Zertifizierte Lohnabrechnung für Einsteiger:
Was jeder Auftragnehmer wissen muss

Was zertifizierte Lohnabrechnung tatsächlich ist

So lässt es sich am einfachsten verstehen: Die reguläre Lohnabrechnung beantwortet eine Frage – „Habe ich meine Mitarbeiter bezahlt?" Die zertifizierte Lohnabrechnung beantwortet eine andere Frage – „Kann ich der Regierung nachweisen, dass ich meine Mitarbeiter mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Lohn bezahlt habe?"

Wenn Sie einen Bauvertrag gewinnen, der mit Bundesmitteln finanziert wird – von einem ländlichen Wasserprojekt des USDA über eine Bürorenovierung der GSA bis hin zur Modernisierung einer Kaserne des DoD – knüpft die Regierung an jeden Dollar eine Bedingung: Sie müssen wöchentlich einen Bericht einreichen, der genau dokumentiert, wer gearbeitet hat, was sie getan haben, wie viele Stunden sie geleistet haben, welchen Lohnsatz Sie gezahlt haben und welche Abzüge Sie vorgenommen haben. Dieser wöchentliche Bericht ist Ihre zertifizierte Lohnabrechnung. Das Standardformular des Bundes für diesen Bericht ist WH-347 (offizielle DOL-Formularseite) – oder das entsprechende Formular Ihres Bundesstaates, falls das Projekt unter das staatliche Gehaltsbestimmungsgesetz fällt.

Das ist keine optionale Bürokratie. Es ist eine rechtliche Verpflichtung, die im Vertrag verankert ist. Sie reichen sie jede Woche pünktlich für jeden Arbeiter ein – einschließlich der Teams von Subunternehmern. Wenn ein Subunternehmer keine Einreichung vornimmt, haften Sie als Generalunternehmer (dazu später mehr).

Das zentrale Ergebnis ist das WH-347-Formular, aber die eigentliche Anforderung ist das zugrunde liegende System: Ihre Arbeitszeitnachweise, Lohndokumentation, Berufsklassifizierungen und Berechnungen der Sozialleistungen müssen einer Prüfung standhalten. Zertifizierte Lohnabrechnung ist nicht nur ein Formular, das Sie einreichen – es ist eine Aufzeichnungsdisziplin, die Sie übernehmen.

Woher es kommt: Der Davis-Bacon Act

Zu verstehen, warum die zertifizierte Lohnabrechnung existiert, macht den Rest viel einfacher zu bewältigen. Die Anforderung geht auf das Jahr 1931 zurück – mitten in der Großen Depression – und auf ein konkretes Problem, das der Kongress lösen wollte.

Damals wurden Bundesbauverträge von Firmen aus anderen Bundesstaaten gewonnen, die billige Arbeitskräfte importierten, lokale Auftragnehmer, die faire Löhne zahlten, unterboten, das Projekt (manchmal mangelhaft) abschlossen und wieder verschwanden. Lokale Arbeiter verloren ihre Arbeitsplätze. Lokale Auftragnehmer konnten nicht konkurrieren. Gemeinden, die den wirtschaftlichen Aufschwung durch Bundesbauausgaben brauchten, mussten stattdessen zusehen, wie ihre Löhne durch wandernde Billigbieter gedrückt wurden.

Der Davis-Bacon Act (40 U.S.C. § 3141 ff.) war die Antwort des Kongresses. Sein Kernmechanismus: Jeder Auftragnehmer, der an einem bundesfinanzierten Bauvertrag über 2.000 $ arbeitet, muss den Arbeitern mindestens die Gehaltsbestimmung für diese Art von Arbeit in diesem geografischen Gebiet zahlen. Die Gehaltsbestimmung ist keine feste Zahl wie der bundesweite Mindestlohn – es ist der Satz, den das US-Arbeitsministerium durch lokale Erhebungen als Standard für jedes Baugewerbe (Zimmerer, Elektriker, Bauarbeiter, Maschinenführer usw.) in jedem County festlegt.

