계약 금액을 추출하고
전체 계약 누계 계산하기

계약 가치 사각지대

대부분의 조직은 현재 활성화된 계약이 몇 개인지 정확히 알고 있습니다. 만료일도 추적합니다. 적어도 시도는 합니다. 갱신 일정도 존재합니다. CLM이 아닌 누군가의 Outlook에 저장되어 있더라도 말이죠. 하지만 일관되게 누락된 숫자가 하나 있습니다. 바로 모든 계약의 총 가치입니다.

이 사각지대는 실제 결과를 초래합니다. "총 약정 지출액이 얼마입니까?"라는 질문에 5분 안에 답하지 못하는 조달팀은 예산 계획에서 맹목적으로 움직이는 것입니다. 공급업체 포트폴리오 전체의 총 책임 노출액을 파악하지 못하는 법무팀은 측정할 수 없는 위험을 감수하는 것입니다. 고객 업무를 관리하는 소규모 법률 사무소는 잠재적 파트너에게 활성 업무 위임장에 포함된 정기 수익이 얼마인지 말해줄 수 없습니다.

숫자는 존재합니다. 각 계약에는 가치, 수수료 일정, 지불 조건이 명시되어 있습니다. 문제는 데이터가 누락된 것이 아닙니다. 문제는 데이터가 다른 형식의 수십 개 문서에 분산되어 있고, 가치가 다른 구조로 표현되어 있다는 점입니다. 서비스 계약은 연간 수수료를 표지에 명시합니다. 고용 계약은 총 보상을 급여 조항, 보너스 일정, 복리후생 부록에 나누어 숨깁니다. 공급업체 계약은 계약 가치를 기본 수수료, 단위당 요율, 그리고 둘 다를 조정한 수정안에 분산시킵니다.

계약 가치 집계가 어려운 이유

계약 가치는 송장 합계보다 구조적으로 집계하기 어렵습니다. 송장에는 예측 가능한 위치에 단일 "총액" 필드가 있습니다. 그러나 계약은 재정적 의무를 일관되지 않은 레이블로 여러 섹션에 분산시킬 수 있습니다.

일반적인 공급업체 계약 내부를 살펴보겠습니다:

• 섹션 3.1은 연간 라이선스 수수료를 "연간 $48,000, 분기별 지불"로 명시합니다.
• 별표 A는 연간 $2,400, $1,800, $3,600의 세 가지 선택적 추가 서비스를 나열합니다.
• 수정안 #2는 2년차부터 라이선스 수수료를 $52,000으로 조정합니다.
• 부록 C는 일회성 구현 수수료 $7,500을 명시합니다.

이 계약을 읽는 사람은 이것들을 더할 수 있습니다. 하지만 시간이 걸리고 숫자는 네 군데에 있습니다. 기존 OCR 도구는 상황이 더 나쁩니다. 라이선스 수수료는 찾을 수 있지만 추가 서비스는 놓치거나, 수정안의 수정된 요율 대신 원래 계약의 이전 요율을 추출할 수 있습니다. 그리고 모든 것을 캡처하더라도 Excel에서 수동으로 합산해야 하는 원시 숫자만 남게 됩니다.

이것이 추출-계산-집계 워크플로우가 방정식을 바꾸는 지점입니다. 추출 단계는 템플릿 일치가 아닌 의미를 읽는 AI를 사용하므로 문서 내 위치에 관계없이 값을 찾습니다. 계산 단계는 추출 중에 라인 항목을 합산하므로 출력에는 이미 계약별 총계가 포함됩니다. 집계 단계는 출력 스프레드시트를 가져와 총계와 포트폴리오 백분율을 추가합니다. 이 공식은 계약이 5개든 500개든 동일하게 작동합니다.

1단계: 개별 계약서에서 값 추출

첫 번째 단계는 각 계약서에서 숫자를 추출하여 구조화된 표로 만드는 것입니다. 이 과정에서 계약서 필드 추출이 중요한 역할을 합니다.

ImageToTable.ai의 사용자 정의 열 추출 기능을 사용하면 필드 이름을 입력하여 원하는 필드를 정의할 수 있습니다. 템플릿, 경계 상자, 샘플 문서 학습이 필요 없습니다. AI는 필드가 문서 내 어디에 있거나 어떻게 표시되어 있든, 그 의미를 이해하여 각 값을 찾아냅니다. 한 계약서에서는 "총 대가"로, 다른 계약서에서는 "계약 금액"으로 설명된 값이라도 AI가 두 레이블이 동일한 개념을 가리킨다는 것을 이해하기 때문에 동일한 출력 열에 매핑됩니다.

계약 포트폴리오 개요를 위해 일반적으로 다음과 같은 열을 정의합니다:

47개 계약서를 한 번에 업로드하세요. PDF, 스캔본, 심지어 서명된 계약서 페이지를 휴대폰으로 찍은 사진도 드래그 앤 드롭으로 가능합니다. AI는 각 문서를 독립적으로 처리하여 지정된 필드를 찾아 추출합니다. 그 결과 각 행이 계약서이고 각 열이 사용자가 정의한 필드인 단일 스프레드시트가 생성됩니다.

이것만으로도 이전보다 훨씬 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 계약 상대방 이름, 날짜, 수수료 구성 요소가 포함된 구조화된 표가 문서당 5~10초 만에 추출됩니다. 수동으로 읽고 기록하는 데 계약서당 몇 분이 걸리던 것과 비교됩니다. 하지만 지금까지의 출력은 원시 값일 뿐입니다. 계약별 합계를 얻으려면 추출 중에 계산이 필요하며, 바로 여기서 계산된 열이 사용됩니다.

