Spanien Renta-Saison: HR-Checkliste für Gehaltsabrechnungsdaten vor dem 30. Juni

Der Engpass bei der jährlichen spanischen Steuererklärung ist nicht die Berechnung des IRPF-Einbehalts. Lohnabrechnungssoftware – A3, Sage NominaPlus, NominaSol – berechnet das korrekt. Der Engpass ist die Datenbrücke: diejenige, die zwölf Monate einzelner Gehaltsabrechnungs-PDFs (nómina) mit einem Modelo 190 im Januar verbindet, und von diesem Modelo 190 zurück zu vierzig Mitarbeiterbescheinigungen (certificado de retenciones) im April. Die meisten Personalabteilungen und Gestorías (Lohnbuchhaltungen) bauen diese Brücke mit Kopieren und Einfügen. Jeden Juni, wenn Mitarbeiter ihre declaración de la renta einreichen, zeigen sich die Risse in Form von AEAT-Differenzmitteilungen. Dieser Artikel kartiert die Datenkette, identifiziert die sieben Prüfpunkte, die Abweichungen abfangen, bevor Mitarbeiter sie bemerken, und stellt ein System vor, das den nächsten Januar-Modelo-190 von einem Rekonstruktionsprojekt in einen Abstimmungsschritt verwandelt.

Warum die Frist am 30. Juni bereits im Januar beginnt

Die Kampagne zur declaración de la renta für das Steuerjahr 2025 startete am 8. April 2026 und endet am 30. Juni 2026 – für Steuerzahler mit Lastschrift (domiciliación bancaria) am 25. Juni, laut offiziellem AEAT-Kalender. Arbeitnehmer melden sich in Renta WEB an, prüfen ihren Borrador (Steuerentwurf) und bestätigen oder korrigieren ihn. Die im Borrador vorausgefüllten Daten – Arbeitsentgelt, IRPF-Einbehalt, Beitragsbemessungsgrundlagen zur Seguridad Social – wurden vom Arbeitgeber vier Monate zuvor im Modelo 190 an die AEAT übermittelt. Enthielt das Modelo 190 einen Fehler, wird dieser im Borrador des Arbeitnehmers fortgeschrieben. Der Arbeitnehmer entdeckt ihn im Mai oder Juni. Die Personalabteilung bekommt den Anruf.

Das Modelo 190 ist die jährliche Informationszusammenfassung aller IRPF-Einbehalte auf Arbeitsentgelt (rendimientos del trabajo, Schlüssel A), die vierteljährlich im Modelo 111 gemeldet wurden. Jeder Arbeitgeber, der IRPF vom Gehalt einbehält, muss es einreichen – nicht nur große Unternehmen, sondern auch jeder Autónomo mit einem Angestellten, jede Gestoría, die die Lohnabrechnung für einen Kunden führt. Der Einreichungszeitraum ist der 1. bis 31. Januar (verlängert bis 2. Februar 2026 laut AEAT). Anders als das vierteljährliche Modelo 111 – das nur die aggregierten Einbehaltsbeträge meldet – schlüsselt das Modelo 190 die Daten pro Arbeitnehmer (perceptor) auf: jährliches Gesamtentgelt, jährlicher einbehaltener IRPF-Gesamtbetrag, Beitragsbemessungsgrundlagen und Wahrnehmungsschlüssel.

Dies ist der strukturelle Grund, warum die Juni-Krise im Januar beginnt. Das Modelo 111 fragt nach einer Zahl: dem gesamten IRPF, der in diesem Quartal für alle Arbeitnehmer gezahlt wurde. Das Modelo 190 fragt nach vierzig Einzeldatensätzen – einer pro Arbeitnehmer –, von denen jeder mit den zwölf Monaten individueller Gehaltsabrechnungsdaten übereinstimmen muss. Eine Personalabteilung, die die Modelo-111-Summen durch Abgleich mit der vierteljährlichen Zusammenfassung der Lohnsoftware überprüfte, hatte keine Möglichkeit, die Genauigkeit pro Arbeitnehmer zu prüfen. Die Summe stimmte. Die einzelnen Zeilen nicht. Wenn der Borrador eines Arbeitnehmers die Abweichung im Mai aufdeckt, ist das Modelo 190 seit vier Monaten eingereicht, und der Korrekturweg erfordert eine declaración complementaria (ergänzende Meldung) – ein Prozess, der je nach Art des Fehlers Wochen dauern kann, während die Frist zur Einreichung der Renta des Arbeitnehmers näher rückt.