Das Gesetz brachte auch ein Netzwerk unterstützender Vorschriften hervor:

• 29 CFR Teil 5 – die Durchsetzungsregeln für Arbeitsstandards, die festlegen, wie Davis-Bacon vor Ort angewendet wird
• 29 CFR Teil 1 – die Verfahren, mit denen die DOL Gehaltsfestsetzungen erhebt und veröffentlicht
• 29 CFR Teil 3 – setzt den Copeland „Anti-Kickback"-Act (40 U.S.C. § 3145) um, der regelt, welche Abzüge Sie vom Gehaltsscheck eines Arbeiters vornehmen dürfen, und Kickbacks illegal macht
• Contract Work Hours and Safety Standards Act (CWHSSA) (40 U.S.C. § 3701 ff.) – verlangt 1,5-fache Überstundenvergütung für Stunden über 40 pro Woche bei abgedeckten Verträgen

Neunundzwanzig Bundesstaaten haben seitdem eigene „Little-Davis-Bacon“-Gesetze erlassen, die die Anforderungen an die Gehaltsbestimmung auf staatlich finanzierte öffentliche Bauvorhaben ausweiten. Die Schwellenwerte variieren stark – von 1.000 $ in manchen Staaten bis zu 100.000 $ in anderen. Wenn Sie sich in Kalifornien, New York oder Illinois um öffentliche Aufträge bewerben, haben Sie es sowohl mit bundesstaatlichen als auch mit staatlichen Rahmenwerken zur Gehaltsbestimmung zu tun, jeweils mit eigenen Gehaltsfestsetzungen und Meldeformularen.

Eine bedeutende regulatorische Aktualisierung erfolgte 2023, als das DOL die Davis-Bacon-Regeln erstmals seit Jahrzehnten überarbeitete – die Berechnung der Gehaltsbestimmungen wurde aktualisiert und die Durchsetzungsmechanismen gestärkt. Obwohl die Associated General Contractors (AGC) Teile der Regel vor Gericht anfocht und eine einstweilige Verfügung gegen bestimmte Bestimmungen erwirkte, ist der Großteil der Aktualisierung in Kraft und gilt für Verträge, die nach Oktober 2023 vergeben werden.

Das WH-347-Formular: Was hineingehört

Das WH-347 ist der standardmäßige bundesstaatliche Bericht zur zertifizierten Lohnabrechnung. Betrachten Sie es nicht als ein Formular, das Sie einmal ausfüllen, sondern als eine Vorlage, die Sie jede einzelne Woche für die gesamte Projektdauer einreichen. Hier erfahren Sie, was jeder Abschnitt abdeckt – keine Schritt-für-Schritt-Anleitung, sondern das strukturelle Verständnis, das Sie benötigen, um es zu verstehen.

Die wichtigsten Informationskategorien

Identität und Berufsklassifizierung des Arbeitnehmers. Für jeden Mitarbeiter melden Sie den Namen, die letzten vier Ziffern der SSN (nicht die vollständige Nummer) und – entscheidend – die Berufsklassifizierung. Diese Klassifizierung ist nicht irgendeine interne Berufsbezeichnung. Sie muss mit den Klassifizierungen übereinstimmen, die in der Gehaltsfestsetzung Ihres Vertrags aufgeführt sind. Wenn Ihre Gehaltsfestsetzung „Zimmerer“ mit 34,50 $/Std. und „Allgemeinarbeiter“ mit 22,75 $/Std. angibt, müssen Sie genau diese Klassifizierungen verwenden. Einen Zimmerer als Arbeiter zu klassifizieren, weil es einfacher ist, ist ein Verstoß – selbst wenn der Arbeitnehmer dem zugestimmt hat.

Stunden und Lohnsatz. Zwei Spalten erfassen die regulären Arbeitsstunden (bis zu 40 pro Woche) und Überstunden (über 40 hinaus). Der Lohnsatz – einschließlich des Grundstundensatzes und des Satzes für Sozialleistungen – muss die Gehaltsbestimmung erreichen oder übertreffen. CWHSSA verlangt das 1,5-fache für Überstunden.

Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn. Der Copeland Act schränkt streng ein, welche Abzüge Sie bei einem geförderten Projekt vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers vornehmen dürfen. Standardabzüge (Steuern, FICA) sind in Ordnung. Abzüge für Werkzeug, Sicherheitsausrüstung oder Transport sind in der Regel nicht zulässig – es sei denn, der Arbeitnehmer hat schriftlich zugestimmt und der Abzug kommt dem Arbeitnehmer zugute, nicht dem Arbeitgeber.

