Conformidade Global de Faturamento Eletrônico 2026:
O Que as Equipes Financeiras Precisam Saber Antes dos Prazos

Até o final de 2026, dezesseis países terão mandatos de faturamento eletrônico ativos ou iminentes apenas na Europa. O KSeF da Polônia entrou em operação em fevereiro. O mandato Peppol da Bélgica começou em janeiro. A França inicia sua implementação B2B em setembro. O mandato de recebimento da Alemanha está em vigor desde janeiro de 2025, e o lado do envio se aproxima rapidamente. Cada país escolheu um formato diferente, um modelo de transmissão diferente e um cronograma de aplicação diferente.

Se sua equipe de contas a pagar recebe faturas de vários fornecedores europeus — ou se você é um líder financeiro de médio porte cujo ERP e ferramentas de extração precisam se adaptar — a questão não é se esses mandatos afetam você. É quais, quando e o que fazer com as faturas que chegam em formatos que nenhuma ferramenta única consegue processar de forma consistente.

Este guia aborda os sete sistemas de mandato mais importantes para empresas que recebem faturas na Europa em 2026: a estrutura ViDA da UE (definindo a trajetória de longo prazo), o KSeF da Polônia (agora ativo), o mandato Peppol da Bélgica (agora ativo), a reforma B2B da França (setembro de 2026), a implementação faseada da E-Rechnung na Alemanha, a lei Crea y Crece da Espanha (entrando em vigor) e o sistema maduro FatturaPA da Itália (já operacional). Cada um é tratado da perspectiva de uma equipe financeira que precisa extrair dados utilizáveis de faturas recebidas — não apenas garantir que suas próprias faturas emitidas estejam em conformidade.

O Que os Mandatos de 2026 Realmente Exigem

Todo mandato de faturamento eletrônico na Europa compartilha um DNA comum: a exigência de trocar faturas como dados estruturados, em vez de PDFs não estruturados ou papel. Além disso, a implementação de cada país difere em três dimensões principais: o modelo de transmissão, o formato exigido e o escopo das transações cobertas.

O modelo de transmissão se divide em dois grupos. Os Controles Contínuos de Transação (CTC) — usados pela Polônia, Itália e em breve França — exigem que as faturas passem por uma plataforma governamental para liberação antes de se tornarem legalmente válidas. Os modelos de pós-auditoria — usados pela Alemanha e Bélgica — exigem que faturas estruturadas sejam trocadas entre empresas, mas não exigem pré-aprovação de uma autoridade fiscal. A distinção é importante operacionalmente: os mandatos CTC exigem integração em tempo real com a plataforma, enquanto os mandatos de pós-auditoria focam na conformidade do formato.

O requisito de formato é onde a conformidade se torna complicada para os receptores. A Polônia exige o esquema XML FA_VAT. A França aceita três formatos — UBL 2.1, CII e Factur-X — mas o Factur-X encapsula XML dentro de um contêiner PDF/A-3. A Alemanha aceita XRechnung (XML puro) ou ZUGFeRD (PDF+XML híbrido). A Bélgica exige Peppol BIS Billing 3.0 (UBL). A Itália usa XML FatturaPA. A Espanha, assim que seu Decreto Real 238/2026 entrar em vigor, exigirá sintaxe UBL.

A estrutura legal para esses mandatos está ancorada em legislação específica:

• Nível da UE — O pacote IVA na Era Digital (ViDA) foi adotado pelo Conselho em 11 de março de 2025, publicado no Jornal Oficial em 25 de março de 2025 e entrou em vigor em 14 de abril de 2025. A Comissão Europeia publicou seu Programa de Trabalho ViDA 2026 em maio de 2026 para apoiar a implementação faseada até 2035. O padrão semântico atualizado EN 16931-1:2026 foi formalmente lançado pelo CEN em 18 de março de 2026, substituindo versões anteriores com novos campos para Requisitos de Relatórios Digitais.
• França — Lei nº 2022-1157 (Lei Financeira para 2023), alterada pela Lei Financeira para 2024 (publicada em 30 de dezembro de 2023).
• Alemanha — O Wachstumschancengesetz (Lei de Oportunidades de Crescimento), aprovado pelo Bundesrat em 22 de março de 2024.
• Polônia — Alteração da Lei do IVA assinada em 27 de agosto de 2025, estabelecendo o KSeF como sistema obrigatório de faturação eletrônica.
• Bélgica — Lei federal que modifica o código do IVA, publicada em 6 de fevereiro de 2024. Decreto Real de implementação publicado em julho de 2025.
• Espanha — Ley Crea y Crece (Lei 18/2022), com Decreto Real de implementação 238/2026 aprovado pelo Conselho de Ministros em 24 de março de 2026 e publicado no BOE em 31 de março de 2026.
• Itália — Lei nº 205 de 2017 (Lei Orçamentária de 2018), que torna obrigatória a FatturaPA via SDI a partir de 1º de janeiro de 2019.

Quem é Afetado — e Quando

Nem toda empresa é abrangida por todas as obrigações desde o primeiro dia. A maioria dos países divide as obrigações por porte da empresa, começando com grandes empresas antes de atingir PMEs e microentidades. A divisão a seguir mostra quem está no escopo de cada obrigação ativa ou futura de 2026.

Polônia — KSeF (Ativo em fevereiro de 2026)

A Polônia lançou a primeira fase do KSeF obrigatório em 1º de fevereiro de 2026 para grandes contribuintes com faturamento anual superior a PLN 200 milhões (aproximadamente €46 milhões). Todas as outras empresas registradas no IVA seguiram em 1º de abril de 2026. Microempreendedores com vendas faturadas mensais de até PLN 10.000 brutos têm até 1º de janeiro de 2027. Um período de carência de um ano se aplica durante todo o ano de 2026 — nenhuma penalidade financeira é imposta até 1º de janeiro de 2027, após o qual o descumprimento acarreta multas de até 100% do valor do IVA na fatura.

Criticamente, uma vez que o KSeF esteja totalmente em vigor, faturas em PDF e em papel perdem sua validade legal para transações B2B domésticas. Todas as faturas devem estar em conformidade com o esquema XML FA_VAT, ser submetidas ao KSeF e receber um número de identificação KSeF único antes de se tornarem legalmente eficazes.

Bélgica — Obrigação Peppol (Vigente a partir de janeiro de 2026)

Desde 1º de janeiro de 2026, todas as empresas registradas para IVA na Bélgica são obrigadas a emitir e receber faturas eletrônicas estruturadas para transações B2B domésticas por meio da rede Peppol, utilizando formatos compatíveis com a EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0, baseado em UBL 2.1). Diferentemente do sistema CTC da Polônia, a Bélgica adota um modelo de pós-auditoria — as faturas não exigem aprovação da autoridade tributária antes da transmissão. O descumprimento acarreta multas administrativas a partir de € 1.500. A Bélgica também planeja introduzir a declaração em tempo real por meio do modelo de 5 cantos do Peppol a partir de janeiro de 2028.

França — Obrigação B2B (Setembro de 2026)

A obrigação francesa é estruturada em duas ondas. A partir de 1º de setembro de 2026, todas as empresas devem estar aptas a receber faturas eletrônicas, e as grandes empresas (GE) e empresas de médio porte (ETI) devem emiti-las. As PMEs e microempresas passam a ter a obrigação de emissão a partir de 1º de setembro de 2027. O modelo francês utiliza o "modelo Y": as faturas são transmitidas por meio de plataformas privadas certificadas (Plateformes Agréées, ou PAs) que se conectam ao Portal Público de Faturamento (PPF). Os três formatos aceitos são UBL 2.1, CII e Factur-X, todos em conformidade com a norma EN 16931. Uma fase piloto voluntária em ambiente de produção começou em 23 de fevereiro de 2026 para validar as trocas de faturas B2B e os fluxos de declaração eletrônica antes da entrada em vigor em setembro.

