Vertragswerte extrahieren und
laufende Summen über alle Vereinbarungen berechnen

Der blinde Fleck beim Vertragswert

Die meisten Organisationen wissen genau, wie viele Verträge sie aktiv haben. Sie verfolgen Ablaufdaten – oder versuchen es zumindest. Es gibt Verlängerungskalender, selbst wenn sie eher in Outlook eines Mitarbeiters als in einem CLM-System leben. Doch eine Zahl fehlt durchgängig im Bild: die laufende Summe dessen, was all diese Vereinbarungen wert sind.

Dieser blinde Fleck hat reale Konsequenzen. Ein Einkaufsteam, das nicht in unter fünf Minuten beantworten kann, "wie hoch unsere gesamten vertraglichen Verpflichtungen sind", fliegt bei der Budgetplanung blind. Eine Rechtsabteilung, die das aggregierte Haftungsrisiko über ihr Lieferantenportfolio nicht sehen kann, geht Risiken ein, die sie nicht messen kann. Eine kleine Anwaltskanzlei, die Mandate verwaltet, kann einem potenziellen Partner nicht sagen, wie viel wiederkehrende Einnahmen in ihren aktiven Mandatsschreiben stecken.

Die Zahlen existieren – jeder Vertrag nennt seinen Wert, sein Honorarschema, seine Zahlungsbedingungen. Das Problem ist nicht, dass die Daten fehlen. Das Problem ist, dass sie über Dutzende von Dokumenten in verschiedenen Formaten verstreut sind, mit Werten, die in unterschiedlichen Strukturen ausgedrückt werden. Ein Dienstleistungsvertrag setzt die Jahresgebühr auf die Titelseite. Ein Arbeitsvertrag vergräbt die Gesamtvergütung über eine Gehaltsklausel, einen Bonusplan und einen Leistungsanhang. Ein Lieferantenvertrag teilt den Vertragswert auf eine Grundgebühr, einen Stückpreis und eine Nachtragsanpassung auf.

Warum sich Vertragswerte der Aggregation widersetzen

Vertragswerte sind strukturell schwieriger zu aggregieren als beispielsweise Rechnungssummen. Eine Rechnung hat ein einzelnes "Gesamt"-Feld an einer vorhersehbaren Stelle. Ein Vertrag kann seine finanziellen Verpflichtungen über mehrere Abschnitte mit inkonsistenten Bezeichnungen verteilen.

Betrachten Sie, was in einem typischen Lieferantenvertrag passiert:

• Abschnitt 3.1 nennt die jährliche Lizenzgebühr mit "48.000 $ pro Jahr, zahlbar vierteljährlich."
• Anhang A listet drei optionale Zusatzdienste zu 2.400 $, 1.800 $ und 3.600 $ pro Jahr.
• Nachtrag Nr. 2 passt die Lizenzgebühr ab Jahr 2 auf 52.000 $ an.
• Anlage C spezifiziert eine einmalige Implementierungsgebühr von 7.500 $.

Eine Person, die diesen Vertrag liest, kann diese Beträge zusammenzählen – aber es dauert Zeit, und die Zahlen stehen an vier verschiedenen Stellen. Ein traditionelles OCR-Tool schneidet schlechter ab: Es findet vielleicht die Lizenzgebühr, übersieht aber die Zusatzdienste, oder extrahiert den alten Satz aus der Originalvereinbarung statt des geänderten Satzes aus dem Nachtragsschreiben. Und selbst wenn es alles erfasst, bleiben Sie mit rohen Zahlen zurück, die summiert werden müssen – entweder von Ihnen, in Excel, manuell.

Hier verändert der Arbeitsablauf Extrahieren-Berechnen-Aggregieren die Gleichung. Der Extraktionsschritt verwendet KI, die auf Bedeutung liest – nicht auf Vorlagenabgleich –, sodass sie Werte findet, unabhängig davon, wo sie im Dokument stehen. Der Berechnungsschritt summiert Einzelposten während der Extraktion, sodass die Ausgabe bereits die Gesamtsumme pro Vertrag enthält. Der Aggregationsschritt nimmt die Ausgabetabelle und fügt laufende Summen und Portfolio-Prozentsätze hinzu – Formeln, die gleich funktionieren, ob Sie 5 oder 500 Verträge haben.

