Geprüfte Lohnabrechnung für Einsteiger:
Was jeder Auftragnehmer wissen muss

Was die geprüfte Lohnabrechnung eigentlich ist

So verstehen Sie es am einfachsten: Die normale Lohnabrechnung beantwortet eine Frage – „Habe ich meine Leute bezahlt?“. Die geprüfte Lohnabrechnung beantwortet eine andere Frage – „Kann ich der Regierung nachweisen, dass ich meine Leute gesetzlich vorgeschrieben bezahlt habe?“.

Wenn Sie einen Bauauftrag mit Bundesmitteln gewinnen – sei es ein ländliches Wasserprojekt des USDA, eine Bürosanierung der GSA oder eine Kasernenmodernisierung des DoD – knüpft die Regierung an jeden Dollar eine Bedingung: Sie müssen wöchentlich einen Bericht einreichen, der genau dokumentiert, wer gearbeitet hat, was sie getan haben, wie viele Stunden sie geleistet haben, welchen Lohn Sie gezahlt haben und welche Abzüge vorgenommen wurden. Dieser wöchentliche Bericht ist Ihre geprüfte Lohnabrechnung. Das Standard-Bundesformular dafür ist WH-347 (offizielle DOL-Formularseite) – oder die entsprechende Landesversion, wenn das Projekt unter das landesrechtliche Mindestlohngesetz fällt.

Dies ist kein optionales Papierkram. Es ist eine vertraglich verankerte rechtliche Verpflichtung. Sie reichen es jede Woche pünktlich für jeden Arbeiter ein – einschließlich der Teams von Subunternehmern. Wenn ein Subunternehmer die Einreichung versäumt, haften Sie als Generalunternehmer (dazu später mehr).

Das Kernstück ist das WH-347-Formular, aber die eigentliche Anforderung ist das zugrundeliegende System: Ihre Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohndokumentation, Arbeiterklassifikationen und Berechnungen der Nebenleistungen müssen einer Prüfung standhalten. Die geprüfte Lohnabrechnung ist nicht nur ein Formular, das Sie einreichen – es ist eine Buchführungsdisziplin, die Sie übernehmen.

Woher es kommt: Der Davis-Bacon Act

Zu verstehen, warum die geprüfte Lohnabrechnung existiert, macht den Rest viel einfacher. Die Anforderung geht auf das Jahr 1931 zurück – die Tiefe der Großen Depression – und ein spezifisches Problem, das der Kongress lösen wollte.

Damals wurden Bauaufträge des Bundes an Firmen aus anderen Bundesstaaten vergeben, die billige Arbeitskräfte importierten, einheimische Auftragnehmer mit fairen Löhnen unterboten, das Projekt (manchmal mangelhaft) abschlossen und wieder abzogen. Einheimische Arbeiter verloren ihre Jobs. Einheimische Auftragnehmer konnten nicht konkurrieren. Gemeinden, die auf den wirtschaftlichen Aufschwung durch Bundesbauausgaben hofften, sahen stattdessen zu, wie ihre Löhne durch umherziehende Billigstbieter gedrückt wurden.

Der Davis-Bacon Act (40 U.S.C. § 3141 ff.) war die Antwort des Kongresses. Sein Kernmechanismus: Jeder Auftragnehmer, der an einem bundesfinanzierten Bauauftrag über 2.000 $ arbeitet, muss den Arbeitnehmern mindestens den ortsüblichen Lohn für diese Art von Arbeit in diesem geografischen Gebiet zahlen. Der ortsübliche Lohn ist keine feste Zahl wie der bundesweite Mindestlohn – es ist der Satz, den das US-Arbeitsministerium durch lokale Erhebungen als Standard für jedes Baugewerbe (Zimmerer, Elektriker, Bauarbeiter, Maschinenführer usw.) in jedem Bezirk ermittelt.