2단계: 추출 중 계약별 합계 계산

원시 추출 결과는 한 열에 "기본 수수료: $48,000", 다른 열에 "부가 수수료: $2,400", 세 번째 열에 "계약 변경 조정: +$4,000"과 같이 표시됩니다. 유용하지만 아직 실행 가능한 형태는 아닙니다. 실제로 필요한 것은 계약서당 하나의 숫자, 즉 총 약정 지출액입니다.

이 문제를 해결하는 것이 계산된 열입니다. 원시 값을 추출하여 나중에 Excel에서 합산하는 대신, AI에게 추출 중에 합계를 계산하도록 지시합니다. 출력에는 이미 총계가 포함되어 있어 계약별 수치에 대한 사후 처리가 필요 없습니다.

열 목록에 동일한 계약 내의 모든 수수료 구성 요소를 합산하는 계산된 열을 추가하세요:

AI가 문서 전체를 읽고 구조를 이해하기 때문에, 본문, 일정표, 수정계약서에 걸쳐 수수료가 분산되어 있어도 동일 계약에 속한 수수료 항목을 식별하여 합산할 수 있습니다. 이는 고정된 셀 위치를 참조하는 스프레드시트 수식과 근본적으로 다릅니다. AI는 "기본 수수료는 F열, 추가 수수료는 H열에 있다"는 것을 알 필요가 없습니다. 문서를 읽고 각 수수료가 무엇을 의미하는지 이해한 후 합산합니다.

본문의 원래 수수료와 수정계약서의 수정된 수수료를 구분하고 수정된 값을 사용해야 하는 등 다단계 추론이 필요할 때는 정밀도+를 활성화하세요. 이 토글은 AI에 추가 추론 단계를 제공하여 관계를 교차 확인하고, 적용해야 할 수수료 버전을 검증하며, 결과를 출력하기 전에 내부 일관성을 확인하도록 합니다. 모든 수수료가 한 곳에 있는 단순한 계약서의 경우에는 끄고, 전시물에 분산된 수수료 일정이 있는 수정 계약서의 경우에는 켜세요.

이 시점에서 출력 스프레드시트에는 계약당 하나의 숫자가 있는 "총 계약 가치" 열이 있습니다. 배치의 모든 계약이 읽혀지고, 수수료가 식별되어 합산되었습니다. "각 계약의 가치는 얼마인가"에 대한 답을 얻었습니다. 이제 "모든 계약의 총 가치는 얼마인가"에 대한 답이 필요합니다.

3단계: 누계 및 포트폴리오 비율 계산

집계 단계는 출력 스프레드시트에서 이루어집니다. 추출 및 계산 단계에서 이미 어려운 작업을 처리했기 때문에 워크플로우 중 가장 간단한 부분입니다.

계산된 열은 단일 문서 내에서만 작동합니다. 즉, 하나의 계약 내에서 수수료를 합산할 수 있지만 배치 내 다른 계약의 값을 참조할 수는 없습니다. 이러한 문서 간 집계는 스프레드시트가 처리합니다. 그리고 각 계약에는 이미 해당 행에 깔끔한 "총 계약 가치"가 있으므로 수식은 매우 간단합니다.

다운로드한 Excel 파일을 엽니다. 열은 다음과 같이 표시됩니다:

두 가지 수식으로 이 보기를 생성합니다:

이 두 수식은 엑셀에서 가장 간단한 수식 중 하나입니다. 이 워크플로의 가치는 수식의 복잡성에 있는 것이 아니라, 47개의 계약서를 읽고 수동으로 값을 입력할 필요 없이 수식에 입력되는 숫자가 스프레드시트에 도착했다는 점에 있습니다. 추출 및 계산 단계가 병목 현상을 제거했습니다. 집계 단계는 쉬운 부분입니다.

이 워크플로가 CLM을 대체하는 경우와 그렇지 않은 경우

계약 수명 주기 관리(CLM) 플랫폼(Ironclad, Agiloft, Icertis, Juro)은 엔터프라이즈 계약 운영을 위해 특별히 설계되었습니다. 승인 워크플로, 조항 라이브러리, 의무 추적, 전자 서명 및 규정 준수 보고를 처리합니다. 조직에 이러한 기능이 필요하다면 CLM이 올바른 투자입니다.

하지만 많은 팀이 CLM의 전체 기능 세트를 필요로 하지 않습니다. 더 좁은 범위의 기능, 즉 모든 문서를 읽지 않고도 계약 포트폴리오에 대한 특정 질문에 답할 수 있는 기능이 필요합니다. "이 공급업체 계약 전체에 걸친 총 익스포저는 얼마인가?" 또는 "전체 지출의 20% 이상을 차지하는 계약은 무엇인가?"와 같은 질문 말입니다.

추출-계산-집계 워크플로는 이러한 더 좁은 요구에 적합합니다. 다음은 이 워크플로가 효과적인 경우와 그렇지 않은 경우입니다:

경계는 명확합니다: 주요 요구 사항이 계약 내용 파악(값, 날짜, 상대방)이라면 추출 워크플로가 적합합니다. 주요 요구 사항이 계약을 살아있는 프로세스로 관리(협상, 승인, 갱신)하는 것이라면 CLM이 올바른 도구입니다. 많은 팀이 두 가지를 모두 사용할 것입니다: 정기적인 포트폴리오 스냅샷에는 추출 워크플로를, 지속적인 계약 운영에는 CLM을 사용합니다.