계약 금액을 추출하고
계약 간 누적 합계를 계산하는 방법

계약 가치의 사각지대

대부분의 조직은 현재 활성화된 계약이 몇 건인지 정확히 알고 있습니다. 만료일을 추적합니다. — 아니면 적어도 시도합니다. 갱신 달력은 존재합니다. CLM(계약 생명주기 관리)이 아닌 누군가의 Outlook에만 있는 경우라도 말입니다. 그러나 그림에서 일관되게 빠져 있는 숫자가 하나 있습니다: 모든 계약의 가치가 얼마인지에 대한 누적 합계입니다.

이 사각지대는 실질적인 결과를 초래합니다. "우리의 총 확정 지출이 얼마인가"라는 질문에 5분 안에 답할 수 없는 조달 팀은 예산 계획에 있어 맹목적으로 움직이는 것입니다. 공급업체 포트폴리오 전반의 총 책임 노출을 볼 수 없는 법무 부서는 측정할 수 없는 위험을 감수하고 있는 것입니다. 고객 사건을 관리하는 소규모 법률 사무소는 잠재적 파트너에게 활성 업무 위임장에 얼마의 반복 수익이 있는지 말해줄 수 없습니다.

숫자는 존재합니다 — 각 계약은 가치, 수수료 일정, 지불 조건을 명시합니다. 문제는 데이터가 없다는 것이 아닙니다. 문제는 데이터가 다른 형식의 수십 개 문서에 분산되어 있고, 값이 다른 구조로 표현되어 있다는 것입니다. 서비스 계약은 연간 수수료를 표지에 넣습니다. 고용 계약은 총 보상을 급여 조항, 보너스 일정, 복리후생 부록에 나누어 묻어 둡니다. 공급업체 계약은 계약 가치를 기본 수수료, 단위당 요율, 그리고 둘 다를 조정한 수정안에 걸쳐 분할합니다.

계약 가치가 집계를 거부하는 이유

계약 가치는 예를 들어 송장 합계보다 구조적으로 집계하기 어렵습니다. 송장에는 예측 가능한 위치에 단일 "합계" 필드가 있습니다. 계약은 재무 의무를 일관되지 않은 라벨이 있는 여러 섹션에 분산할 수 있습니다.

일반적인 공급업체 계약 내부에서 무슨 일이 일어나는지 생각해 보십시오:

• 섹션 3.1은 연간 라이선스 수수료를 "연간 $48,000, 분기별 지불"로 명시합니다.
• 부록 A는 연간 $2,400, $1,800, $3,600의 세 가지 선택적 추가 서비스를 나열합니다.
• 수정안 #2는 2년차부터 라이선스 수수료를 $52,000으로 조정합니다.
• 전시물 C는 일회성 구현 수수료 $7,500을 명시합니다.

이 계약을 읽는 사람은 이것들을 더할 수 있습니다 — 하지만 시간이 걸리고, 숫자는 네 곳에 있습니다. 전통적인 OCR 도구는 더 나쁩니다: 라이선스 수수료는 찾을 수 있지만 추가 서비스는 놓치거나, 수정 서신의 수정된 요율 대신 원래 계약의 이전 요율을 추출할 수 있습니다. 그리고 모든 것을 포착하더라도, 합산해야 하는 원시 숫자가 남습니다 — Excel에서 수동으로 직접 말입니다.

여기서 추출-계산-집계 워크플로우가 방정식을 바꿉니다. 추출 단계는 템플릿 일치가 아닌 의미를 읽는 AI를 사용하므로 문서의 어디에 있든 값을 찾습니다. 계산 단계는 추출 중에 라인 항목을 합산하므로 출력에는 이미 계약별 합계가 포함됩니다. 집계 단계는 출력 스프레드시트를 가져와 누적 합계와 포트폴리오 백분율을 추가합니다 — 5개 계약이든 500개 계약이든 동일하게 작동하는 수식입니다.

1단계: 각 계약에서 개별 계약 가치 추출

첫 번째 단계는 각 계약에서 숫자를 추출하여 구조화된 표로 만드는 것입니다. 이 작업은 계약 필드 추출이 핵심 역할을 담당합니다.

ImageToTable.ai의 맞춤 열 추출을 사용하면 필드 이름을 입력하여 원하는 필드를 정의할 수 있습니다 — 템플릿, 경계 상자, 샘플 문서 학습이 필요 없습니다. AI는 필드가 의미적으로 무엇을 나타내는지 이해하여 문서 내 위치나 레이블 방식과 관계없이 각 값을 찾아냅니다. 한 계약에서 "총 대가"로, 다른 계약에서 "계약 가격"으로 설명된 값은 AI가 두 레이블이 동일한 개념을 가리킨다는 것을 이해하므로 동일한 출력 열로 매핑됩니다.

계약 포트폴리오 개요를 위해 일반적으로 다음과 같은 열을 정의합니다:

47개 계약 전체를 일괄 업로드하세요 — PDF, 스캔본, 서명된 계약 페이지의 휴대폰 사진까지 드래그 앤 드롭으로 가능합니다. AI는 각 문서를 독립적으로 처리하여 지정된 필드를 찾아 추출합니다. 결과는 각 행이 계약이고 각 열이 정의한 필드인 단일 스프레드시트입니다.

이것만으로도 이전보다 더 많은 것을 얻을 수 있습니다: 상대방 이름, 날짜, 수수료 구성 요소가 포함된 구조화된 표 — 문서당 5-10초 만에 추출되며, 수작업으로 읽고 기록하는 데 계약당 몇 분이 걸리던 것과 대조됩니다. 하지만 지금까지의 출력은 원시 값입니다. 계약별 합계를 얻으려면 추출 중 계산이 필요합니다 — 이것이 계산 열이 필요한 이유입니다.