Das Gesetz brachte auch ein Netzwerk unterstützender Vorschriften hervor:

• 29 CFR Teil 5 – die Durchsetzungsregeln für Arbeitsstandards, die die Anwendung von Davis-Bacon vor Ort regeln
• 29 CFR Teil 1 – die Verfahren, mit denen das Arbeitsministerium Lohnerhebungen durchführt und veröffentlicht
• 29 CFR Teil 3 – setzt den Copeland „Anti-Kickback"-Act (40 U.S.C. § 3145) um, der regelt, welche Abzüge vom Gehalt eines Arbeitnehmers vorgenommen werden dürfen, und Kickbacks illegal macht
• Contract Work Hours and Safety Standards Act (CWHSSA) (40 U.S.C. § 3701 ff.) – verlangt 1,5-fache Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 pro Woche bei betroffenen Verträgen

29 Bundesstaaten haben inzwischen eigene "Little Davis-Bacon"-Gesetze erlassen, die die Anforderungen an ortsübliche Löhne auf staatlich finanzierte öffentliche Bauvorhaben ausweiten. Die Schwellenwerte variieren stark – von 1.000 $ in manchen Bundesstaaten bis zu 100.000 $ in anderen. Wenn Sie in Kalifornien, New York oder Illinois öffentliche Aufträge anbieten, haben Sie es sowohl mit bundesstaatlichen als auch mit einzelstaatlichen Regelungen zu ortsüblichen Löhnen zu tun, jede mit eigenen Lohnfestsetzungen und Meldeformularen.

Eine bedeutende regulatorische Aktualisierung erfolgte 2023, als das Arbeitsministerium (DOL) die Davis-Bacon-Regeln erstmals seit Jahrzehnten überarbeitete – die Berechnung ortsüblicher Löhne wurde aktualisiert und die Durchsetzungsmechanismen wurden gestärkt. Obwohl die Generalunternehmer-Vereinigung (AGC) Teile der Regel vor Gericht anfocht und eine einstweilige Verfügung gegen bestimmte Bestimmungen erwirkte, ist der Großteil der Aktualisierung in Kraft und gilt für Aufträge, die nach Oktober 2023 vergeben wurden.

Das WH-347-Formular: Was gehört hinein

Das WH-347 ist der standardmäßige bundesstaatliche Lohnnachweis für zertifizierte Gehaltsabrechnungen. Betrachten Sie es nicht als ein einmal auszufüllendes Formular, sondern als eine Vorlage, die Sie jede einzelne Woche für die Dauer des Projekts einreichen. Hier erfahren Sie, was die einzelnen Abschnitte abdecken – keine zeilenweise Anleitung, sondern das strukturelle Verständnis, das Sie benötigen, um es zu durchschauen.

Die wichtigsten Informationskategorien

Arbeiteridentität und -einstufung. Für jeden Mitarbeiter geben Sie den Namen, die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer (nicht die vollständige Nummer) und – entscheidend – die Arbeitseinstufung an. Diese Einstufung ist nicht die interne Berufsbezeichnung, die Sie verwenden. Sie muss mit den Einstufungen übereinstimmen, die in der Ihrem Vertrag beigefügten Lohnfestsetzung aufgeführt sind. Wenn in der Lohnfestsetzung Ihres Vertrags "Zimmerer" mit 34,50 $/Std. und "Hilfsarbeiter" mit 22,75 $/Std. angegeben sind, müssen Sie genau diese Einstufungen verwenden. Einen Zimmerer als Hilfsarbeiter einzustufen, weil es einfacher ist, ist ein Verstoß – selbst wenn der Arbeiter dem zugestimmt hat.

Stunden und Lohnsatz. Zwei Spalten erfassen die regulären Arbeitsstunden (bis zu 40 pro Woche) und die Überstunden (über 40). Der Lohnsatz – bestehend aus dem Grundstundensatz und dem Zusatzleistungssatz – muss mindestens dem geltenden Tariflohn entsprechen oder diesen übersteigen. Der CWHSSA schreibt den 1,5-fachen Satz für Überstunden vor.

Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn. Der Copeland Act schränkt streng ein, welche Abzüge Sie bei einem Arbeitnehmer auf einem geförderten Projekt vom Gehaltsscheck vornehmen dürfen. Übliche Einbehalte (Steuern, Sozialversicherung) sind in Ordnung. Abzüge für Werkzeuge, Sicherheitsausrüstung oder Transport sind in der Regel nicht zulässig – es sei denn, der Arbeitnehmer hat schriftlich zugestimmt und der Abzug kommt dem Arbeitnehmer zugute, nicht dem Arbeitgeber.