Falls Sie vor dem Einstieg in den Abgleich-Workflow eine detaillierte, feldgenaue Karte der spanischen Gehaltsabrechnung benötigen, finden Sie in unserem Leitfaden zur Gehaltsabrechnungsextraktion jedes Pflichtfeld vom encabezado (Kopf) bis zu den bases de cotización. Dieser Artikel konzentriert sich auf das, was nach der Extraktion kommt: die Prüfpipeline, die Extraktionsergebnisse in revisionssichere Modelo-190-Belege verwandelt.

Die Datenkette: 12 Nóminas, 4 Modelo 111, 1 Modelo 190, 40 Bescheinigungen

Um zu verstehen, warum die manuelle Prüfung bei steigender Größe scheitert, folgen Sie dem vollständigen Datenpfad. Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern, das monatlich abrechnet, erstellt pro Jahr 480 einzelne Gehaltsabrechnungs-PDFs — zwölf pro Mitarbeiter. Jedes PDF enthält rund sechzehn Pflichtfelder gemäß Orden ESS/2098/2014: Grundgehalt, Zuschläge, Überstunden, fünf Sozialversicherungsabzüge (gemeinsame Risiken 4,70 %, Arbeitslosigkeit 1,55 %–1,60 %, Berufsbildung 0,10 %, FOGASA und seit 2023 MEI 0,15 %), IRPF-Einbehalt zum individuellen Steuersatz, Arbeitgeberbeiträge und Beitragsbemessungsgrundlagen. Multiplizieren Sie mit zwölf Monaten. Multiplizieren Sie mit 40 Mitarbeitern.

Aus diesen 480 PDFs müssen vier Datenausgaben erstellt werden:

Ausgabe	Empfänger	Granularität	Frist
Modelo 111 (vierteljährlich)	AEAT	Aggregiert — gesamter IRPF aller Mitarbeiter	20. April / 20. Juli / 20. Okt. / 20. Jan.
Modelo 190 (jährlich)	AEAT	Pro Mitarbeiter — individueller IRPF, Vergütung, Bemessungsgrundlagen	31. Januar (verlängert bis 2. Feb. 2026)
Bescheinigung über Steuereinbehalte	Jeder Mitarbeiter	Pro Mitarbeiter — individuelle Vergütung + IRPF-Zusammenfassung	Vor Beginn der Renta-Kampagne (Anfang April)
Sistema RED / RNT-Übermittlung	TGSS	Pro Mitarbeiter — Beitragsbemessungsgrundlagen, Tage, Vertragsart	Vorletzter Tag jedes Monats

Die entscheidende Erkenntnis, die die meisten Compliance-Leitfäden übersehen: Modelo 190 und die Bescheinigung über Steuereinbehalte nutzen dieselbe Datenquelle, richten sich aber an unterschiedliche Zielgruppen. Das Modelo 190 speist das AEAT-Kreuzprüfungssystem. Die Bescheinigung fließt in die Renta-Erklärung des Mitarbeiters ein. Sie müssen auf den Cent genau übereinstimmen (€0,01). Ein einziger Lesefehler auf einer Gehaltsabrechnung — Eingabe eines IRPF-Einbehalts von €342,15 statt €432,15 — pflanzt sich in das Modelo 190 fort, dann in die AEAT-Steuerdaten des Mitarbeiters und schließlich in den Borrador. Der Mitarbeiter vergleicht den Borrador mit seiner Bescheinigung über Steuereinbehalte (die der Arbeitgeber aus denselben Daten erstellt hat). Die Abweichung wird sichtbar. Die Personalabteilung erhält die E-Mail. Die automatisierte AEAT-Kreuzprüfung zwischen den Modelo-190-Gesamtsummen und den vierteljährlichen Aggregaten des Modelo 111 läuft parallel: Stimmen die vier Quartalssummen nicht mit der jährlichen Aufschlüsselung pro Mitarbeiter überein, wird eine Aufforderung an den Arbeitgeber versandt.