Sozialleistungen. Die Gehaltsbestimmung besteht aus zwei Komponenten: dem Grundstundensatz und dem Satz für Sozialleistungen. Sie haben die Wahl: Sie zahlen den Sozialleistungsbetrag als zusätzlichen Barbetrag zusätzlich zum Grundsatz aus oder verwenden ihn für echte Leistungspläne (Krankenversicherung, Rente, Urlaubskassen). Wenn Sie 5 $/Std. in den Krankenversicherungsplan eines Arbeitnehmers einzahlen und der Sozialleistungssatz 5,38 $/Std. beträgt, müssen Sie die Differenz von 0,38 $ in bar auszahlen. Wenn Ihre Leistungen den Sozialleistungssatz übersteigen, können Sie den Überschuss nicht zurückfordern – er bleibt einfach als Leistung für den Arbeitnehmer bestehen. Diese Berechnung ist mehr als jeder andere einzelne Punkt im WH-347 der Bereich, in dem Auftragnehmer kostspielige Fehler machen.

Compliance-Erklärung. Am Ende jedes WH-347 befindet sich die Compliance-Erklärung – ein Textblock, den Sie jede einzelne Woche unterschreiben. Die Formulierung besagt im Wesentlichen: „Ich bestätige, dass die Angaben auf dieser Lohnabrechnung korrekt und vollständig sind, dass jeder Arbeitnehmer die geltende Gehaltsbestimmung erhalten hat und dass mir bewusst ist, dass eine vorsätzliche Fälschung zivil- oder strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen kann.“ Dies ist kein juristischer Fachjargon, den Sie überfliegen können. Mit Ihrer Unterschrift – die Sie jede Woche leisten müssen – geben Sie eine rechtlich bindende Erklärung ab.

Hinweis zur Formularversion. Im Dezember 2025 hat das DOL die WH-347 mit einer neuen OMB-Kontrollnummer aktualisiert. Ab dem 30. September 2026 wird die alte Version des Formulars nicht mehr akzeptiert. Wenn Sie aktive Verträge haben, die über dieses Datum hinausgehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Lohnabrechnungsdienst oder Ihre manuelle Vorlage die aktuelle Version verwendet.

Reguläre Lohnabrechnung vs. Zertifizierte Lohnabrechnung: Der mentale Wandel

Dies ist der Abschnitt, den die meisten Anleitungen auslassen – und genau der, der alles andere verständlich macht. Wenn Sie die Lohnabrechnung für ein privates Projekt durchführen, ist Ihr Denkmodell unkompliziert: Stunden × Satz berechnen, Abzüge abziehen, Schecks oder Überweisungen ausstellen, fertig. Die Zahlung ist das Ergebnis.

Die Zertifizierte Lohnabrechnung stellt dieses Modell komplett auf den Kopf. Die Zahlung erfolgt weiterhin, aber das Ergebnis ist jetzt der prüfbare Nachweis. Sie zahlen nicht nur Arbeiter – Sie bauen jede Woche eine Beweiskette auf, dass Sie den richtigen Betrag an die richtige Person mit der richtigen Berufsklassifizierung gezahlt haben.

So verändert das fünf konkrete Dinge in Ihrem Lohnabrechnungsprozess:

1. Die Berufsklassifizierung wird zur Compliance-Entscheidung, nicht zur Bequemlichkeit. Bei einem privaten Auftrag können Sie John nach seinen Rahmenarbeiten etwas Aufräumarbeit geben, ihn für alle Stunden zum Rahmertarif bezahlen und weitermachen. Bei einem Davis-Bacon-Auftrag müssen Johns Stunden zwingend zwischen den Berufsklassifizierungen aufgeteilt werden, wenn er Arbeiten ausführt, die unter verschiedene Kategorien fallen. Ein Zimmermann, der drei Stunden Schutt für den LKW-Zugang räumt, muss diese Stunden als Hilfsarbeiter zum Gehaltsbestimmungssatz für Hilfsarbeiter melden – nicht zum Zimmermannssatz. Wenn Sie das Woche für Woche falsch machen, summiert sich das zu einer Nachzahlungsverbindlichkeit.