Zusatzleistungen. Der Tariflohn besteht aus zwei Komponenten: dem Grundstundensatz und dem Zusatzleistungssatz. Sie haben die Wahl: Zahlen Sie den Zusatzleistungsbetrag als zusätzlichen Barbetrag zusätzlich zum Grundlohn oder wenden Sie ihn für echte Leistungspläne an (Krankenversicherung, Rente, Urlaubskasse). Wenn Sie 5 $/Stunde in den Krankenversicherungsplan eines Arbeitnehmers einzahlen und der Zusatzleistungssatz 5,38 $/Stunde beträgt, müssen Sie die Differenz von 0,38 $ in bar auszahlen. Übersteigen Ihre Leistungen den Zusatzleistungssatz, können Sie den Überschuss nicht zurückfordern – er verbleibt als Leistung für den Arbeitnehmer. Diese Berechnung ist der häufigste Grund für kostspielige Fehler von Auftragnehmern auf dem WH-347.

Compliance-Erklärung. Am unteren Ende jedes WH-347 befindet sich die Compliance-Erklärung – ein Textblock, den Sie jede Woche unterschreiben. Der Wortlaut besagt im Wesentlichen: „Ich bestätige, dass die Angaben auf dieser Lohnabrechnung korrekt und vollständig sind, dass jeder Arbeitnehmer den geltenden Tariflohn erhalten hat, und mir ist bewusst, dass eine vorsätzliche Fälschung zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen haben kann." Dies ist keine juristische Floskel, die Sie überfliegen können. Mit Ihrer Unterschrift – die Sie jede Woche leisten müssen – geben Sie eine rechtsverbindliche Erklärung ab.

Hinweis zur Formularversion. Im Dezember 2025 hat das DOL das WH-347 mit einer neuen OMB-Kontrollnummer aktualisiert. Ab dem 30. September 2026 wird die alte Version des Formulars nicht mehr akzeptiert. Wenn Sie aktive Verträge haben, die diesen Zeitraum überspannen, stellen Sie sicher, dass Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister oder Ihre manuelle Vorlage die aktuelle Version verwendet.

Reguläre vs. zertifizierte Gehaltsabrechnung: Der mentale Wechsel

Dies ist der Abschnitt, den die meisten Anleitungen auslassen – und genau der, der alles andere verständlich macht. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für ein privates Projekt durchführen, ist Ihr mentales Modell einfach: Stunden × Satz berechnen, Abzüge abziehen, Schecks oder Überweisungen ausstellen, fertig. Die Zahlung ist das Ergebnis.

Die zertifizierte Gehaltsabrechnung kehrt dieses Modell völlig um. Die Zahlung erfolgt zwar noch, aber das Ergebnis ist jetzt der prüfbare Nachweis. Sie zahlen nicht nur Arbeiter – Sie bauen jede Woche eine Beweiskette auf, dass Sie den richtigen Betrag an die richtige Person mit der richtigen Einstufung gezahlt haben.

So ändert das fünf konkrete Dinge an Ihrem Gehaltsabrechnungs-Workflow:

1. Die Einstufung wird zur Compliance-Entscheidung, nicht zur Bequemlichkeit. Bei einem privaten Auftrag, wenn John nach seiner Rahmenarbeit etwas aufräumen soll, zahlen Sie ihm seinen Rahmungssatz für alle Stunden und machen weiter. Bei einem Davis-Bacon-Auftrag müssen Johns Stunden zwischen den Einstufungen aufgeteilt werden, wenn er Arbeiten ausführt, die unter verschiedene Kategorien fallen. Ein Rahmenzimmermann, der drei Stunden damit verbringt, Schutt für den LKW-Zugang zu beseitigen, muss diese Stunden als Hilfsarbeiterarbeit zum geltenden Hilfsarbeitersatz melden – nicht zum Zimmermannssatz. Wenn Sie das Woche für Woche falsch machen, summiert sich das zu einer Nachzahlungsverbindlichkeit.