Für einen breiteren Überblick darüber, wie vierteljährliche Meldepflichten mit Gehaltsabrechnungsdaten in verschiedenen spanischen Steuermodellen interagieren, lesen Sie unsere Analyse zur vierteljährlichen IVA-Meldung mit Modelo 303 in Spanien — das Muster der Datenaggregation ist strukturell ähnlich, auch wenn die Steuerbemessungsgrundlage unterschiedlich ist.

Bei zwei Minuten pro Gehaltsabrechnung für die manuelle Ermittlung des IRPF-Einbehalts, des Gesamtbruttos und der Beitragsbemessungsgrundlagen – inklusive der visuellen Suche nach Feldern, die zwischen A3-, Sage- und NominaSol-PDF-Layouts ihre Position ändern – verliert ein Unternehmen mit vierzig Mitarbeitern rund sechzehn Stunden pro Jahr allein für die Datenübertragung. Und das, bevor jemand den 1+1+1+1 = 4-Abgleich zwischen den vierteljährlichen Summen des Modells 111 und dem Modell 190 versucht. Hier ändert die benutzerdefinierte Spaltenextraktion die Rechnung: Statt jedes PDF visuell nach bestimmten Feldern zu durchsuchen, definieren Sie die gewünschten Spaltennamen – „IRPF-Einbehalt", „Gesamtbrutto", „AN-Arbeitnehmerbeitrag", „Aportación Empresarial" – und die KI liest jede Gehaltsabrechnung danach, was jedes Feld bedeutet, nicht wo es auf der Seite steht. Eine Spaltendefinition. Vierzig Mitarbeiter. Zwölf Monate. Eine konsolidierte Tabelle. Die sechzehn Stunden schrumpfen auf Minuten. Die Stapelverarbeitung von vierzig Gehaltsabrechnungen zu einer Lohn- und Gehaltsübersichtstabelle beschreibt die Mechanik im Detail; hier geht es darum, was diese konsolidierte Tabelle für die Überprüfung des Modells 190 ermöglicht.

Die Sieben-Punkte-Checkliste vor der Übermittlung durch die Mitarbeiter

Diese Checkliste setzt voraus, dass Sie alle Gehaltsabrechnungsdaten in eine einzige Tabelle extrahiert haben, mit einer Zeile pro Mitarbeiter und Monat. Jeder Prüfpunkt unten zeigt, was zu kontrollieren ist und worauf eine Abweichung hindeutet.

Jährliche IRPF-Summe pro Mitarbeiter mit Modelo 190 Clave A abgleichen

Summieren Sie die IRPF-Einbehalte jedes Mitarbeiters über alle zwölf Monate. Vergleichen Sie diese mit dem Betrag pro Datensatz im Modelo 190 für diese NIF. Eine Abweichung deutet auf einen Eingabefehler in mindestens einem Monat hin – oft eine Ziffernvertauschung (342,15 statt 432,15). Stimmen die Summen pro Mitarbeiter, weicht aber die Gesamtsumme des Modelo 190 von der Summe der vier vierteljährlichen Modelo-111-Meldungen ab, wurde möglicherweise ein Mitarbeiter in einer Quartalsmeldung vergessen.

Gesamtjahresvergütung (Total Devengado) mit Modelo-190-Bemessungsgrundlagen abgleichen

Summieren Sie das Total Devengado (Bruttovergütung) jedes Mitarbeiters über alle zwölf Gehaltsabrechnungen. Das Modelo 190 meldet Percepciones Íntegras (Bruttovergütung) – beide müssen übereinstimmen. Eine Abweichung in Höhe genau eines Monatsgehalts bedeutet, dass ein Monat fehlt. Eine kleinere Abweichung ohne klares Muster deutet oft auf eine Sonderzahlung (Paga Extra) hin, die aufgrund von Proratisierung in einem anderen Zeitraum als der Gehaltsabrechnung verbucht wurde – prüfen Sie das Feld „Pagas Extras Prorrateadas“ im Devengos-Block.