2. Sozialleistungen sind Teil des Lohns, kein nachträglicher Gedanke. In den meisten privaten Lohnabrechnungen sind Sozialleistungen eine separate Budgetposition. In der Zertifizierten Lohnabrechnung ist der Sozialleistungssatz Teil der Gehaltsbestimmung – und Sie müssen ihn pro Mitarbeiter, pro Woche, direkt auf dem Formular ausweisen. Wenn Sie Sozialleistungen bar auszahlen, ist das eine einfache Ergänzung zum Bruttolohn. Wenn Sie sie auf Leistungen anrechnen, benötigen Sie eine Dokumentation, dass der Plan die DOL-Kriterien für eine echte Leistung erfüllt. Die Berechnung ist konzeptionell einfach, aber operativ aufwendig – besonders für kleinere Auftragnehmer, die möglicherweise keinen dauerhaften Leistungsplan für jeden Beruf haben.

3. Die wöchentliche Einreichungsfrist ist nicht verhandelbar. Generalunternehmer, die an Bundesprojekten gearbeitet haben, lernen das schnell: Der Vertragsbeauftragte erwartet das Paket zur Zertifizierten Lohnabrechnung jede Woche pünktlich. Verspätete Einreichungen ärgern nicht nur den Vertragsbeauftragten – sie verstoßen gegen die Vertragsbedingungen und können eine Abmahnung auslösen. Das ist nicht wie eine Rechnung, die ein paar Tage zu spät kommt. Der wöchentliche Rhythmus ist in den Regulierungsrahmen eingebettet, und es gibt keine „fast genug"-Gnadenfrist.

4. Ihre Unterschrift birgt strafrechtliche Risiken. Wenn Sie eine reguläre Lohnabrechnung unterschreiben, autorisieren Sie Zahlungen. Wenn Sie eine WH-347 Compliance-Erklärung unterschreiben, geben Sie eine eidesstattliche Erklärung gemäß 18 U.S.C. § 1001 ab — und die wissentliche Übermittlung falscher Informationen ist ein Bundesverbrechen. Das klingt alarmierend, und das sollte es auch. Deshalb empfiehlt das DOL (und viele Auftragnehmer bestehen darauf), dass sowohl die Person, die die Lohnabrechnung erstellt, als auch die Person, die sie unterschreibt, genau verstehen, was jede Spalte enthält. „Ich wusste nicht, dass Sozialleistungen separat gemeldet werden müssen" ist keine Verteidigung — es ist ein Beleg für ein Compliance-Versagen.

5. Aufzeichnungen sind das Produkt, nicht das Nebenprodukt. Wenn ein Prüfer drei Jahre nach Vertragsabschluss erscheint und Sie die Zertifizierte Lohnabrechnung nicht vorlegen können, haben Sie ein Problem — selbst wenn alle korrekt bezahlt wurden. Die bundesweite Aufbewahrungspflicht beträgt drei Jahre ab Vertragsabschluss (29 CFR 5.5(a)(3)), aber viele Bundesstaaten verlangen mehr: Kalifornien verlangt fünf Jahre, New York sechs. Sie reichen diese Formulare nicht nur ein, um eine wöchentliche Anforderung zu erfüllen — Sie bauen ein Archiv auf, das einer Prüfung Jahre später standhalten muss.

Wenn Sie aus diesem Abschnitt eines mitnehmen, dann dies: Zertifizierte Lohnabrechnung ist keine schwierigere Version der regulären Lohnabrechnung. Es ist eine grundlegend andere Aufgabe — eine, bei der die Beweiskette das Ergebnis ist.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht

Die Davis-Bacon-Durchsetzung ist real, und die Strafstruktur eskaliert schnell. Zwischen 2009 und 2016 hat die Wage and Hour Division des DOL über 1,2 Milliarden $ an Nachzahlungen aus Davis-Bacon- und verwandten Gesetzesverstößen zurückgeholt. Das sind keine abstrakten Zahlen — sie repräsentieren echte Auftragnehmer, die die Klassifizierung falsch vorgenommen, Sozialleistungen falsch berechnet oder angenommen haben, dass niemand nachprüft.

