Erstellen Sie eine Beleg-zu-Schedule-C-Pipeline
in Google Sheets

Die Lücke zwischen einem Belegfoto und einer Schedule-C-Zeile

Schedule C (Formular 1040) hat 27 Ausgabenzeilen – von Werbung (Zeile 8) über Auto & LKW (Zeile 9), Bürokosten (Zeile 18), Material (Zeile 22), Reisen (Zeile 24a) und Löhne (Zeile 26) bis zu Sonstige Ausgaben (Zeile 27b). Jede Zeile ist eine Zahl. Hinter jeder Zahl stecken Belege – Dutzende davon, verteilt über die Kamera-Rolle Ihres Telefons, Ihren E-Mail-Posteingang, Ihre Amazon-Bestellseite und den Boden Ihrer Laptoptasche. Die Lücke zwischen diesen Belegen und diesem Formular ist kein Softwareproblem. Es ist ein Pipeline-Problem: Sie haben einen Erfassungsmechanismus (Telefonkamera, E-Mail-Archiv) und ein Meldeziel (Schedule C), aber nichts, das darauf ausgelegt ist, beides zu verbinden.

Die meisten Freelancer lösen das mit einer Google Sheet – Spalten mit Datum, Anbieter, Betrag, vielleicht eine Kategorie-Spalte, die sie von Hand ausfüllen. Das funktioniert die ersten sechs Wochen. Bis zum vierten Monat ist die Kategorie-Spalte halb leer. Bis Dezember wird es ein Chaos: zwanzig Amazon-Bestellungen, die Sie zwischen Material (Zeile 22) und Bürokosten (Zeile 18) aufteilen müssen, ein Home-Depot-Einkauf, der teils Reparaturen (Zeile 21) und teils geschäftlich ist, und fünf Restaurantbelege, bei denen Sie sich nicht erinnern können, wen Sie getroffen haben oder warum.

Das IRS verlangt vier Elemente auf jedem Beleg, den Sie absetzen: Betrag, Datum, Ort/Anbieter und geschäftlicher Zweck (IRS Publication 583). Ihre Tabellenkalkulation hat wahrscheinlich die ersten drei. Diese vierte Spalte – der geschäftliche Zweck, die Brücke zwischen einem Anbieternamen und einer Schedule-C-Zeilennummer – ist der Punkt, an dem die meisten DIY-Systeme scheitern. Es ist nicht so, dass die Leute nicht wissen, dass sie es erfassen müssen. Es ist so, dass das manuelle Erfassen bei über 200 Belegen pro Jahr das Willenskraft-Budget von jemandem übersteigt, der auch noch die eigentliche Arbeit erledigt, die diese Belege repräsentieren.

In r/smallbusiness hat ein Nutzer die Frustration direkt ausgedrückt: "HELP! Wie organisiere ich Belege, ohne verrückt zu werden???" (r/smallbusiness). Ein anderer in r/tax, ein Einzelunternehmer im ersten Jahr, schrieb einfach: "Mir dreht sich der Kopf, das alles zu verstehen." Das sind keine Leute, die eine Vorlesung über Steuerrecht brauchen. Sie brauchen ein System, bei dem das tägliche Erfassen eines Belegs automatisch die Felder befüllt, die Schedule C am Jahresende abfragen wird. Dieses System kann innerhalb der Tabellenkalkulation aufgebaut werden, die sie bereits nutzen – wenn Sie die richtige Extraktionsebene hinzufügen.