2. Nebenleistungen sind Teil des Lohns, kein nachträglicher Zusatz. In der privaten Lohnabrechnung sind Zusatzleistungen ein eigener Budgetposten. Bei der zertifizierten Lohnabrechnung ist der Satz für Nebenleistungen Teil des vorherrschenden Lohns – und Sie müssen ihn pro Mitarbeiter, pro Woche, direkt im Formular ausweisen. Zahlen Sie Nebenleistungen bar aus, werden sie einfach zum Bruttolohn addiert. Gutschreiben Sie sie auf Leistungen, benötigen Sie Nachweise, dass der Plan die DOL-Kriterien für eine echte Leistung erfüllt. Die Berechnung ist konzeptionell einfach, aber operativ aufwendig – besonders für kleinere Auftragnehmer, die nicht für jeden Gewerbezweig einen festen Leistungsplan haben.

3. Die wöchentliche Einreichungsfrist ist nicht verhandelbar. Generalunternehmer, die an Bundesprojekten gearbeitet haben, lernen das schnell: Der Vertragsbeauftragte erwartet das zertifizierte Lohnpaket jede Woche pünktlich. Verspätete Einreichungen ärgern nicht nur den Vertragsbeauftragten – sie verstoßen gegen die Vertragsbedingungen und können eine Abmahnung auslösen. Das ist nicht wie eine um ein paar Tage verspätete Rechnung. Der wöchentliche Rhythmus ist in den Regulierungsrahmen eingebettet, und es gibt keine „ungefähre“ Schonfrist.

4. Ihre Unterschrift birgt strafrechtliche Konsequenzen. Wenn Sie eine normale Lohnabrechnung unterschreiben, autorisieren Sie Zahlungen. Wenn Sie eine WH-347 Compliance-Erklärung unterschreiben, geben Sie eine eidesstattliche Erklärung gemäß 18 U.S.C. § 1001 ab – und die wissentliche Abgabe falscher Informationen ist ein Bundesverbrechen. Das klingt alarmierend, und das soll es auch. Deshalb empfehlen das DOL (und viele Auftragnehmer bestehen darauf), dass sowohl die Person, die die Lohnabrechnung erstellt, als auch die Person, die sie unterschreibt, genau verstehen, was in jeder Spalte steht. „Ich wusste nicht, dass Nebenleistungen separat gemeldet werden müssen“ ist keine Verteidigung – es ist ein Beleg für einen Compliance-Verstoß.

5. Aufzeichnungen sind das Produkt, nicht das Nebenprodukt. Wenn drei Jahre nach Vertragsabschluss ein Prüfer kommt und Sie die zertifizierten Lohnabrechnungen nicht vorlegen können, haben Sie ein Problem – selbst wenn alle korrekt bezahlt wurden. Die bundesgesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt drei Jahre ab Vertragsende (29 CFR 5.5(a)(3)), viele Bundesstaaten verlangen jedoch längere Fristen: Kalifornien fünf Jahre, New York sechs. Sie reichen diese Formulare nicht nur ein, um eine wöchentliche Anforderung zu erfüllen – Sie bauen ein Archiv auf, das Jahre später einer Prüfung standhalten muss.

Wenn Sie eines aus diesem Abschnitt mitnehmen, dann dies: Zertifizierte Lohnabrechnung ist keine schwierigere Version der normalen Lohnabrechnung. Es ist eine grundlegend andere Aufgabe – bei der die Nachweiskette das eigentliche Ergebnis ist.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht

Die Durchsetzung von Davis-Bacon ist real, und die Strafstruktur eskaliert schnell. Zwischen 2009 und 2016 hat die Lohn- und Arbeitszeitabteilung des Arbeitsministeriums über 1,2 Milliarden US-Dollar an Nachzahlungen aufgrund von Verstößen gegen Davis-Bacon und verwandte Gesetze eingetrieben. Das sind keine abstrakten Zahlen – sie stehen für reale Auftragnehmer, die die Einstufung falsch vornahmen, Nebenleistungen falsch berechneten oder annahmen, niemand würde nachprüfen.