Jede Mitarbeiter-NIF auf AEAT-Formatkonformität prüfen

Eine NIF mit vertauschter Ziffer ist der häufigste Ablehnungsgrund für Modelo 190. Spanisches NIF-Format: 8 Ziffern + 1 Prüfbuchstabe für natürliche Personen; 1 Buchstabe + 7 Ziffern + 1 Prüfzeichen für juristische Personen. Das Modelo-190-Webformular weist ungültige NIFs zurück, aber eine gültige NIF, die zu einem anderen Mitarbeiter gehört – zwischen zwei Zeilen vertauscht – besteht die Prüfung und verursacht ein Datenproblem, das die AEAT-Kreuzprüfung erkennt, wenn der Borrador des tatsächlichen Mitarbeiters kein Einkommen von Ihrem Unternehmen zeigt. Überprüfen Sie jede NIF in Ihrer Mitarbeiterdatenbank, nicht nur auf der Gehaltsabrechnungs-PDF.

Gesamt-IRPF des Modelo 190 mit Summe der vier vierteljährlichen Modelo-111-Meldungen abgleichen

Dies ist die „1+1+1+1 = 4“-Arithmetikprüfung, die die AEAT automatisch durchführt. Summieren Sie die IRPF-Gesamtbeträge Ihrer vier vierteljährlichen Modelo-111-Erklärungen. Vergleichen Sie diese mit dem IRPF-Gesamtbetrag auf dem Deckblatt (Hoja 1) des Modelo 190. Bei Abweichung reichen Sie das Modelo 190 erst ein, wenn Sie die Ursache gefunden haben. Häufige Ursachen: Ein Mitarbeiter wurde in einem Modelo-111-Quartal aufgenommen, aber in der Jahresaufstellung weggelassen, oder umgekehrt. Die Korrektur erfordert eine Modelo-111-Ergänzungserklärung (Complementaria), bevor das Modelo 190 mit übereinstimmenden Daten eingereicht werden kann – versuchen Sie niemals, die Abweichung durch Anpassung des Modelo 190 allein zu „korrigieren“.

Bestätigen, dass die Beitragsbemessungsgrundlagen mit den via Sistema RED übermittelten Daten übereinstimmen

Das Modell 190 enthält Felder für Beitragsbemessungsgrundlagen (bases de cotización), die mit den monatlich an die TGSS via Sistema RED übermittelten Daten pro Arbeitnehmer übereinstimmen müssen. Während die TGSS die Daten sozialversicherungsrechtlich und die AEAT steuerrechtlich prüft, kann eine Abweichung zwischen den an die TGSS gemeldeten Daten (RNT) und den Angaben im Modell 190 bei einer gemeinsamen Prüfung (actuación conjunta de la Inspección de Trabajo y la AEAT) auffallen. Gleichen Sie die jährlichen Beitragsbemessungsgrundlagen pro Arbeitnehmer mit der Summe der monatlichen RED-Übermittlungen ab.

Jede Steuerbescheinigung (certificado de retenciones) aus denselben Quelldaten generieren und prüfen

Gemäß Artikel 108.3 der IRPF-Verordnung (Real Decreto 439/2007) muss jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer vor Beginn der Renta-Kampagne eine jährliche Steuerbescheinigung ausstellen. Es gibt kein offizielles Formular, aber sie muss enthalten: NIF und Name des Arbeitgebers, NIF und Name des Arbeitnehmers, jährliches Gesamtentgelt, einbehaltene IRPF-Gesamtsumme und das Steuerjahr. Diese Werte müssen centgenau mit den Daten des Modells 190 pro Arbeitnehmer und den Jahresendabrechnungen des Arbeitnehmers übereinstimmen. Eine einzige Bescheinigung mit falschen IRPF-Daten verursacht ein Kaskadenproblem: Der Arbeitnehmer gibt seine Renta-Erklärung anhand der Bescheinigung ab, die AEAT gleicht mit dem Modell 190 ab, und bei Abweichung wird die Erstattung (devolución) des Arbeitnehmers eingefroren. Die Nichtausstellung von Bescheinigungen wird mit 150 € pro fehlender Bescheinigung geahndet gemäß der Allgemeinen Steuerstrafverordnung.