Die Strafleiter funktioniert so:

Stufe 1 — Nachzahlungen mit Zinsen. Dies ist das häufigste Ergebnis. Wenn das DOL feststellt, dass Arbeitnehmer unterbezahlt wurden, schulden Sie die Differenz — plus Zinsen und in einigen Fällen pauschalen Schadensersatz. Die Beträge können sich schnell summieren. Zahlen Sie einen Zimmermann sechs Monate lang bei einer 40-Stunden-Woche 3,15 $/Std. zu wenig, sprechen wir über grob 3.276 $ an Nachzahlungen vor Zinsen — für einen Arbeiter auf einem Projekt.

Stufe 2 — Einbehaltung von Vertragsmitteln. Die Vergabestelle kann Mittel aus Ihren Fortschrittszahlungen einbehalten, um die Nachzahlungsverbindlichkeit zu decken. Für einen Auftragnehmer mit geringen Margen kann dieser Einbehalt Cashflow-Probleme auslösen, die sich auf das gesamte Projekt auswirken.

Stufe 3 — Vertragskündigung. Bei wissentlichen oder wiederholten Verstößen kann die Regierung den Vertrag wegen Vertragsverletzung kündigen. Eine Kündigung wegen Vertragsverletzung ist ein karriereveränderndes Ereignis — sie steht in Ihrer Akte und folgt Ihnen in zukünftige Ausschreibungen.

Stufe 4 — Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Dies ist die Atomoption. Das DOL kann einen Auftragnehmer oder Subunternehmer für bis zu drei Jahre von der Angebotsabgabe oder Arbeit an Bundesaufträgen ausschließen. Für ein Bauunternehmen, dessen Geschäftsmodell auf öffentlichen Arbeiten basiert, ist der Ausschluss praktisch ein Todesurteil für dieses Geschäftssegment. Er wird im Federal Register und auf SAM.gov veröffentlicht, sichtbar für jede Behörde und jeden Generalunternehmer, der Angebote bewertet.

Reddit-Threads auf r/GovernmentContracting und r/ConstructionManagers zeigen die Realität vor Ort. Ein kleiner Subunternehmer mit einem 12-köpfigen Team beschrieb, dass er jede Woche zwei bis drei Stunden damit verbringt, WH-347-Formulare manuell auszufüllen: „Hat jemand ein gutes System für Davis-Bacon Zertifizierte Lohnabrechnung? Ich ertrinke in WH-347-Formularen." Ein anderer Kommentator erfasste den Druck rund um die Klassifizierungen: „Gewerkschaftsbau-Lohnabrechnung... manuelle Einreichungen... schwer zu erkennen, ob Pausen tatsächlich gemacht wurden, welcher Arbeit oder Klassifizierung die Stunden zugeordnet werden sollten."

Und hier ist ein Punkt, der viele erstmalige Generalunternehmer überrascht: Als Generalunternehmer haften Sie strikt für die Einhaltung der Zertifizierten Lohnabrechnung Ihrer Subunternehmer. Wenn der Elektro-Subunternehmer Klassifizierungen verfälscht oder Berichte auslässt, geht das DOL hinter Ihnen her – nicht nur hinter ihnen. Die Standardvertragssprache im Bauwesen (FAR 52.222-8 und 52.222-11) macht dies ausdrücklich klar. Die praktische Konsequenz: Sie benötigen ein System zum Sammeln, Prüfen und Archivieren der wöchentlichen Zertifizierten Lohnabrechnungsberichte Ihrer Subunternehmer – und das von Tag eins des Projekts an.

Wie Technologie das Spiel verändert

Angesichts all dessen – wöchentliche Einreichungen, Klassifizierungsverfolgung, Sozialleistungsberechnungen, prüfungsbereite Archive – fragen Sie sich wahrscheinlich, ob Sie spezielle Software benötigen. Die kurze Antwort lautet: Sie brauchen ein System, und für die meisten Auftragnehmer beinhaltet dieses System Technologie.

Die Softwarelandschaft

Der Markt hat sich erheblich weiterentwickelt, weit über die Ära des manuellen Ausfüllens von WH-347 in dreifacher Ausfertigung hinaus. Es gibt grob drei Kategorien von Werkzeugen:

Compliance-Einreichungsplattformen wie LCPtracker, eMars und Elations sind spezialisierte Portale, die viele Regierungsbehörden von Auftragnehmern verlangen, um Zertifizierte Lohnabrechnung elektronisch einzureichen. Diese Plattformen validieren die Vollständigkeit der Formulare und markieren Fehler vor der Einreichung, aber sie bereiten die Daten nicht auf – Sie müssen die Zahlen weiterhin selbst eintragen.