So fügt sich das Add-on in einen bestehenden Sheets-Workflow ein

Der häufigste Einwand gegen die Einführung eines neuen Tools ist die implizite Bedrohung Ihres aktuellen Systems. Wenn Sie Monate damit verbracht haben, eine Google Sheet mit Regeln für die bedingte Formatierung, einer monatlichen Übersichts-Registerkarte und Formeln aufzubauen, an die Sie sich nur noch halb erinnern, ist das Letzte, was Sie wollen, ein Tool, das Ihnen sagt, Sie sollen alles verwerfen und neu anfangen. Ein Google Sheets Add-on tut das nicht. Es öffnet sich als Seitenleiste – ein schmales Panel, das rechts an Ihrer Tabelle angedockt ist und über das Menü „Erweiterungen“ erreichbar ist – und arbeitet vollständig innerhalb Ihrer bestehenden Tabelle, im selben Fenster, auf derselben Registerkarte, mit derselben Spaltenstruktur, die Sie bereits aufgebaut haben. Eine vollständige Übersicht der Funktionen – unterstützte Feldtypen, Formate und Plandetails – finden Sie im Google Sheets Dokumentextraktions-Workflow.

Das ist der Unterschied, der eine Pipeline möglich macht. Die meisten Beleg-Tools sind separate Apps: Sie machen ein Foto in deren mobiler App, die Daten liegen in deren Cloud-Dashboard, und dann – wenn Sie fleißig sind – exportieren Sie eine CSV und ziehen sie in Ihre Tabelle. Das ist ein Zwei-Tool-Workflow. Das Add-on reduziert das auf ein einziges Tool: Ihre Tabelle ist sowohl die Extraktionsoberfläche als auch das Datenziel. Sie laden einen Beleg in die Seitenleiste hoch, die KI liest ihn, und die extrahierten Werte erscheinen in der nächsten leeren Zeile der Tabelle, die Sie bereits ansehen. Kein Export-Schritt, keine Neuformatierung, keine Hochladen-Dann-Herunterladen-Dann-Wieder-Hochladen-Schleife, wie sie der Vergleich von Seitenleiste vs. Download-Import im Detail dokumentiert.

Was das konkret für eine Schedule C-Pipeline bedeutet: Die Spalten, die Sie in der Seitenleiste benennen, sind die Spalten, die in Ihrer Tabelle befüllt werden sollen. Wenn Ihre Tabelle bereits Spalten für Date, Vendor, Amount und Category hat, geben Sie genau diese Namen in das Add-on ein. Das Add-on verwendet die Spaltennamen-Extraktion: Statt dass Sie Begrenzungsrahmen zeichnen oder ein Modell mit Beispielbelegen trainieren müssen, geben Sie die gewünschten Feldnamen ein – „Date“, „Vendor“, „Amount“ – und die KI liest jeden Beleg, um diese Werte zu finden, indem sie versteht, was sie semantisch bedeuten, nicht wo sie auf der Seite stehen. Ein Home Depot-Beleg und eine WeWork-Rechnung haben visuell nichts gemeinsam, aber beide enthalten einen Anbieternamen, ein Datum und eine Summe. Die Spaltennamen-Extraktion findet jeden Wert unabhängig vom Layout. (Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Add-on-Installations- und Nutzungsleitfaden.)

Aufbau Ihrer Spalten für die Zuordnung zu Schedule C

Dieser Abschnitt unterscheidet eine generische Beleg-Tabelle von einer Schedule-C-fähigen Pipeline. Die Spaltennamen, die Sie in die Add-on-Seitenleiste eingeben, sind nicht nur Beschriftungen – sie sind Anweisungen an die KI, welche Werte sie finden soll, und sie bilden die Struktur, die Ihre Jahresend-Steuerübersicht speist. Das richtige Spaltendesign erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Es sagt der KI, was sie aus jedem Beleg extrahieren soll, und es stellt sicher, dass jede Zeile bereits der Schedule-C-Zeile zugeordnet ist, zu der sie gehört.