Arbeitnehmer mit unterjährigen Änderungen der persönlichen Verhältnisse kennzeichnen

Der IRPF-Steuerabzugssatz eines Arbeitnehmers ist kein fester Prozentsatz – er wird individuell auf Basis des geschätzten Jahreseinkommens, der familiären Situation und des Behinderungsgrads berechnet, die über das Modell 145 mitgeteilt werden. Wenn ein Arbeitnehmer im Laufe des Jahres geheiratet, ein Kind bekommen oder eine Behinderung gemeldet und sein Modell 145 aktualisiert hat, ändert sich der IRPF-Satz unterjährig. Die jährliche IRPF-Gesamtsumme im Modell 190 ist dann nicht einfach 12 × monatlicher Betrag, sondern steigt im Monat der Änderung. Wenn Ihre Prüftabelle einen Monats-IRPF × 12 berechnet, scheint bei jedem Arbeitnehmer mit aktualisiertem Modell 145 eine Abweichung vorzuliegen. Kennzeichnen Sie diese Arbeitnehmer und prüfen Sie monatsweise anhand der Gehaltsabrechnung für jeden Steuersatzzeitraum.

Wann delegieren vs. wann automatisieren. Eine Steuerberatungskanzlei, die die Lohnabrechnung für zehn Mandantenfirmen verwaltet, steht vor dieser Sieben-Punkte-Checkliste multipliziert mit zehn. Jeder Mandant kann eine andere Lohnabrechnungssoftware verwenden – A3 für den einen, Sage NominaPlus für den anderen, NominaSol für einen dritten – und erstellt PDFs mit denselben sechzehn Pflichtfeldern an drei verschiedenen Positionen. Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion liest alle drei Layouts anhand derselben Spaltendefinitionen, weil sie die Feldbedeutung und nicht die Feldposition liest. Definieren Sie die Spalten einmal. Laden Sie die Gehaltsabrechnungs-PDFs aller Mandanten hoch. Eine Tabelle pro Mandant. Sieben Prüfungen pro Mandant. Die Extraktion kümmert sich um die Layout-Variation; die Checkliste um die Überprüfung.

Schluss mit Abtippen — lassen Sie KI Ihre Dokumente lesen

Bild oder PDF hochladen — strukturierte Daten in 10 Sekunden

Jetzt testen →

Keine Anmeldung · Keine Kreditkarte · Ergebnis in 10 Sekunden

Wenn ein Mitarbeiter eine Abweichung findet: Die 24-Stunden-Reaktion

Ein Mitarbeiter mailt: „Mein Borrador zeigt 3.420 € IRPF-Einbehalt, aber meine letzte Gehaltsabrechnung sagt 4.100 €. Was stimmt?" Die Versuchung ist groß, das Dezember-PDF zu öffnen, das IRPF-Feld zu suchen und zu antworten. Das beantwortet einen Monat. Die Abweichung könnte aber im März liegen, nicht im Dezember – der Mitarbeiter hat die falsche Abrechnung verglichen. So läuft die korrekte Reaktionskette:

Jahresdaten des Mitarbeiters aus Ihrer Abstimmungstabelle ziehen

Wenn Sie die Tabelle bei der Modelo-190-Vorbereitung erstellt haben, dauert das dreißig Sekunden. Wenn nicht – und Sie jetzt zwölf einzelne PDFs öffnen, um manuell die IRPF über zwölf Monate zu summieren – wartet der Mitarbeiter. Für ein Unternehmen, das Batch-Payroll-Konsolidierung nutzt, bedeutet eine bereits aufgebaute Jahresübersicht pro Mitarbeiter, dass jede Abweichungsanfrage in Minuten beantwortet werden kann.

