einen Batch mit Gehaltsabrechnungen einer anderen Plattform und fragen sich, warum die Hälfte der Zeilen fehlende Daten enthält.
Yayoi Kyuyo (弥生給与) — etwa 3 Millionen Nutzer, die etablierteste SME-Lohnabrechnungsplattform in Japan. Yayoi-Gehaltsabrechnungen verwenden typischerweise ein zweispaltiges Layout: Bezüge (支給) links, Abzüge (控除) rechts, wobei der Abzugsbereich jede Sozialversicherungszeile separat auflistet. Am unteren Rand der Gehaltsabrechnung werden die Standardmonatsvergütung und die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen als Referenzdaten angezeigt. Yayoi ist desktop-orientiert; viele Unternehmen generieren Gehaltsabrechnungen als gedruckte PDFs, was bedeutet, dass der Text digital ist, das Layout jedoch nicht getaggt ist — die KI muss das Dokument visuell lesen, nicht aus strukturierten Textfeldern.
freee HR (freee人事労務) — cloudbasiert, All-in-One-HR- und Lohnplattform mit über 399.000 Unternehmen. freee-Gehaltsabrechnungen verwenden ein saubereres, moderneres Layout mit Verdiensten und Abzügen in einem einzigen vertikalen Fluss, oft mit klaren Abschnittsüberschriften auf Japanisch. Das Ergebnis der Jahresendanpassung (年末調整) erscheint als separate Zeile in der Dezemberabrechnung, klar markiert. freee-Gehaltsabrechnungen werden typischerweise als digitale PDFs mit auswählbarem Text exportiert, was die textextraktion erleichtert, aber auch für visuelle KI gleichermaßen lesbar ist.
Money Forward Cloud Payroll (マネーフォワード クラウド給与) — über 400.000 Nutzer, bekannt für Buchhaltungssoftware-Integration. Money-Forward-Gehaltsabrechnungen folgen einem Kartenlayout, bei dem jeder Verdienst- und Abzugsposten in einem eigenen Block erscheint. Der Krankenversicherungssatz wird manchmal neben dem Abzugsbetrag gedruckt und bietet eine sekundäre Verifizierungsquelle. Die Excel-Ausgabe aus Money Forwards eigenem Lohnmodul ist bereits strukturiert — aber wenn Sie PDF-Gehaltsabrechnungen von Kunden oder Tochtergesellschaften erhalten, die Money Forward verwenden, behandelt der Extraktionsworkflow sie genauso wie jedes andere PDF.
SmartHR und jinjer — SmartHR konzentriert sich auf Arbeitsverwaltung und hat keine integrierte Lohnabrechnungsengine; Unternehmen, die SmartHR für HR-Verwaltung nutzen, kombinieren es typischerweise mit einem externen Lohnsystem (oft Money Forward Payroll oder Yayoi Kyuyo), und das Gehaltsabrechnungsformat folgt dem verwendeten Lohnsystem. jinjer erstellt eigene Gehaltsabrechnungen mit einem sauberen, einseitigen Layout.
Der Schlüssel zur Batch-Extraktion von Gehaltsabrechnungen aus mehreren Lohnplattformen liegt nicht darin, das Layout jeder Software zu kennen. Es liegt darin, eine Extraktion zu verwenden, die Felder nach Bedeutung liest — die KI erkennt „健康保険" oder „¥25.300" im Abzugskontext, unabhängig davon, ob diese Zahl in einer rechten Spalte, einer vertikalen Liste oder einem Kartenblock steht.
Für Unternehmen, die Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern über mehrere Tochtergesellschaften hinweg sammeln müssen — jede möglicherweise mit unterschiedlicher Lohnsoftware — ist der Batch-Workflow identisch: Alle Dateien hochladen, die Spaltennamen einmal definieren und verarbeiten. Das gleiche Konzept gilt für den Jahresendabstimmungsprozess. Wenn die Lohnsteuerbescheinigung (源泉徴収票, gensen choshu hyo) im Januar eintrifft, sollten die darin gemeldeten Jahresgesamtbeträge mit den zwölf monatlichen Gehaltsabrechnungsextraktionen übereinstimmen. Siehe den Leitfaden zu Vorbereitung japanischer Jahresend-Lohnsteuerdaten für den Abstimmungsworkflow zwischen monatlichen Gehaltsabrechnungsdaten und jährlichen Steuerbescheinigungsgesamtbeträgen.
FAQ
Verarbeitet ein KI-Extraktionstool japanische Gehaltsabrechnungen korrekt, einschließlich Kanji-Feldnamen?
Ja. Die KI liest japanischen Text – einschließlich Kanji, Hiragana, Katakana und alphanumerischer Zeichen – so, wie er auf dem Dokument erscheint. Spaltennamen, die Sie definieren, können japanische Begriffe als Kontext für die KI enthalten (z. B. „Health Insurance (健康保険)"), was ihr hilft, die richtigen Felder zu finden, unabhängig davon, ob die Gehaltsabrechnung japanische Beschriftungen, englische Beschriftungen oder beides verwendet. Die extrahierten Werte bewahren den Originaltext der Gehaltsabrechnung – Beträge als Zahlen, Namen als japanische Zeichen.
Was passiert, wenn sich der Krankenversicherungssatz des Mitarbeiters mitten im Jahr ändert?
