契約金額を抽出し、全契約の
累計を自動計算する方法

契約価格の死角

ほとんどの組織は、現在有効な契約の件数を正確に把握しています。期限も追跡しています——少なくともその努力はしています。更新カレンダーも存在します。たとえそれがCLMではなくOutlookの中にあってもです。しかし、一貫して欠落している数字があります。それは、すべての契約の合計価値です。

この死角は現実的な影響を及ぼします。「総コミット支出はいくらか」という質問に5分以内で答えられない調達チームは、予算計画において暗中模索です。ベンダーポートフォリオ全体の総負債エクスポージャーを把握できない法務部門は、測定不能なリスクを抱えています。クライアント案件を管理する小さな法律事務所は、アクティブなエンゲージメントレターにどれだけの継続収益があるかを、将来のパートナーに伝えられません。

数字自体は存在します——各契約には価格、料金表、支払条件が明記されています。問題はデータがないことではありません。問題は、それが異なる形式の多数の文書に分散し、異なる構造で表現されていることです。サービス契約は年間料金を表紙に記載します。雇用契約は総報酬を給与条項、賞与スケジュール、福利厚生付録に分散させます。ベンダー契約は契約価格を基本料金、単価、そしてその両方を調整した修正条項に分割します。

契約価格が集約を阻む理由

契約価格は、例えば請求書の合計額よりも構造的に集約が困難です。請求書には予測可能な場所に単一の「合計」フィールドがあります。一方、契約は財務的義務を複数のセクションに、一貫性のないラベルで分散させる可能性があります。

典型的なベンダー契約で何が起こるかを考えてみましょう：

• 第3.1条は年間ライセンス料を「年額48,000ドル、四半期払い」と規定しています。
• 別紙Aには、年間2,400ドル、1,800ドル、3,600ドルの3つのオプションのアドオンサービスがリストされています。
• 修正第2号は、2年目からライセンス料を52,000ドルに調整します。
• 付表Cは、7,500ドルの一時的な導入費用を指定しています。

この契約を読む人間はこれらを合計できます——しかし時間がかかり、数字は4つの異なる場所にあります。従来のOCRツールはさらに劣ります。ライセンス料は見つけてもアドオンを見逃したり、修正書の修正後のレートではなく、元の契約の古いレートを抽出したりします。そして、たとえすべてを捕捉できたとしても、手動でExcelで合計する必要がある生の数字が残るだけです。

ここで、抽出-計算-集約のワークフローが状況を変えます。抽出ステップでは、テンプレートマッチングではなく意味を読むAIを使用するため、文書内のどこにあっても値を検出します。計算ステップでは、抽出中に明細項目を合計するため、出力にはすでに契約ごとの合計が含まれています。集約ステップでは、出力スプレッドシートを取得し、累計とポートフォリオ比率を追加します——これらの計算式は、契約が5件でも500件でも同じように機能します。

ステップ1：各契約から値を抽出する

最初のステップは、各契約から数値を取得し、構造化された表にまとめることです。ここで契約書のフィールド抽出が大きな役割を果たします。

ImageToTable.aiのカスタム列抽出では、フィールド名を入力するだけで抽出したい項目を定義できます。テンプレートやバウンディングボックス、サンプル文書による学習は一切不要です。AIはフィールドの意味を意味的に理解し、文書内のどこに表示されていても、どのようにラベル付けされていても、その値を特定します。ある契約書で「総対価」と記載され、別の契約書で「契約金額」と記載されていても、AIは両方のラベルが同じ概念を指すと理解し、同じ出力列にマッピングします。

契約ポートフォリオの概要を得るには、通常以下のような列を定義します：

47件の契約書を一括でアップロードします。PDF、スキャン画像、さらには署名済み契約書ページのスマートフォン写真にも対応しています。AIは各文書を個別に処理し、指定されたフィールドを特定して抽出します。その結果、各行が契約、各列が定義したフィールドとなる単一のスプレッドシートが生成されます。

これにより、以前よりもはるかに多くの情報が得られます。契約相手の名前、日付、料金項目が構造化された表になり、1文書あたり5〜10秒で抽出されます。手作業で読み取って転記する場合、1契約あたり数分かかることを考えれば、大幅な効率化です。ただし、ここまでの出力は生の値です。契約ごとの合計を求めるには、抽出中の計算が必要です。そこで登場するのが計算列です。