Prüfen, ob die Abweichung isoliert oder systemisch ist

Vergleichen Sie die jährliche IRPF-Gesamtsumme des Mitarbeiters aus Ihrer Tabelle mit Ihrer Modelo-190-Einreichung, den vierteljährlichen Modelo-111-Aggregaten und dem ausgestellten Certificado de Retenciones. Stimmt die Tabelle mit Modelo 190 und dem Zertifikat überein – der Borrador aber nicht –, liegt der Fehler bei der AEAT (selten, aber möglich: ein Datenladefehler zwischen Modelo-190-Übermittlung und Borrador-Erstellung). Stimmt die Tabelle mit den Gehaltsabrechnungen überein, weicht aber von Modelo 190 ab, lag der Fehler in Ihrer Januar-Einreichung. Weicht die Tabelle von den Gehaltsabrechnungen ab, steckt ein Fehler in Ihrer Extraktion – wahrscheinlich aus einem Monat, in dem das PDF ein Scan statt eines digital erstellten Dokuments war, oder aus einem Layoutwechsel der Lohnsoftware, der die vorlagenbasierte Extraktion gestört hat.

Bei falschem Modelo 190: Complementaria einreichen – und alle betroffenen Mitarbeiter informieren

Ein Modelo-190-Fehler bei einem Mitarbeiter betrifft selten nur einen. Wenn die IRPF von Mitarbeiter A falsch erfasst wurde, prüfen Sie, ob derselbe Fehler auch bei den Mitarbeitern B bis F auftrat. Die Modelo-190-Declaración-Complementaria korrigiert den AEAT-Datensatz. Gleichzeitig stellen Sie allen betroffenen Mitarbeitern korrigierte Certificados de Retenciones mit einer kurzen Erklärung aus: „Das ursprüngliche Zertifikat hat Ihren IRPF-Einbehalt um X € zu hoch ausgewiesen. Verwenden Sie das korrigierte Zertifikat für Ihre Renta-Erklärung. Der AEAT-Datensatz wird aktualisiert." Mitarbeiter, die bereits eingereicht haben, müssen eine Declaración Rectificativa abgeben. Mitarbeiter, die noch nicht eingereicht haben, vermeiden das Problem ganz – weshalb es wichtig ist, das Zertifikat frühzeitig und geprüft auszustellen.

Nächstes Jahr: Ein Abgleichsystem statt hektischer Januar-Aktion

Die strukturelle Lösung ist eine monatliche – nicht jährliche – Datenextraktion. So wird die Modell 190 im Januar zum Abgleich, nicht zum Wiederaufbauprojekt. Der Ansatz:

Monatliche Extraktion. Nach jedem Gehaltszyklus die Gehaltsabrechnungs-PDFs des Monats hochladen und die Prüfspalten extrahieren: NIF des Arbeitnehmers, Gesamtbezüge, IRPF-Einbehalt, Arbeitnehmerbeitrag zur Sozialversicherung, Arbeitgeberbeitrag und Beitragsbemessungsgrundlage. Das dauert bei vierzig Abrechnungen unter einer Minute, wenn Namen und NIFs als Extraktionsspalten enthalten sind – die Ausgabe identifiziert sich dann selbst.
Vierteljährlicher Abgleich. Bei jeder Einreichung des Modells 111 den vierteljährlichen IRPF-Gesamtbetrag aus der Extraktionstabelle mit dem Modell-111-Betrag vergleichen. Eine im April entdeckte Abweichung ist eine zehnminütige Korrektur. Dieselbe Abweichung im Januar – nach drei weiteren Quartalen mit Fehlern – wird zur forensischen Übung.
Jährliche Zusammenführung. Im Januar existieren die zwölf monatlichen Tabellen bereits. Zusammenführen. Nach Mitarbeiter pivotieren. Die Aufschlüsselung pro Mitarbeiter für das Modell 190 ist bereits erstellt. Die obige Sieben-Punkte-Checkliste wird zur Fünf-Minuten-Prüfung, nicht zum mehrtägigen Dateneingabe-Marathon. Die Certificados de Retenciones – vierzig Einzeldokumente, die jeweils dieselben zwei Zahlen (Gesamtvergütung, Gesamt-IRPF) pro Mitarbeiter abrufen – werden per Serienbrief aus derselben Tabelle generiert.
Resilienz bei Gehaltsabrechnungssystem-Wechseln. Wenn Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres den Gehaltsabrechnungsanbieter gewechselt hat – von Sage zu PayFit, oder ein Gestoría-Kunde von A3 zu NominaSol – isoliert der monatliche Extraktionsansatz den Formatwechsel auf den Monat, in dem er stattfand. Die Abrechnungen von Januar bis Juni werden aus einem Layout extrahiert, die von Juli bis Dezember aus einem anderen. Die KI liest beide anhand derselben Spaltendefinitionen, da sie nach Feldbedeutung und nicht nach Position liest. Die jährliche Zusammenführung bleibt vom Anbieterwechsel unberührt.