Hier ist der empfohlene Spaltensatz für eine Beleg-zu-Schedule-C-Pipeline:

Die beiden Spalten, die Sie weiterhin manuell ausfüllen – Schedule C Category und Business Purpose – sind bewusst so gewählt. Die KI kann Ihnen sagen, dass dieser Home-Depot-Beleg am 12. März 47,83 $ ausweist. Sie kann Ihnen nicht sagen, ob diese 47,83 $ für Reparaturmaterial (Schedule C Zeile 21: Reparaturen und Instandhaltung) für eine Mietimmobilie, Büroregale (Zeile 18: Büroausgaben) für Ihr Homeoffice oder Materialien für ein Kundenprojekt waren. Dieses Urteil erfordert zu wissen, wofür die Ausgabe war – und nur Sie wissen das. Was das Add-on eliminiert, ist alles andere: das Eintippen von Datum, Anbieter und Betrag sowie das Suchen dieser Werte auf einem zerknitterten Thermo-Beleg.

So ordnen sich die Schedule-C-Kategorie-Werte den tatsächlichen IRS-Formularzeilen für die häufigsten Freelancer-Ausgabenarten zu:

Diese Kategorienzuordnung macht aus Ihrer Tabellenkalkulation mehr als ein chronologisches Protokoll – sie wird zur Steuerformular-Vorbereitung. Wenn der Dezember kommt, müssen Sie nicht 300 Belege erneut durchlesen und raten, zu welcher Zeile sie gehören – Sie haben das ganze Jahr über, Beleg für Beleg, die Schedule C-Zeile zugewiesen. Eine einzige Pivot-Tabelle, gruppiert nach Schedule C-Kategorie, liefert Ihnen die genaue Zahl für jede Zeile des Formulars. Der vollständige Rahmen für Schedule C-Abzüge deckt die komplette Liste der 27 Ausgabenzeilen ab und was jeweils dafür qualifiziert – nutzen Sie ihn als Referenz beim Einrichten Ihres Kategorie-Dropdowns.

Belege über die Seitenleiste erfassen

Mit der festgelegten Spaltenstruktur reduziert sich der tägliche Arbeitsablauf auf drei Schritte. Keiner davon erfordert, Google Sheets zu verlassen.

1. Seitenleiste öffnen. Starten Sie das Add-on über das Menü „Erweiterungen“ in Google Sheets. Die Seitenleiste öffnet sich rechts – ein schmales Fenster, das während der Arbeit geöffnet bleibt. Geben Sie Ihre Spaltennamen einmal ein (sie bleiben zwischen Sitzungen erhalten, wenn Sie mit einem API-Schlüssel angemeldet sind). Die Namen, die Sie eingeben – Datum, Händler, Betrag, Steuer, Schedule C-Kategorie – werden zu den Feldern, nach denen die KI in jedem hochgeladenen Beleg sucht.

2. Beleg hochladen. Ziehen Sie ein Foto oder PDF in die Seitenleiste oder klicken Sie, um zu browsen. Das Add-on akzeptiert JPG, PNG, WebP und PDF. Ein Foto eines zerknitterten Home-Depot-Belegs vom Telefon, eine PDF-Rechnung aus der E-Mail eines Anbieters, ein Screenshot einer Amazon-Bestellung – gleicher Upload-Schritt, gleiche Extraktions-Engine. Sie können Belege einzeln verarbeiten, sobald Ausgaben anfallen, oder freitagnachmittags die Belege der ganzen Woche in einem Durchgang.

3. Extrahieren starten. Die KI liest den Beleg, gleicht Werte mit Ihren Spaltennamen ab und fügt eine neue Zeile am Ende Ihres aktiven Blatts hinzu. Die extrahierten Daten erscheinen in der von Ihnen festgelegten Spaltenreihenfolge. Ihre Formeln, bedingten Formatierungen und Übersichtstabs bleiben intakt – die neue Zeile ist nur Daten, keine strukturellen Änderungen.

Nachdem die Zeile erscheint, füllen Sie zwei Felder aus: Schedule C-Kategorie (ein Dropdown, das Sie mit Datenvalidierung einrichten können) und Geschäftszweck (eine Notiz mit 5–10 Wörtern). Das war's. Die Gesamtzeit pro Beleg – vom Upload bis zur kategorisierten Zeile – liegt unter 30 Sekunden, verglichen mit den 2–3 Minuten manueller Übertragung pro Beleg, die der Leitfaden zum Seitenleisten-Add-on dokumentiert.