Bauspezifische Lohnabrechnungsdienste – darunter Payroll4Construction, eBacon, Miter, Points North und MyConstructionPayroll – sind von Grund auf darauf ausgelegt, Gehaltsbestimmungsberechnungen, Sozialleistungsverfolgung, Berichte mit mehreren Klassifizierungen und die WH-347-Erstellung zu handhaben. Sie verstehen Davis-Bacon auf eine Weise, die allgemeine Lohnabrechnungsanbieter oft nicht tun.

Allgemeine Lohnabrechnungs- und ERP-Systeme – ADP (das ein Baumodul anbietet), Paychex und QuickBooks – können einige Workflows für Zertifizierte Lohnabrechnung bewältigen, wurden aber nicht dafür entwickelt. QuickBooks hat bemerkenswerterweise keine native Unterstützung für Zertifizierte Lohnabrechnung; Sie wären auf Add-ons von Drittanbietern oder manuelle Exporte angewiesen. Bau-ERP-Plattformen wie Procore, Viewpoint (Trimble), Sage und CMiC integrieren Zertifizierte Lohnabrechnung in ein breiteres Projektmanagement, stellen aber eine erhebliche Investition dar, die am besten für mittlere und größere Auftragnehmer geeignet ist.

Der Engpass, über den niemand spricht: Quelldokumente

Unabhängig davon, welche Software Sie wählen – oder ob Sie Formulare noch manuell ausfüllen – gibt es einen Schritt, der stattfindet, bevor Daten in ein System gelangen. Ein Mitarbeiter füllt irgendwo eine Papier-Stundenzettel aus, ein Vorarbeiter unterschreibt ein tägliches Protokoll, und jemand im Büro muss diese handschriftlichen Stunden übertragen, die korrekte Berufsklassifizierung abgleichen und die Zahlen in das Lohnabrechnungssystem eingeben.

Dies ist der stille Engpass bei der Zertifizierten Lohnabrechnung – und hier entstehen die häufigsten Fehler. Eine vertauschte Ziffer, eine falsch gelesene Berufsklassifizierung auf einer verschmierten Karte, eine Überstunde, die als reguläre Arbeitszeit erfasst wurde. Das sind keine Softwarefehler; es sind menschliche Übertragungsfehler am ersten Glied der Kette.

Hier verändert die KI-gestützte Dokumentextraktion den Arbeitsablauf. Wenn Sie eine Papier-Stundenzettel oder einen Lohnbeleg scannen oder fotografieren, liest die KI die strukturierten Felder – geleistete Stunden, Daten, Mitarbeiternamen, Lohnsätze – und überträgt sie in eine Tabelle, die zur Überprüfung bereitsteht. Sie ersetzt nicht Ihr Lohnabrechnungssystem oder Ihre Compliance-Plattform; sie eliminiert den Schritt, bei dem jemand am Schreibtisch Zahlen manuell von Papier abtippt.

Für einen kleinen Auftragnehmer, dessen Büroleiterin Mittwochnachmittage mit dem Übertragen von Stundenzetteln verbringt, ist die Zeitersparnis erheblich. Wichtiger noch: Die Fehlerquote sinkt. Ein ordnungsgemäß gescannter Stundenzettel erzeugt keinen Übertragungsfehler – Sie prüfen Daten, statt sie zu erstellen.

Dabei geht es nicht darum, Ihren Lohnabrechnungsdienstleister oder Ihre Compliance-Plattform zu ersetzen. Es geht darum, den einen Schritt in der Kette der Zertifizierten Lohnabrechnung zu beheben, den Software weitgehend ignoriert hat: Rohdaten von Papier präzise in ein digitales Format zu bringen, ohne manuelle Eingabe.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Zertifizierte Lohnabrechnung für jedes Bauprojekt?

Nein. Sie gilt nur für bundesweit finanzierte Bauverträge über 2.000 $ sowie für staatlich finanzierte öffentliche Bauvorhaben in den 29 Bundesstaaten mit „Little-Davis-Bacon“-Gesetzen. Private Bauprojekte – ein gewerblicher Büroausbau, eine Wohnsiedlung, eine Einzelhandelsrenovierung – unterliegen nicht den Anforderungen der Zertifizierten Lohnabrechnung, es sei denn, es gibt eine spezifische bundesstaatliche Finanzierungskomponente (wie HUD-Finanzierung oder einen Bundeszuschuss).