Die Strafleiter sieht so aus:

Stufe 1 – Nachzahlung mit Zinsen. Dies ist das häufigste Ergebnis. Stellt das Arbeitsministerium fest, dass Arbeiter unterbezahlt wurden, schulden Sie die Differenz – plus Zinsen und in manchen Fällen Schadensersatz. Die Beträge können sich schnell summieren. Zahlen Sie einen Zimmermann sechs Monate lang bei einer 40-Stunden-Woche 3,15 $/Stunde zu wenig, ergibt das rund 3.276 $ Nachzahlung vor Zinsen – für einen Arbeiter auf einer Baustelle.

Stufe 2 — Vertraglich einbehaltene Mittel. Die Vergabestelle kann Zahlungen aus Ihren Abschlagsrechnungen einbehalten, um ausstehende Lohnverbindlichkeiten zu decken. Für einen Auftragnehmer, der mit knappen Margen arbeitet, kann dieser Einbehalt Liquiditätsengpässe auslösen, die sich auf das gesamte Projekt auswirken.

Stufe 3 — Vertragskündigung. Bei wissentlichen oder wiederholten Verstößen kann die Regierung den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen. Eine solche Kündigung ist ein einschneidendes Ereignis für die Karriere – sie wird vermerkt und wirkt sich auf künftige Angebote aus.

Stufe 4 — Ausschluss von der Vergabe. Dies ist die letzte Option. Das Arbeitsministerium kann einen Auftragnehmer oder Subunternehmer für bis zu drei Jahre von der Angebotsabgabe oder Arbeit an Bundesaufträgen ausschließen. Für ein Bauunternehmen, dessen Geschäftsmodell auf öffentlichen Aufträgen beruht, bedeutet der Ausschluss praktisch das Aus für dieses Geschäftssegment. Die Information wird im Bundesanzeiger und auf SAM.gov veröffentlicht und ist für alle Vergabestellen und Hauptauftragnehmer bei der Angebotsprüfung sichtbar.

Diskussionen auf Reddit in r/GovernmentContracting und r/ConstructionManagers zeigen die praktische Realität. Ein kleiner Subunternehmer mit einem 12-köpfigen Team beschrieb, dass er jede Woche zwei bis drei Stunden damit verbringt, WH-347-Formulare manuell auszufüllen: „Hat jemand ein gutes System für die Davis-Bacon-zertifizierte Lohnabrechnung? Ich ertrinke in WH-347-Formularen.“ Ein anderer Kommentator beschrieb den Druck bei der Klassifizierung: „Gewerkschaftliche Baulohnabrechnung … manuelle Einreichung … schwer zu erkennen, ob Pausen tatsächlich gemacht wurden, welchem Job oder welcher Klassifizierung die Stunden zugeordnet werden sollen.“

Und hier ein Punkt, der viele Erstauftragnehmer überrascht: Als Hauptauftragnehmer haften Sie verschuldensunabhängig für die Einhaltung der zertifizierten Lohnabrechnung Ihrer Subunternehmer. Wenn der Elektro-Sub falsche Einstufungen vornimmt oder Berichte auslässt, geht das Arbeitsministerium gegen Sie vor – nicht nur gegen sie. Die üblichen Vertragsklauseln (FAR 52.222-8 und 52.222-11) machen dies eindeutig. Die praktische Konsequenz: Sie brauchen ein System zur Erfassung, Prüfung und Archivierung der wöchentlichen zertifizierten Lohnabrechnungen Ihrer Subunternehmer – und das von Projektbeginn an.

Wie Technologie das Spiel verändert

Angesichts all dessen – wöchentliche Meldungen, Klassifizierungsverfolgung, Nebenleistungsberechnung, prüffähige Archive – fragen Sie sich sicher, ob Sie spezielle Software brauchen. Die kurze Antwort: Sie brauchen ein System, und für die meisten Auftragnehmer beinhaltet dieses System Technologie.

Die Softwarelandschaft

Der Markt hat sich weit über die Ära des manuellen Ausfüllens des WH-347 in dreifacher Ausfertigung hinausentwickelt. Es gibt grob drei Kategorien von Werkzeugen:

Compliance-Einreichungsplattformen wie LCPtracker, eMars und Elations sind spezialisierte Portale, die viele Behörden von Auftragnehmern verlangen, um zertifizierte Lohnabrechnungen elektronisch einzureichen. Diese Plattformen prüfen die Vollständigkeit der Formulare und markieren Fehler vor der Einreichung, aber sie bereiten die Daten nicht auf – Sie müssen die Zahlen dennoch eingeben.