Die Extraktionsgeschwindigkeit – etwa 5–10 Sekunden pro Seite mit der KI-Engine – bedeutet, dass sich der Engpass von der Dateneingabe zur Kategorisierung verlagert. Und Kategorisierung wird, anders als Dateneingabe, mit der Zeit schneller: Nach dem ersten Monat erkennen Sie einen Staples-Beleg als Büroausgabe und ein Kundenessen als Mahlzeit, ohne nachzudenken. Der Leitfaden zur Steuersaison-Vorbereitung für Freiberufler erklärt, wie diese Gewohnheit das ganze Jahr über den Dezember-Ansturm komplett verhindert.

Der Sammellink: Wenn Belege nicht von Ihnen stammen

Bisher verarbeitet die Pipeline Belege, die Sie selbst erstellen – Dinge, die Sie kaufen, Mahlzeiten, die Sie bezahlen, Software, die Sie abonnieren. Aber eine Schedule-C-Einreichung umfasst oft Belege, die von anderen Personen stammen: ein Subunternehmer, der Materialien für Ihr Projekt gekauft hat und den Beleg einreichen muss; ein Kunde, der einen Veranstaltungsort bezahlt hat und eine Abstimmung wünscht; ein virtueller Assistent, der Büromaterial in Ihrem Auftrag gekauft hat.

Das Add-on enthält eine Funktion namens Sammellink – eine teilbare URL (im Format /c/xxxx), die Sie an alle senden, die Belege an Ihre Pipeline übermitteln müssen. Wenn jemand den Link öffnet, sieht er eine einfache Upload-Seite mit einem Verifizierungscode. Er zieht seine Belegdatei hinein. Die Datei landet in der Verarbeitungswarteschlange Ihres Kontos – keine Registrierung für den Absender erforderlich, keine Kontoeinrichtung, kein Zugriff auf Ihre Tabelle. Sie verarbeiten den Beleg wie gewohnt über Ihre Seitenleiste und extrahieren ihn in Ihre etablierte Spaltenstruktur mit Ihren Schedule-C-Kategorien.

Für einen Generalunternehmer mit zwei Subunternehmern, die Materialien kaufen, entfällt damit der wöchentliche E-Mail-Austausch: „Können Sie mir den Home-Depot-Beleg von Dienstag schicken?" / „Welchen Dienstag?" / „Den mit dem Bauholz." Stattdessen erhält jeder Sub den Sammellink einmal. Sie laden Belege hoch, während sie kaufen. Sie verarbeiten sie nach Ihrem Zeitplan, in Ihrer Tabelle, mit Ihrer Kategoriezuordnung. Das Foto des physischen Belegs wird als Link oder Dateiverweis für die Prüfungsdokumentation an die Zeile angehängt – und erfüllt damit die Anforderung von IRS Pub 583, den Originalbeleg mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Hier hört die Pipeline auf, ein persönliches Produktivitätstool zu sein, und wird zu einem System. Die Tabelle ist die Datenbank. Die Seitenleiste ist die Extraktions-Engine. Der Sammellink ist der Aufnahmemechanismus für externe Belege. Und die Spaltenstruktur – verankert an Schedule-C-Positionen – ist die Mapping-Ebene, die die Batch-Verarbeitung von Geschäftsbelegen von Natur aus steuerfertig macht.

Jahresende: Von Zeilen zur steuerfertigen Zusammenfassung

Wenn Sie die Spalte „Schedule C-Kategorie“ das ganze Jahr über gepflegt haben, dauert die Erstellung Ihrer Steuerzahlen weniger als fünf Minuten. So funktioniert der Prozess:

1. Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle. Wählen Sie in Google Sheets Ihren gesamten Ausgaben-Datenbereich aus, gehen Sie zu Daten → Pivot-Tabelle. Setzen Sie Zeilen auf „Schedule C-Kategorie“ und Werte auf „Betrag“ (summiert mit SUMME). Die Pivot-Tabelle gibt eine Zeile pro Kategorie mit der gesamten jährlichen Ausgabe aus – und jeder Kategoriename entspricht direkt einer Schedule C-Zeilennummer.