Schritt 1: Einzelwerte aus jedem Vertrag extrahieren

Im ersten Schritt werden die Zahlen aus jedem Vertrag in eine strukturierte Tabelle überführt. Hier übernimmt die Vertragsfeldextraktion die Hauptarbeit.

Mit der benutzerdefinierten Spaltenextraktion von ImageToTable.ai definieren Sie die gewünschten Felder einfach durch Eingabe ihrer Namen – ganz ohne Vorlagen, Begrenzungsrahmen oder Training an Beispieldokumenten. Die KI lokalisiert jeden Wert, indem sie die semantische Bedeutung des Feldes versteht, unabhängig davon, wo es im Dokument steht oder wie es beschriftet ist. Ein Wert, der in einem Vertrag als „Gesamtvergütung" und in einem anderen als „Vertragspreis" bezeichnet wird, landet in derselben Ausgabespalte, da die KI erkennt, dass beide Bezeichnungen dasselbe Konzept meinen.

Für eine Vertragsportfolio-Übersicht würden Sie typischerweise Spalten wie diese definieren:

Laden Sie alle 47 Verträge als Stapel hoch – per Drag & Drop funktionieren PDFs, Scans und sogar Handyfotos von unterschriebenen Vertragsseiten. Die KI verarbeitet jedes Dokument unabhängig und lokalisiert und extrahiert die angegebenen Felder. Das Ergebnis ist eine einzige Tabelle, in der jede Zeile einen Vertrag und jede Spalte ein von Ihnen definiertes Feld darstellt.

Damit haben Sie bereits mehr als zuvor: eine strukturierte Tabelle mit Vertragspartnernamen, Daten und Gebührenbestandteilen – alles extrahiert in 5–10 Sekunden pro Dokument, im Gegensatz zu den Minuten pro Vertrag, die das manuelle Lesen und Übertragen dauern würde. Der Output besteht jedoch zunächst aus Rohwerten. Um eine Gesamtsumme pro Vertrag zu erhalten, benötigen Sie Berechnungen während der Extraktion – hier kommen berechnete Spalten ins Spiel.

Schritt 2: Gesamtsummen pro Vertrag während der Extraktion berechnen

Eine reine Extraktion liefert Ihnen „Grundgebühr: 48.000 €" in einer Spalte, „Zusatzgebühr: 2.400 €" in einer anderen und „Anpassung durch Änderung: +4.000 €" in einer dritten. Nützlich, aber noch nicht handlungsrelevant. Was Sie wirklich brauchen, ist eine Zahl pro Vertrag: die gesamte vertragliche Bindung.

Hierfür gibt es berechnete Spalten. Statt Rohwerte zu extrahieren und später in Excel zu summieren, weisen Sie die KI an, die Summierung während der Extraktion durchzuführen. Der Output enthält dann bereits die Gesamtsumme – keine Nachbearbeitung für den Wert pro Vertrag erforderlich.

Fügen Sie Ihrer Spaltenliste eine berechnete Spalte hinzu, die alle Gebührenbestandteile innerhalb desselben Vertrags summiert:

Da die KI das gesamte Dokument liest und seine Struktur versteht, kann sie erkennen, welche Gebührenbestandteile zum selben Vertrag gehören und nur diese zusammenfassen – selbst wenn die Gebühren über den Haupttext, Anhänge und Nachtragsvereinbarungen verteilt sind. Das unterscheidet sich grundlegend von einer Tabellenkalkulationsformel, die auf feste Zellpositionen verweist. Die KI muss nicht wissen, dass „die Grundgebühr in Spalte F und die Zusatzgebühr in Spalte H steht“. Sie liest das Dokument, versteht, was jede Gebühr darstellt, und summiert sie.