Alemanha — E-Rechnung (Recebimento Obrigatório desde 2025, Envio por Fases)

A implementação da fatura eletrônica B2B na Alemanha começou cedo. Desde 1º de janeiro de 2025, todas as empresas são obrigadas a aceitar faturas eletrônicas estruturadas (E-Rechnung) em conformidade com a EN 16931. As obrigações de envio são por fases: a partir de 1º de janeiro de 2027, as empresas com faturamento anual superior a € 800.000 devem emitir faturas eletrônicas estruturadas para transações B2B domésticas. As demais empresas seguem a partir de 1º de janeiro de 2028. Os dois formatos aceitos são XRechnung (XML puro) e ZUGFeRD (PDF/A-3 híbrido com XML incorporado), ambos baseados na EN 16931. A Alemanha utiliza um modelo de pós-auditoria — não é necessária aprovação governamental antes da transmissão das faturas.

Espanha — Crea y Crece (Aguardando Portaria Ministerial)

A obrigatoriedade de faturação eletrónica B2B em Espanha, estabelecida pelo Decreto Real 238/2026, entrou em vigor em 20 de abril de 2026 (20 dias após a publicação no BOE). A contagem regressiva para conformidade começa com a publicação da Portaria Ministerial do Tesouro (prevista antes de 1 de julho de 2026). Uma vez acionada, empresas com faturamento anual superior a 8 milhões de euros têm um ano para se adequar (previsto para julho de 2027), e as demais empresas têm dois anos (previsto para julho de 2028). Todas as faturas eletrónicas devem usar sintaxe UBL. Separadamente, a regulamentação antifraude Veri*factu da Espanha — que exige software de faturação certificado que reporte transações em tempo real — deve entrar em vigor a partir de janeiro de 2027 para contribuintes do Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Empresas já no sistema de reporte em tempo real SII (Suministro Inmediato de Información) estão isentas do Veri*factu.

Itália — FatturaPA (Já Maduro)

A Itália possui o sistema de faturação eletrónica mais maduro da Europa. Desde 1 de janeiro de 2019, todas as faturas B2B e B2C domésticas devem passar pela plataforma Sistema di Interscambio (SDI) no formato XML FatturaPA. Transações transfronteiriças foram adicionadas em julho de 2022. O modelo italiano é a referência global para autorização CTC: uma fatura não tem validade legal até que o SDI a valide e entregue. Para empresas que recebem faturas de fornecedores italianos, isso significa que cada fatura já foi autorizada pela autoridade fiscal antes de chegar à sua caixa de entrada.

Cronograma: Obrigatoriedades de Faturação Eletrónica num Relance

A tabela abaixo consolida todas as principais obrigatoriedades de faturação eletrónica que afetam empresas em 2026, organizadas por país com a data aplicável, escopo de transação, formato exigido e modelo de transmissão.

O que a tabela deixa claro: não existe um formato único de fatura eletrônica na Europa. Uma empresa que recebe faturas de fornecedores na Polônia, França, Alemanha e Bélgica precisa lidar com quatro esquemas XML diferentes, dois padrões híbridos PDF+XML e duas redes de transmissão distintas (KSeF e Peppol). O denominador comum entre todos eles é a EN 16931-1:2026 — cada formato exigido pelo país implementa esse padrão semântico europeu em diferentes graus. Entender quais campos cada mandato exige além do conjunto central da EN 16931 é o ponto de partida prático para configurar seus fluxos de extração e ERP.

Além da Europa, Arábia Saudita (ZATCA fase 2 a partir do final de 2025), Emirados Árabes Unidos, Cingapura, Malásia e vários países latino-americanos também introduziram ou expandiram mandatos de fatura eletrônica em 2025–2026. A trajetória global é inconfundível: o processamento de faturas não estruturadas está sendo eliminado em nível regulatório. As empresas que prepararem sua infraestrutura de recebimento agora — em vez de reativamente após o prazo de um mandato — terão uma vantagem operacional significativa sobre aquelas que esperarem.

Lista de Verificação Prática de Conformidade

Se sua empresa recebe faturas de algum dos países listados acima, a conformidade começa com o entendimento do que chega na sua caixa de entrada — não apenas do que sai do seu sistema de faturamento. As quatro etapas a seguir se aplicam tanto para quem está no escopo de uma obrigação quanto de uma dúzia.