2. Übertragen Sie die Zahlen. Werbung gesamt → Schedule C Zeile 8. Bürokosten gesamt → Zeile 18. Material gesamt → Zeile 22. Und so weiter. Da Sie jede Quittung zum Zeitpunkt der Erfassung kategorisiert haben, entfällt die Jahresendprüfung von 300 einzelnen Transaktionen – Sie vertrauen den Kategorien, weil Sie jede Entscheidung im Kontext getroffen haben, nicht aus der Erinnerung sechs Monate später.

3. Exportieren Sie für Ihre Steuervorbereitungsmethode. Wenn Sie TurboTax Self-Employed verwenden, können Sie kategorisierte Ausgabendaten direkt importieren oder die Pivot-Tabellensummen manuell in das Schedule C-Interview eingeben. Wenn Sie H&R Block Self-Employed oder TaxAct verwenden, liefert dieselbe Pivot-Tabelle die zeilenweisen Summen. Wenn Sie mit einem Steuerberater arbeiten, exportieren Sie das gesamte kategorisierte Blatt als PDF- oder Excel-Datei – er hat dann alles, was er braucht: Daten, Lieferanten, Beträge, Kategorien und Geschäftszwecke, mit verlinkten oder referenzierten Quittungsbildern. Für Freiberufler, die FreeTaxUSA verwenden, unterstützt die kostenlose Bundessteuererklärung Schedule C, erfordert jedoch manuelle Dateneingabe – die Pivot-Tabelle liefert Ihnen die Zahlen, die Sie direkt eintippen können.

Die Mentoring-Organisation SCORE hat festgestellt, dass Kleinunternehmer über 20 Stunden pro Monat mit Finanzaufgaben verbringen, und die National Small Business Association berichtet, dass die Mehrheit über 20 Stunden pro Jahr allein für Bundessteuern aufwendet (NSBA 2024 Taxation Survey). Eine Pipeline, die manuelle Dateneingabe und Neukategorisierung am Jahresende überflüssig macht, lässt diese 20 Stunden nicht verschwinden – aber sie lenkt sie von der Übertragung hin zur tatsächlichen Steuerplanung um: Prüfen, welche Kategorien höher sind als erwartet, entscheiden, ob Gerätekäufe vor Jahresende sinnvoll sind, oder bewerten, ob eine S-Corp-Wahl bei Ihrem Einkommensniveau sinnvoll ist.

Was das Add-on nicht kann (und warum es trotzdem funktioniert)

Das Ehrlichste, was ein Tool tun kann, ist zu sagen, wo seine Verantwortung endet und Ihre beginnt. Für eine Schedule-C-Pipeline ist diese Grenze klar.

Das Add-on klassifiziert keine Ausgaben. Es extrahiert Händler, Datum und Betrag von einer Quittung. Es weiß nicht, ob Ihr Staples-Einkauf Bürobedarf für Ihr Unternehmen (Zeile 18: Bürokosten) oder persönliche Schreibwaren (nicht absetzbar) war. Das ist keine Einschränkung der KI – es spiegelt die Tatsache wider, dass die Ausgabenklassifizierung vom Kontext abhängt, den die Quittung nicht enthält. Eine Home-Depot-Belastung von 47 $ könnte Reparaturen (Zeile 21), Material (Zeile 22) oder eine abschreibungsfähige Kapitalverbesserung (Zeile 13) sein – und nur Sie wissen, welche. Wenn Sie Hilfe bei den Klassifizierungsregeln benötigen, sind IRS Publication 535 (Business Expenses) und IRS Publication 334 (Tax Guide for Small Business) die maßgeblichen Referenzen.