Bauspezifische Lohnabrechnungsdienste – darunter Payroll4Construction, eBacon, Miter, Points North und MyConstructionPayroll – sind von Grund auf darauf ausgelegt, vorherrschende Lohnberechnungen, Nebenleistungsverfolgung, Mehrklassenberichte und WH-347-Erstellung zu handhaben. Sie verstehen Davis-Bacon auf eine Weise, die allgemeine Lohnabrechnungsanbieter oft nicht tun.

Allgemeine Lohn- und ERP-Systeme — ADP (mit Baustellenmodul), Paychex und QuickBooks — können einige certified-payroll-Workflows abdecken, sind aber nicht dafür konzipiert. QuickBooks bietet nativ keine Unterstützung für certified payroll; man ist auf Drittanbieter-Add-ons oder manuelle Exporte angewiesen. Bau-ERP-Plattformen wie Procore, Viewpoint (Trimble), Sage und CMiC integrieren certified payroll in das übergeordnete Projektmanagement, erfordern jedoch eine erhebliche Investition und eignen sich vor allem für mittlere und größere Unternehmen.

Der unterschätzte Engpass: Quelldokumente

Unabhängig davon, welche Software Sie wählen – oder ob Sie Formulare noch manuell ausfüllen – gibt es einen Schritt, der stattfindet, bevor Daten in ein System gelangen. Ein Arbeiter füllt irgendwo einen Papier-Stundenzettel aus, ein Vorarbeiter unterschreibt ein tägliches Logbuch, und jemand im Büro muss diese handschriftlichen Stunden übertragen, die richtige Klassifizierung zuordnen und die Zahlen in das Lohnsystem eingeben.

Dies ist der stille Engpass bei certified payroll – und hier entstehen die häufigsten Fehler. Eine vertauschte Ziffer, eine falsch gelesene Klassifizierung auf einem verschmierten Zettel, eine Überstunde als Normalstunde erfasst. Das sind keine Softwarefehler; es sind menschliche Übertragungsfehler am ersten Glied der Kette.

Hier setzt KI-gestützte Dokumentenextraktion an. Wenn Sie einen Papier-Stundenzettel oder eine Lohnabrechnung scannen oder fotografieren, liest die KI die strukturierten Felder – geleistete Stunden, Daten, Arbeiternamen, Lohnsätze – und füllt sie in eine Tabelle zur Überprüfung. Sie ersetzt weder Ihr Lohnsystem noch Ihre Compliance-Plattform; sie eliminiert den Schritt, bei dem jemand manuell Zahlen von Papier abtippt.

Für einen kleinen Bauunternehmer, dessen Bürokraft mittwochnachmittags Stundenzettel überträgt, sind die Zeitersparnisse erheblich. Noch wichtiger: Die Fehlerquote sinkt. Ein ordnungsgemäß gescannter Stundenzettel verursacht keinen Übertragungsfehler – Sie prüfen Daten, statt sie zu erstellen.

Dabei geht es nicht darum, Ihre Lohnabrechnungs- oder Compliance-Plattform zu ersetzen. Es geht darum, den einen Schritt in der Kette der geprüften Lohnabrechnung zu beheben, den Software weitgehend ignoriert hat: Rohdaten genau und ohne manuelle Eingabe vom Papier in ein digitales Format zu bringen.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die geprüfte Lohnabrechnung für jedes Bauprojekt?

Nein. Sie gilt nur für bundesfinanzierte Bauverträge über 2.000 $ sowie für landesfinanzierte öffentliche Bauvorhaben in den 29 Bundesstaaten mit „Little-Davis-Bacon“-Gesetzen. Private Bauprojekte – ein Gewerbebau, eine Wohnsiedlung, eine Ladenrenovierung – unterliegen nicht den Anforderungen der geprüften Lohnabrechnung, es sei denn, es gibt eine spezifische Bundesfinanzierungskomponente (wie HUD-Finanzierung oder ein Bundeszuschuss).