1. Mapeie os Fluxos de Faturas Recebidas por País e Formato

Você não pode cumprir uma obrigação que não sabe que se aplica a você. Liste todos os países dos quais recebe faturas B2B, identifique a obrigação relevante e a data de vigência, e verifique se seus fornecedores são obrigados a emitir faturas eletrônicas estruturadas. Um fornecedor francês enviando faturas Factur-X a partir de setembro de 2026 é um desafio operacional muito diferente de um fornecedor alemão enviando XRechnung a partir de janeiro de 2027.

2. Verifique Sua Infraestrutura de Recebimento

Uma empresa que só consegue processar PDF e faturas em papel não pode receber uma fatura eletrônica válida da Polônia, Bélgica ou França. Você pode precisar de um Ponto de Acesso Peppol (para a Bélgica e, cada vez mais, para fluxos transfronteiriços), uma conexão com a plataforma KSeF (para faturas polonesas), um relacionamento com um PA certificado (para a França) ou um ERP que aceite XML EN 16931. Para empresas menores sem orçamento para atualização de ERP, uma ferramenta de extração por IA que leia tanto os dados XML quanto a camada visual do PDF de formatos híbridos pode servir como uma solução de ponte.

3. Defina Sua Estratégia para Formatos Híbridos

Factur-X e ZUGFeRD — os formatos usados na França e na Alemanha — são documentos híbridos: um arquivo PDF/A-3 com um payload XML incorporado. O XML pode conter os dados completos da fatura estruturada (no perfil EN 16931 ou EXTENDED), ou pode conter apenas informações mínimas de cabeçalho (no perfil MINIMUM ou BASIC WL). Essa variabilidade significa que você não pode assumir que o XML será completo o suficiente para processamento totalmente automatizado. Uma estratégia de extração robusta lida com ambos: lê o XML quando ele é rico o suficiente e recorre à extração visual baseada em IA do PDF quando não é.

A imagem abaixo mostra como essa arquitetura de dupla camada funciona na prática.

4. Comunique-se com seus Fornecedores

As obrigações podem ser novidade também para seus fornecedores — especialmente se eles estiverem nas ondas de PMEs da França (2027) ou da Polônia (2027 para microempreendedores). Estabeleça um processo de comunicação: confirme qual formato cada fornecedor usará, forneça seu ID Peppol ou detalhes da plataforma e combine um método alternativo para casos excepcionais. Um processo de integração estruturado nos meses anteriores à entrada em vigor de uma obrigação evita rejeições de faturas de última hora.

Para um plano detalhado semana a semana que transforma essas quatro etapas em um calendário de execução de 90 dias — incluindo registro de entidade, preparação XML do ERP e um modelo de comunicação com fornecedores — veja nossa lista de verificação de prontidão para AP. Esse artigo é o complemento operacional para este guia de visão geral.

Como a Extração por IA se Encaixa no seu Fluxo de Conformidade

A maioria dos conteúdos sobre conformidade trata a fatura eletrônica puramente como um problema de transmissão e plataforma: fazer seu ERP emitir XRechnung, conectar-se ao KSeF, registrar-se em uma PA. Mas para as empresas que recebem faturas de múltiplas jurisdições, o problema mais difícil é a extração de dados. Um XML FA_VAT polonês, um Peppol UBL belga, um Factur-X francês no nível de perfil BASIC e uma fatura alemã apenas em PDF de um pequeno fornecedor que ainda se qualifica para a isenção de transição — estes chegam em estruturas diferentes, profundidades de dados diferentes e formatos diferentes.

É aqui que a distinção entre extração estruturada e extração visual se torna importante.

O que os Perfis Factur-X Significam para a Extração de Dados

O Factur-X e sua contraparte alemã ZUGFeRD definem cinco perfis de conformidade que determinam quantos dados legíveis por máquina estão disponíveis no XML incorporado:

Insight fundamental para quem recebe: um arquivo Factur-X ou ZUGFeRD no perfil MINIMUM ou BASIC WL não é totalmente autossuficiente para extração de dados. O XML fornece dados em nível de cabeçalho, mas os detalhes dos itens — quantidades, preços unitários, códigos de produto — estão apenas na camada legível do PDF. Sua ferramenta de extração precisa lidar com ambos: analisar o XML para obter os dados estruturados que ele contém e, em seguida, usar extração visual baseada em IA na renderização PDF/A-3 para preencher o que o XML omite.