Das Add-on reicht Ihre Steuern nicht ein. Es füllt Schedule C nicht direkt aus, berechnet keine Selbstständigensteuer (15,3 % auf 92,35 % des Nettoeinkommens, wobei der Social-Security-Anteil für 2026 auf 184.500 $ Einkommen gedeckelt ist, gemäß Schedule-SE-Anweisungen) und verwaltet keine Abschreibungspläne. Es erstellt eine kategorisierte Tabelle, die in Ihre bevorzugte Steuervorbereitungsmethode einfließt – DIY-Software, ein CPA oder Papierabgabe. Der Wert liegt darin, dass die Daten organisiert und kategorisiert sind, bevor Sie sich zum Einreichen hinsetzen, nicht darin, den Einreichungsschritt selbst zu ersetzen.

Das Add-on garantiert für sich allein keine prüfungssichere Dokumentation. Es extrahiert die Zahlen und speichert das Quittungsbild, wenn Sie es so konfigurieren. Aber IRS-konforme Dokumentation erfordert auch den Vermerk zum Geschäftszweck – das ist die Spalte, die Sie manuell ausfüllen. Ein Prüfer möchte sehen, dass die Ausgabe „gewöhnlich und notwendig" für Ihr Geschäft war, und die Quittung allein beweist das nicht. Eine Zeile mit „Home Depot / 47,83 $ / 12.03. / Material / Farbe für Kundenprojekt-Besichtigung" ist vertretbar. Eine Zeile mit „Home Depot / 47,83 $ / 12.03. / [leer]" ist es nicht.

Der ehrliche Kompromiss ist dieser: Das Add-on übernimmt die mengenmäßig hohe, urteilsarme Arbeit (Werte von Quittungen lesen) und überlässt Ihnen die mengenmäßig geringe, urteilsintensive Arbeit (Klassifizieren und Zweck dokumentieren). Das ist kein Mangel – es ist die richtige Arbeitsteilung zwischen Automatisierung und menschlicher Aufsicht für steuerrelevante Finanzdaten.

Häufig gestellte Fragen

Kann die KI Ausgaben automatisch in Schedule-C-Positionen einordnen?

Nein. Die KI extrahiert Daten, die auf dem Beleg erscheinen – Händlername, Datum, Betrag, Steuer, Einzelposten. Sie bestimmt nicht, zu welcher Schedule-C-Position eine Ausgabe gehört, da diese Entscheidung davon abhängt, wie Sie den Kauf genutzt haben, nicht davon, was auf dem Beleg gedruckt ist. Eine Home-Depot-Transaktion könnte je nach Kontext Betriebsbedarf, Reparaturen, Bürokosten oder Herstellungskosten sein. Sie ordnen jede Zeile manuell in der von Ihnen eingerichteten Spalte „Schedule-C-Kategorie“ zu.

Funktioniert das Add-on mit allen Belegformaten?

Das Add-on akzeptiert JPG-, PNG-, WebP- und PDF-Dateien. Das umfasst Fotos von Thermo-Belegen, die mit dem Telefon aufgenommen wurden, digitale Belege von Online-Bestellungen (Screenshots oder PDFs) sowie Händlerrechnungen als PDF-Anhänge. HEIC (das Standardformat des iPhone) wird nicht akzeptiert – konvertieren Sie diese zuerst in JPG. Bei stark verblassten Thermo-Belegen kann die Extraktionsgenauigkeit abnehmen, da die KI auf sichtbaren Text angewiesen ist; wenn Sie ihn kaum lesen können, könnte auch die KI Schwierigkeiten haben.

Wie viele Belege kann ich mit dem Add-on verarbeiten?