Die Krankenversicherungssätze der Kyokai Kenpo (協会けんぽ) werden pro Präfektur und Geschäftsjahr festgelegt und jährlich im März aktualisiert. Ein Satzwechsel zwischen den Gehaltsabrechnungen von Februar und März ist normal und zu erwarten. Das Extraktionstool liest den gedruckten Abzugsbetrag – es berechnet ihn nicht –, sodass sich ein Satzwechsel als anderer Abzugswert auf der März-Abrechnung im Vergleich zur Februar-Abrechnung zeigt. Ihr Abstimmungsprozess sollte prüfen, ob der neue Abzugsbetrag mit der Standardmonatsvergütung des Mitarbeiters zum neuen Satz übereinstimmt, aber die Extraktion selbst ist davon nicht betroffen.
Kann die Extraktion die Dezember-Jahresendanpassung verarbeiten, bei der die Einkommensteuer zu einer Erstattung wird?
Ja – mit einem Prüfschritt. Die KI extrahiert den gedruckten Einkommensteuerwert, der im Dezember nach der Jahresendanpassung (年末調整) negativ sein kann. Wenn Sie eine berechnete Spalte wie „Dec Tax Sign (if Pay Period is December and Income Tax is negative, output 'NTA Refund — verify'; otherwise output 'OK')" verwenden, kennzeichnet die Ausgabe negative Dezember-Einkommensteuer zur Bestätigung durch einen Prüfer. Das Tool verändert den extrahierten Wert nicht – es extrahiert, was auf der Gehaltsabrechnung steht, und überlässt Ihnen die Entscheidung, wie Sie mit dem Ergebnis umgehen.
Verarbeitet das Tool Gehaltsabrechnungen aller japanischen Lohnabrechnungssoftware?
Da die KI semantisches Verständnis nutzt – Werte danach findet, was sie bedeuten, statt nach Pixelkoordinaten – funktioniert dieselbe Spaltendefinition über Yayoi Kyuyo (弥生), freee HR, Money Forward Cloud Payroll (マネーフォワード), SmartHR-Ausgaben und jinjer-Gehaltsabrechnungen hinweg. Ein Layoutunterschied (vertikale Liste vs. horizontale Tabelle vs. Kartenlayout) beeinträchtigt die Extraktionsgenauigkeit nicht, solange Feldbeschriftungen und Werte lesbar sind. Verwenden Sie für einen Batch mit Gehaltsabrechnungen mehrerer Lohnabrechnungsplattformen dieselbe Spaltenliste für alle Dateien.
Was ist mit Mitarbeitern, die im ersten Beschäftigungsjahr keine Einwohnersteuer zahlen?
Mitarbeiter, die sich im ersten Beschäftigungsjahr in Japan befinden (oder die im Vorjahr kein Einkommen in Japan hatten), haben auf jeder Gehaltsabrechnung von Juni des laufenden Jahres bis Mai des Folgejahres eine Zeile für die Einwohnersteuer (住民税) mit ¥0. Das Extraktionstool liest und gibt ¥0 aus – es kennzeichnet eine Null nicht als fehlende Daten. Wenn Sie eine Jahresvergleichsanalyse der Vergütung durchführen, ist der Unterschied zwischen einem Mitarbeiter mit ¥0 Einwohnersteuer (erstes Jahr) und einem mit einem üblichen Abzug von ¥20.000–¥40.000/Monat (Folgejahre) in den Daten sichtbar – keine manuelle Kennzeichnung erforderlich.
Kann ich nur das Nettogehalt extrahieren und die einzelne Abzugsaufschlüsselung überspringen?
Ja – definieren Sie nur die Spalten, die Sie benötigen. Wenn Ihr Anwendungsfall ein einfaches Einkommensregister für persönliche Aufzeichnungen ist, reichen die Extraktion von Mitarbeitername, Abrechnungszeitraum, Bruttogehalt, Nettogehalt und einer einzelnen Spalte „Gesamtabzüge“ aus. Wenn Sie die Daten jedoch für Lohnbuchungsbelege, Sozialversicherungsabstimmung oder Steueranalysen im Jahresvergleich verwenden, extrahieren Sie jeden Abzug in eine eigene Spalte. Die fünfminütige Investition in die Definition separater Spalten spart die Stunde, die es dauern würde, eine „Abzüge“-Summe manuell wieder in ihre Einzelteile zu zerlegen, wenn die vierteljährliche Sozialversicherungszahlungsmitteilung (納付書) nicht mit Ihren extrahierten Daten übereinstimmt.
Eine japanische Gehaltsabrechnung ist auf Nachvollziehbarkeit ausgelegt — jede Abzugskategorie ist einer bestimmten Regierungsbehörde zugeordnet, jeder Satz hat eine gesetzliche Grundlage, und jedes Feld hat einen festgelegten Platz im Lohnbuchungssatz. Wenn diese Daten in PDFs von vier verschiedenen Lohnabrechnungsplattformen gefangen bleiben, wird die Nachvollziehbarkeit zum Engpass. Wenn jeder Abzug in eine eigene Excel-Spalte wandert — Krankenversicherung, Rente, Arbeitslosenversicherung, Einkommensteuer und Einwohnersteuer sauber getrennt, mit einer Abstimmungsformel, die Unstimmigkeiten bereits bei der Extraktion kennzeichnet — wird aus der gesetzlichen Dichte, die die japanische Gehaltsabrechnung komplex macht, der Prüfpfad, der Ihren Monatsabschluss transparent macht.