2단계: 추출 중 계약별 합계 계산

원시 추출을 하면 "기본 수수료: $48,000"이 한 열에, "추가 수수료: $2,400"이 다른 열에, "수정 조정: +$4,000"이 세 번째 열에 표시됩니다. 유용하지만 아직 실행 가능한 형태는 아닙니다. 실제로 필요한 것은 계약당 하나의 숫자, 즉 총 확정 지출입니다.

이 문제를 해결하는 것이 계산 열입니다. 원시 값을 추출한 후 Excel에서 합산하는 대신, AI에게 추출 중에 합산을 수행하도록 지시합니다. 출력에는 이미 합계가 포함되어 있으므로 계약별 수치에 대한 사후 처리가 필요 없습니다.

열 목록에 동일한 계약 내의 모든 수수료 구성 요소를 합산하는 계산 열을 추가하세요:

AI는 전체 문서를 읽고 그 구조를 이해하므로, 동일한 계약에 속하는 수수료 구성 요소를 식별하고 해당 항목만 집계할 수 있습니다. 수수료가 본문, 일정, 수정 사항에 분산되어 있어도 마찬가지입니다. 이는 고정된 셀 위치를 참조하는 스프레드시트 수식과 근본적으로 다릅니다. AI는 "기본 수수료가 F열에 있고 추가 수수료가 H열에 있다"는 것을 알 필요가 없습니다. 문서를 읽고 각 수수료가 무엇을 의미하는지 이해한 다음 합산합니다.

본문의 원래 수수료와 수정 서신의 수정된 수수료를 구분하고 수정된 값을 사용해야 하는 등 다단계 추론이 필요할 때는 Precision+를 활성화하세요. 이 토글은 AI에게 추가 추론 단계를 제공하여 관계를 교차 검증하고, 어떤 버전의 수수료를 적용해야 하는지 확인하며, 결과를 출력하기 전에 내부 일관성을 확인하도록 합니다. 모든 수수료가 한 곳에 있는 단순한 계약의 경우에는 끄십시오. 수정 사항이 있고 수수료 일정이 별첨에 분산된 계약의 경우에는 켜십시오.

이 시점에서 출력 스프레드시트에는 계약별로 하나의 숫자가 있는 "총 계약 가치" 열이 있습니다. 배치의 모든 계약이 읽혀졌고, 수수료가 식별되어 합산되었습니다. "각 계약의 가치는 얼마인가"라는 질문에 답했습니다. 이제 "모두 합쳐서 얼마인가"라는 질문에 답해야 합니다.

3단계: 누적 합계 및 포트폴리오 비율 구축

집계 단계는 출력 스프레드시트에서 이루어집니다. 추출 및 계산 단계에서 이미 어려운 작업을 수행했기 때문에 워크플로우에서 가장 간단한 부분입니다.

계산 열은 단일 문서 내에서 작동합니다. 즉, 하나의 계약 내에서 수수료를 합산할 수 있지만 배치의 다른 계약 값을 참조할 수는 없습니다. 이러한 문서 간 집계는 스프레드시트가 처리합니다. 각 계약의 행에 이미 깔끔한 "총 계약 가치"가 있으므로 수식은 간단합니다.

다운로드한 Excel 파일을 엽니다. 열은 대략 다음과 같습니다:

두 가지 수식이 이 보기를 생성합니다:

이 수식들은 Excel에서 가장 간단한 두 가지입니다. 이 워크플로우의 가치는 수식의 복잡성에 있는 것이 아니라, 수식에 입력되는 숫자가 누군가 47개의 계약서를 읽고 값을 수작업으로 입력하지 않아도 스프레드시트에 도착했다는 점에 있습니다. 추출 및 계산 단계가 병목 현상을 제거했습니다. 집계 단계는 쉬운 부분입니다.

이 워크플로우가 CLM(계약 생명주기 관리)을 대체하는 경우 — 그렇지 않은 경우

계약 생명주기 관리 플랫폼 — Ironclad, Agiloft, Icertis, Juro — 은 기업 계약 운영을 위해 특별히 설계되었습니다. 승인 워크플로우, 조항 라이브러리, 의무 추적, 전자 서명, 규정 준수 보고를 처리합니다. 귀하의 조직에 이러한 기능이 필요하다면 CLM이 올바른 투자입니다.

그러나 많은 팀은 전체 CLM 기능 세트를 필요로 하지 않습니다. 그들은 더 좁은 범위의 것을 필요로 합니다: 모든 문서를 읽지 않고 계약 포트폴리오에 대한 특정 질문에 답할 수 있는 능력. "이러한 공급업체 계약에 걸친 총 노출은 얼마인가" 또는 "확정 지출의 20% 이상을 차지하는 계약은 무엇인가"와 같은 질문입니다.

추출-계산-집계 워크플로우는 그 더 좁은 필요에 적합합니다. 다음은 작동하는 경우와 그렇지 않은 경우입니다:

경계는 명확합니다. 귀하의 주요 필요가 계약서에 무엇이 있는지 아는 것 — 값, 날짜, 상대방 — 이라면 추출 워크플로가 목적을 달성해 드립니다. 주요 필요가 계약을 살아 있는 프로세스로 관리하는 것 — 협상, 승인, 갱신 — 이라면 CLM이 올바른 도구입니다. 많은 팀이 둘 다 사용할 것입니다. 주기적인 포트폴리오 스냅샷에는 추출 워크플로를, 지속적인 계약 운영에는 CLM을 사용하는 방식입니다.