Die Nutzung ist durch Ihren ImageToTable.ai-Tarif begrenzt. Der kostenlose Tarif umfasst eine bestimmte Anzahl von Extraktionen pro Monat. Bezahlte Tarife erhöhen das monatliche Kontingent. Das Add-on synchronisiert sich mit Ihrem Konto, sodass dieselben Grenzen gelten, egal ob Sie das Website-Dashboard oder die Sheets-Seitenleiste verwenden. Sie können Belege einzeln oder in Stapeln verarbeiten – die Stapelverarbeitung lädt mehrere Dateien gleichzeitig hoch und fügt alle Ergebnisse nacheinander in Ihr Blatt ein.

Was, wenn ich bereits QuickBooks Self-Employed oder ein anderes Buchhaltungstool nutze?

Wenn Sie bereits QuickBooks Self-Employed nutzen, deckt es wahrscheinlich Ihre Schedule-C-Kategorisierung ab – QBSE ordnet Ausgaben automatisch Schedule-C-Kategorien zu, wenn Sie Ihr Bankkonto verbinden. Das Add-on ist am nützlichsten, wenn Ihr Buchhaltungssystem Google Sheets ist oder wenn Sie einen parallelen Sheets-Tracker für Ausgaben führen, die nicht über Ihr Bankkonto laufen (Barbelege, von Auftragnehmern eingereichte Belege, gemischte private/geschäftliche Käufe). Sie können das Add-on auch verwenden, um einen Sheets-Tracker zu befüllen und diese Daten dann in TurboTax Self-Employed zu importieren oder sie Ihrem Steuerberater zu geben.

Wie lange sollte ich die Belegbilder aufbewahren?

Das IRS empfiehlt, Aufzeichnungen mindestens drei Jahre ab dem Datum der Steuererklärung aufzubewahren, gemäß Publication 583. Wenn Sie Einkünfte um mehr als 25 % zu niedrig angegeben haben, kann das IRS bis zu sechs Jahre zurückblicken. Bei betrügerischen oder nicht eingereichten Steuererklärungen gibt es keine Verjährungsfrist. Die meisten Fachleute empfehlen, digitale Kopien unbegrenzt aufzubewahren – Speicher ist günstig, und die Kosten, bei einer Prüfung keinen Beleg zu haben, sind der nicht anerkannte Abzug plus Strafen und Zinsen. Verlinken oder betten Sie Belegbilder in Ihre Tabellenzeilen ein, damit sie bei Bedarf nach Datum und Anbieter auffindbar sind.

Funktioniert das Add-on auf dem Handy?

Google-Sheets-Add-ons laufen derzeit nicht in der Google-Sheets-Mobile-App. Der Extraktions-Workflow in der Seitenleiste erfordert die Desktop-Version von Google Sheets. Sie können jedoch unter der Woche Belege mit Ihrem Telefon fotografieren und sie auf Google Drive hochladen oder sich selbst per E-Mail senden und sie dann auf Ihrem Desktop in Stapeln verarbeiten. Der Sammellink funktioniert in mobilen Browsern – Empfänger können Belege von ihren Telefonen hochladen –, sodass die Erfassungsseite mobilfreundlich ist, auch wenn die Verarbeitungsseite nur für den Desktop gedacht ist.

Kann ich die Pipeline mit meinem Buchhalter oder Steuerberater teilen?

Ja. Ihr Google Sheet kann wie jedes andere Sheet mit Bearbeitungs- oder Ansichtsrechten geteilt werden. Die Add-on-Seitenleiste ist an Ihr ImageToTable.ai-Konto (über API-Schlüssel) gebunden, sodass nur Sie Extraktionen auslösen können. Ihr Buchhalter oder Steuerberater kann jedoch auf die kategorisierte Tabelle zugreifen, Einträge prüfen, Kategorien anpassen und die Pivot-Tabelle für die Steuervorbereitung nutzen. Einige Freiberufler richten die Pipeline ein, führen die tägliche Extraktion und Kategorisierung selbst durch und teilen das Sheet am Jahresende mit ihrem Steuerberater – der Steuerberater erhält ein vollständig kategorisiertes Ausgabenregister, ohne einen Schuhkarton voller Belege durchsuchen zu müssen.