Dieser Ansatz bewältigt auch das Collection-Link-Szenario für Gestorías: Statt im Januar vierzig Mandatsfirmen hinter ihren Gehaltsabrechnungs-PDFs herzujagen, generieren Sie einen teilbaren Link (gemäß der Collection-Link-Funktion – eine URL, über die externe Parteien Dokumente direkt in Ihre Verarbeitungswarteschlange hochladen können, ohne sich zu registrieren) und senden ihn jedem Mandanten im Dezember. Diese laden ihre Jahres-PDFs hoch. Die Extraktion läuft. Sie prüfen. Das Modell funktioniert für eine Gestoría mit fünfzig Mandatsfirmen genauso sauber wie für eine Personalabteilung mit vierzig internen Mitarbeitern.

JPG/PNG/PDF KI-Extraktion

Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.

FAQ: Datenaufbereitung für spanische Renta-Gehaltsabrechnungen

Was passiert, wenn meine Modelo 190 nicht mit den vier vierteljährlichen Summen der Modelo 111 übereinstimmt?

Die automatisierte Prüfung der AEAT erkennt die Abweichung bei der Verarbeitung der Modelo 190. Sie erhalten eine Aufforderung zur Klärung. Lösung: Identifizieren Sie das Quartal, dessen Modelo 111 nicht mit den jährlichen Arbeitnehmerdaten übereinstimmt, reichen Sie eine ergänzende Modelo 111 für dieses Quartal ein und anschließend eine ergänzende Modelo 190 mit korrigierten Arbeitnehmerdaten. Die drei Meldungen müssen konsistent sein. Passen Sie niemals die Modelo 190 allein an – die Quartalssummen bleiben im System und die Abweichung wird erneut auffallen.

Muss ich einer im Februar ausgeschiedenen Arbeitnehmerin eine Bescheinigung über einbehaltene Steuern ausstellen?

Ja. Jede Person, die im Steuerjahr Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit mit IRPF-Einbehalt bezogen hat – auch nur für einen Monat – hat Anspruch auf eine Bescheinigung für den Beschäftigungszeitraum. Die Bescheinigung muss die tatsächlich gezahlte Vergütung und die einbehaltene IRPF während ihrer Beschäftigungsmonate ausweisen, nicht einen hochgerechneten Jahresbetrag.

Kann ich Daten aus gescannten Gehaltsabrechnungen (PDF) extrahieren oder nur aus digital erstellten?

Ja. ImageToTable.ai funktioniert mit gescannten Dokumenten, Fotos von ausgedruckten Gehaltsabrechnungen und digital erstellten PDFs. Die KI liest den visuellen Inhalt der Seite – nicht die darunterliegende PDF-Textschicht – daher sind eine gescannte nómina und eine digital erstellte gleichwertige Eingaben. Für Gehaltsabrechnungen, die als Papierausdrucke von Mitarbeitern eingehen, die eine Duplikatsbescheinigung benötigen, bedeutet dies: Sie können das Dokument fotografieren und die Daten extrahieren, ohne sie manuell neu eingeben zu müssen. Die Genauigkeit bei gedruckten Gehaltsabrechnungstabellen beträgt bis zu 99 %.