Wenn Sie mehrstufiges Denken benötigen – etwa um zwischen der ursprünglichen Gebühr im Haupttext und der geänderten Gebühr in einem Nachtrag zu unterscheiden und den geänderten Wert zu verwenden – aktivieren Sie Präzision+. Dieser Schalter gibt der KI zusätzliche Denkschritte, um Beziehungen zu überprüfen, zu ermitteln, welche Version einer Gebühr gelten soll, und die interne Konsistenz zu bestätigen, bevor Ergebnisse ausgegeben werden. Bei einfachen Verträgen, in denen alle Gebühren an einer Stelle stehen, lassen Sie ihn deaktiviert. Bei geänderten Vereinbarungen mit Gebührenplänen, die über Anhänge verteilt sind, schalten Sie ihn ein.

An diesem Punkt hat Ihre Ausgabetabelle eine Spalte „Gesamter Vertragswert“ mit einer Zahl pro Vertrag. Jeder Vertrag im Stapel wurde gelesen, seine Gebühren identifiziert und summiert. Sie haben die Frage beantwortet: „Wie viel ist jeder einzelne Vertrag wert?“ Jetzt müssen Sie beantworten: „Wie viel sind alle zusammen wert?“

Schritt 3: Kumulierte Summen und Portfolioanteile berechnen

Die Aggregation erfolgt in der Ausgabetabelle – und ist der einfachste Teil des Workflows, da die Extraktion und Berechnung die schwere Arbeit bereits erledigt haben.

Berechnete Spalten arbeiten innerhalb eines einzelnen Dokuments: Sie können Gebühren innerhalb eines Vertrags summieren, aber nicht auf Werte anderer Verträge im Batch zugreifen. Diese dokumentübergreifende Aggregation übernimmt die Tabelle. Und da jeder Vertrag bereits einen sauberen „Gesamtwert“ in seiner Zeile hat, sind die Formeln trivial.

Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Datei. Ihre Spalten sehen etwa so aus:

Zwei Formeln erzeugen diese Ansicht:

Diese Formeln gehören zu den einfachsten in Excel. Der Wert dieses Workflows liegt nicht in der Komplexität der Formeln – sondern darin, dass die Zahlen, die in die Formeln einfließen, in der Tabelle landen, ohne dass jemand 47 Verträge lesen und Werte manuell eingeben muss. Die Schritte Extraktion und Berechnung haben den Engpass beseitigt. Die Aggregation ist der einfache Teil.

Wann dieser Workflow ein CLM ersetzt – und wann nicht

Vertragslebenszyklus-Management-Plattformen – Ironclad, Agiloft, Icertis, Juro – sind speziell für das Vertragsmanagement in Unternehmen konzipiert. Sie decken Genehmigungsworkflows, Klauselbibliotheken, Pflichtenverfolgung, elektronische Signaturen und Compliance-Berichte ab. Wenn Ihr Unternehmen diese Funktionen benötigt, ist ein CLM die richtige Investition.

Viele Teams brauchen jedoch nicht den vollen CLM-Funktionsumfang. Sie brauchen etwas Spezifischeres: die Möglichkeit, bestimmte Fragen zu ihrem Vertragsportfolio zu beantworten, ohne jedes Dokument lesen zu müssen. Fragen wie „Wie hoch ist unser Gesamtrisiko aus diesen Lieferantenverträgen?" oder „Welche Verträge machen mehr als 20 % unserer gebundenen Ausgaben aus?"

Der Workflow „Extrahieren – Berechnen – Aggregieren" erfüllt dieses spezifischere Bedürfnis. Hier ist, wann er funktioniert und wann nicht:

Die Grenze ist klar: Wenn Ihr Hauptbedarf darin besteht, zu wissen, was in Ihren Verträgen steht – Werte, Daten, Vertragspartner –, dann bringt Sie der Extraktions-Workflow ans Ziel. Wenn Ihr Hauptbedarf darin besteht, den Vertrag als lebendigen Prozess zu verwalten – Verhandlungen, Genehmigungen, Verlängerungen –, dann ist ein CLM das richtige Werkzeug. Viele Teams werden beides nutzen: den Extraktions-Workflow für regelmäßige Portfolio-Snapshots und das CLM für das laufende Vertragsmanagement.