Kann ich die geprüfte Lohnabrechnung manuell durchführen oder brauche ich eine Software?

Sie können es manuell machen – das WH-347 ist ein öffentlich verfügbares PDF, und viele kleine Bauunternehmer handhaben es so. Der operative Aufwand skaliert jedoch schnell. Ein Bauunternehmer mit fünf Angestellten auf einem Projekt kommt manuell zurecht. Ein Bauunternehmer mit 25 Angestellten auf drei Projekten, jedes mit unterschiedlichen Lohnfestsetzungen, wird feststellen, dass die manuelle Vorbereitung Stunden pro Woche verschlingt und ein erhebliches Fehlerrisiko birgt. Software nimmt Ihnen nicht die Compliance-Verantwortung ab, reduziert aber die mechanische Arbeitslast und fängt Klassifizierungsfehler vor der Einreichung ab.

Was ist der Unterschied zwischen vorherrschendem Lohn und Mindestlohn?

Der Mindestlohn ist eine Untergrenze – der niedrigste gesetzliche Satz, den Sie einem Arbeitnehmer zahlen dürfen. Der ortsübliche Lohn (Prevailing Wage) ist ein lokaler Marktstandard für ein bestimmtes Gewerk. Bei einem Davis-Bacon-Projekt im Cook County, Illinois, könnte der ortsübliche Lohn für einen Zimmermann 48,25 $/Std. (Grundlohn + Zusatzleistungen) betragen, während der bundesweite Mindestlohn bei 7,25 $/Std. und der Mindestlohn in Illinois bei 15,00 $/Std. liegt. Sie zahlen den höheren der anwendbaren Sätze – und bei einem Davis-Bacon-Projekt ist der ortsübliche Lohn fast immer höher.

Was passiert, wenn mein Subunternehmer keine geprüfte Lohnabrechnung einreicht?

Als Hauptauftragnehmer sind Sie verantwortlich. FAR 52.222-8 und 52.222-11 legen ausdrücklich fest, dass der Hauptauftragnehmer die geprüften Lohnabrechnungen der Subunternehmer sammeln, prüfen und einreichen muss. Wenn Sie Ihre eigene WH-347 pünktlich einreichen, die Ihres Subunternehmers jedoch verspätet oder fehlt, liegt die Verletzung der Auflagen bei Ihnen. Die meisten erfahrenen Hauptauftragnehmer legen in ihren Subunternehmerverträgen Fristen für die Einreichung geprüfter Lohnabrechnungen fest (z. B. „Der Subunternehmer reicht die geprüfte Lohnabrechnung bis Mittwoch 17:00 Uhr für die Vorwoche beim Hauptauftragnehmer ein“) mit vertraglichen Strafen bei Verspätung.

Wie lange muss ich geprüfte Lohnabrechnungen aufbewahren?

Bundesvorschrift: drei Jahre ab Abschluss des Vertrags. Die Anforderungen der Bundesstaaten gehen jedoch oft darüber hinaus – Kalifornien schreibt fünf Jahre vor, New York verlangt sechs. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, legen Sie die längste geltende Aufbewahrungsfrist zugrunde. Die Aufzeichnungen sollten die geprüften Lohnabrechnungen selbst sowie unterstützende Dokumente umfassen: ursprüngliche Stundenzettel, Lohngutachten, Nachweise über Nebenleistungspläne und jegliche Korrespondenz mit der Vertragsbehörde zu Lohnabrechnungsangelegenheiten.

Was passiert, wenn ich einen Fehler in einer zuvor eingereichten WH-347 entdecke?

Reichen Sie umgehend eine korrigierte Meldung ein. Das DOL bewertet selbst erkannte und korrigierte Fehler deutlich positiver als Fehler, die erst bei einer Prüfung auffallen. Dokumentieren Sie, was falsch war, warum es passiert ist, was Sie korrigiert haben und ob Sie Nachzahlungen geleistet haben. Die Konformitätserklärung auf dem korrigierten Formular sollte auf die ursprüngliche Einreichung verweisen und die Korrektur erläutern.