ステップ2：抽出中に契約ごとの合計を計算する

生の抽出では、ある列に「基本料金：48,000ドル」、別の列に「アドオン料金：2,400ドル」、さらに別の列に「変更調整額：+4,000ドル」と表示されます。便利ではありますが、まだ実用的ではありません。実際に必要なのは、契約ごとに1つの数値、つまり総コミットメント支出額です。

これを解決するのが計算列です。生の値を抽出して後でExcelで合計する代わりに、抽出中にAIに合計を実行するよう指示します。出力には既に合計が含まれているため、契約ごとの数値を得るための後処理は不要です。

列リストに計算列を追加して、同じ契約内のすべての料金項目を合計します：

AIは文書全体を読み込み、その構造を理解するため、手数料項目が本体・別表・修正文書に分散していても、同じ契約に属するものだけを特定して集計できます。これは、固定セル位置を参照するスプレッドシートの数式とは根本的に異なります。AIは「基本手数料はF列、追加手数料はH列」といった事前知識を必要としません。文書を読み、各手数料の意味を理解した上で合計します。

本体の当初手数料と修正文書の修正後手数料を区別し、修正後の値を採用するなど、多段階の推論が必要な場合は、Precision+を有効にしてください。このトグルにより、AIは追加の推論ステップを用いて関係性を相互検証し、適用すべき手数料のバージョンを判断し、結果出力前に内部の整合性を確認します。すべての手数料が一箇所に記載された単純な契約ではオフのままで構いません。別表に手数料表が分散する修正契約では、オンにしてください。

ここまでで、出力スプレッドシートには「契約総額」列が作成され、契約ごとに1つの数値が表示されています。バッチ内の全契約が読み込まれ、手数料が特定・合計されました。「各契約の価値はいくらか」という問いに答えたことになります。次に必要なのは、「それらをすべて合わせると、全体でいくらになるか」という問いへの回答です。

ステップ3：累計とポートフォリオ比率の計算

集計は出力スプレッドシートで行います。抽出と計算のステップですでに重い作業は終わっているため、ワークフローの中で最もシンプルな部分です。

計算列は単一のドキュメント内でのみ機能します。1つの契約内の手数料を合計することはできますが、バッチ内の他の契約の値を参照することはできません。このドキュメント間の集計をスプレッドシートが担当します。また、各行にはすでに「契約総額」がきれいに入力されているため、数式は非常にシンプルです。

ダウンロードしたExcelファイルを開きます。列は次のようになります。

この表示を生成する2つの数式：

これらの数式は、Excelで最もシンプルなものの一つです。このワークフローの価値は数式の複雑さにあるのではなく、47件の契約書を読んで手入力することなく、数式に投入する数値がスプレッドシートに届く点にあります。抽出と計算のステップがボトルネックを解消しました。集計ステップは簡単な部分です。

このワークフローがCLMの代わりになるケース、ならないケース

契約ライフサイクル管理（CLM）プラットフォーム（Ironclad、Agiloft、Icertis、Juro）は、エンタープライズ向け契約業務に特化しています。承認ワークフロー、条項ライブラリ、義務追跡、電子署名、コンプライアンスレポートを処理します。これらの機能が必要な組織には、CLMが適切な投資です。

しかし、多くのチームはCLMの全機能を必要としません。必要なのはもっと限定的で、すべての文書を読むことなく契約ポートフォリオに関する特定の質問に答えられることです。「これらのベンダー契約における総エクスポージャーはいくらか」「コミット済み支出の20%以上を占める契約はどれか」といった質問です。

抽出・計算・集計のワークフローは、その限定的なニーズに合致します。以下が、それが機能するケースとしないケースです。

境界線は明確です。主なニーズが契約内容の把握（金額、日付、取引先）であれば、抽出ワークフローで実現できます。主なニーズが契約を生きたプロセスとして管理すること（交渉、承認、更新）であれば、CLMが適切なツールです。多くのチームは両方を使用します。定期的なポートフォリオスナップショットには抽出ワークフロー、継続的な契約業務にはCLMという形です。