Welche Strafe droht bei Versäumnis der Modelo-190-Frist?

Die Modelo 190 ist eine Informationserklärung – es ist keine Zahlung damit verbunden. Eine verspätete Einreichung wird jedoch mit 20 € pro fehlendem oder falschem Datensatz (oder Datensatzgruppe) bestraft, was bei einem Unternehmen mit Dutzenden von Mitarbeitern erheblich ansteigen kann. Wenn die AEAT vor Ihrer Einreichung eine formelle Aufforderung (requerimiento) erlässt, wechselt der Strafrahmen von der üblichen Verspätungsskala zum folgenreicheren Sanktionsregime bei Nichteinhaltung einer Auskunftsaufforderung.

Wie gehe ich mit einem Mitarbeiter um, der im Laufe des Jahres in zwei verschiedenen Autonomen Gemeinschaften gearbeitet hat?

Die Modelo 190 enthält ein Feld für die Provinz (provincia) jedes Zahlungsempfängers. Wenn ein Mitarbeiter den Arbeitsort gewechselt hat – z. B. von Ihrer Madrider Niederlassung in Ihre Niederlassung in Barcelona – müssen Sie ihn möglicherweise unter der Provinz melden, in der er zum Jahresende tätig war, oder unter der Provinz der Betriebsstätte, in der er hauptsächlich gearbeitet hat. Die Anleitung zur Modelo 190 enthält Regeln zur Provinzzuordnung; konsultieren Sie die jährliche AEAT-Richtlinie (Orden HAC) für das betreffende Steuerjahr, da diese Regeln gelegentlich geändert werden.

Das Eine, das Sie vor dem 30. Juni korrigieren sollten

Jeden Juni landet dieselbe E-Mail in den HR-Postfächern Spaniens: Der Borrador eines Mitarbeiters weist eine Abweichung auf, und die Frist beträgt noch drei Wochen. Die E-Mail löst Hektik aus – zwölf PDFs öffnen, das IRPF-Feld manuell summieren, mit der Bescheinigung vergleichen, mit der Modelo 190 vergleichen, den Monat identifizieren, in dem eine Transposition von 100 € eine jährliche Abweichung von 1.200 € verursacht hat, Korrekturen einreichen, Bescheinigungen neu ausstellen. Bis das Problem gelöst ist, haben drei weitere Mitarbeiter eine E-Mail geschickt. Die Ursache ist nicht die Komplexität des spanischen Steuerrechts. Es ist die Datenpipeline – eine Pipeline, die in den meisten Unternehmen, Gestorías und HR-Abteilungen immer noch darauf basiert, PDFs zu öffnen und Zahlen in eine Tabelle einzutippen, ein Feld nach dem anderen, vierzig Mal, zwölf Monate tief.

Wenn es eine Sache gibt, die Sie dieses Jahr vor Ablauf der Frist am 30. Juni korrigieren sollten: Erstellen Sie jetzt die Abgleichstabelle pro Mitarbeiter – solange noch Zeit ist, Abweichungen zu erkennen, bevor die Mitarbeiter ihre Steuererklärung einreichen. Nächstes Jahr erstellen Sie sie monatlich, sodass der Januar eine Überprüfung und keine Rekonstruktion ist. Testen Sie die Extraktion an einer Muster-Gehaltsabrechnung. Der Unterschied zwischen einer Lohnabteilung, die die Renta-Saison mit einer Tabelle pro Mitarbeiter bewältigt, und einer, die sie mit einem Ordner voller PDFs bewältigt, ist der Unterschied zwischen der Beantwortung von Mitarbeiter-E-Mails in zwei Minuten oder zwei Stunden.

Mit einer spanischen Gehaltsabrechnung testen Leitfaden zur Stapelverarbeitung