Kann ich die Zertifizierte Lohnabrechnung manuell erstellen oder benötige ich Software?

Sie können es manuell tun – das WH-347 ist ein öffentlich verfügbares PDF, und viele kleine Auftragnehmer handhaben es auf diese Weise. Aber der operative Aufwand skaliert schnell. Ein Auftragnehmer mit fünf Mitarbeitern auf einem Projekt kann es manuell bewältigen. Ein Auftragnehmer mit 25 Mitarbeitern auf drei Projekten, jeweils mit unterschiedlichen Gehaltsfestsetzungen, wird feststellen, dass die manuelle Erstellung Stunden pro Woche beansprucht und ein erhebliches Fehlerrisiko birgt. Software nimmt Ihnen nicht die Compliance-Verantwortung ab, reduziert aber die mechanische Arbeitslast und erkennt Klassifizierungsfehler vor der Einreichung.

Was ist der Unterschied zwischen Gehaltsbestimmung und Mindestlohn?

Der Mindestlohn ist eine Untergrenze – der niedrigste gesetzliche Satz, den Sie einem Arbeiter zahlen dürfen. Die Gehaltsbestimmung ist ein lokaler Marktstandard für einen bestimmten Beruf. Auf einem Davis-Bacon-Projekt in Cook County, Illinois, könnte die Gehaltsbestimmung für einen Zimmermann 48,25 $/Std. (Grundlohn + Sozialleistungen) betragen, während der bundesweite Mindestlohn 7,25 $/Std. und der Mindestlohn in Illinois 15,00 $/Std. beträgt. Sie zahlen den höheren der anwendbaren Sätze – und auf einem Davis-Bacon-Projekt ist die Gehaltsbestimmung fast immer höher.

Was passiert, wenn mein Subunternehmer keine Zertifizierte Lohnabrechnung einreicht?

Als Generalunternehmer sind Sie verantwortlich. FAR 52.222-8 und 52.222-11 legen ausdrücklich fest, dass der Generalunternehmer die Zertifizierten Lohnabrechnungen der Subunternehmer einholen, prüfen und einreichen muss. Wenn Sie Ihre eigene WH-347 rechtzeitig einreichen, die Ihres Subunternehmers jedoch verspätet oder fehlend ist, liegt die Nichteinhaltung bei Ihnen. Die meisten erfahrenen Generalunternehmer bauen Fristen für die Einreichung der Zertifizierten Lohnabrechnung in ihre Subunternehmerverträge ein (z. B. „Der Subunternehmer reicht die Zertifizierte Lohnabrechnung bis Mittwoch 17 Uhr für die Vorwoche beim Generalunternehmer ein“) mit vertraglichen Strafen für verspätete Lieferung.

Wie lange muss ich Aufzeichnungen zur zertifizierten Lohnabrechnung aufbewahren?

Bundesvorschrift: drei Jahre ab Abschluss des Vertrags. Die Anforderungen der Bundesstaaten gehen jedoch oft darüber hinaus – Kalifornien schreibt fünf Jahre vor, New York verlangt sechs. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, gilt die längste zutreffende Aufbewahrungsfrist. Die Aufzeichnungen sollten die Berichte zur zertifizierten Lohnabrechnung selbst sowie unterstützende Unterlagen umfassen: Original-Stundenzettel, Dokumente zur Gehaltsfestsetzung, Nachweise zu Sozialleistungsplänen und jegliche Korrespondenz mit der Vertragsbehörde zu Lohnfragen.

Was passiert, wenn ich einen Fehler in einem zuvor eingereichten WH-347 entdecke?

Reichen Sie umgehend einen korrigierten Bericht ein. Die DOL bewertet selbst erkannte und selbst korrigierte Fehler weitaus positiver als Fehler, die erst bei einer Prüfung entdeckt werden. Dokumentieren Sie, was falsch war, warum es passiert ist, was Sie korrigiert haben und welche Nachzahlungen daraus resultierten. Die Compliance-Erklärung auf dem korrigierten Formular sollte auf die ursprüngliche Einreichung verweisen und die Korrektur erläutern.