O modelo de linguagem visual do ImageToTable.ai foi projetado exatamente para essa realidade de formato duplo. Como ele lê documentos entendendo seu layout visual — e não se baseando em posições de modelo ou esquema XML — consegue extrair dados de itens da camada PDF de uma fatura Factur-X, mesmo quando o perfil XML incorporado é MINIMUM ou BASIC WL. A ferramenta não requer pré-configuração para cada perfil ou formato de país: você carrega o PDF híbrido, nomeia as colunas necessárias e a IA localiza os valores correspondentes tanto no conteúdo visual quanto (quando acessível) no conteúdo estruturado.

Dados Estruturados Quando Você Tem XML Puro — E um Plano B Quando Não Tem

Para faturas que chegam como XML puro (XRechnung, FA_VAT, FatturaPA), o caminho de extração é direto: os dados já estão estruturados e podem ser consumidos por um ERP ou sistema contábil. O desafio surge quando o XML está incompleto (um Factur-X no perfil MINIMUM) ou quando um fornecedor envia uma fatura apenas em PDF durante um período de transição. Nesses cenários, um único fluxo de extração que possa ingerir tanto XML puro quanto PDF+XML híbrido — e recorrer à extração visual por IA quando os dados estruturados são insuficientes — elimina a necessidade de manter processos separados para cada formato.

Por exemplo, uma empresa de logística alemã que recebe faturas de um operador de armazém polonês (KSeF FA_VAT), uma transportadora francesa (Factur-X no perfil BASIC) e uma autoridade portuária belga (Peppol UBL) atualmente precisa de três processos de integração separados e, potencialmente, três ferramentas de extração. Com uma abordagem de extração semântica, você define suas colunas de saída uma vez — "Número da Fatura", "Nome do Fornecedor", "Itens", "Valor do IVA", "Total" — e a IA localiza os dados correspondentes, independentemente do formato em que cada fatura chega. A mesma definição de coluna funciona quer os dados venham de XML puro, de um PDF/A-3 híbrido ou de uma fatura em papel digitalizada.

Para uma análise mais aprofundada sobre como lidar com a variabilidade de formatos na prática — incluindo casos extremos como arquivos PDF/A-3 corrompidos, metadados XMP ausentes e fornecedores que enviam anexos não estruturados junto com faturas estruturadas — consulte nosso guia de solução de problemas de extração de documentos.

Perguntas Frequentes

Quais dessas obrigações se aplicam se minha empresa não estiver sediada na UE?

Depende de onde seus clientes estão. Se você envia faturas para uma empresa registrada para IVA na Polônia, França, Bélgica, Alemanha, Itália ou Espanha, a obrigação do destinatário se aplica a você no sentido de que seu cliente deve receber uma fatura eletrônica conforme — e em países de CTC como Polônia e Itália, você deve emitir pela plataforma governamental. Se você apenas recebe faturas de fornecedores da UE, sua responsabilidade está no lado do recebimento: ter a infraestrutura para aceitar faturas eletrônicas estruturadas e extrair dados utilizáveis delas.

O que acontece se não estivermos prontos até o prazo?

As consequências variam por país. A Polônia tem um período de carência de um ano até 2026 sem penalidades financeiras — mas a partir de 1º de janeiro de 2027, a não conformidade acarreta multas de até 100% do valor do IVA da fatura. A Bélgica impõe multas administrativas a partir de €1.500. A França anunciou medidas de tolerância para o período de transição. A Alemanha não impõe multas por transação, mas uma fatura não conforme pode ser rejeitada pelo destinatário, causando interrupção operacional. Na Itália, uma fatura não transmitida pelo SDI é legalmente considerada como não emitida. A consequência mais imediata em todos os países é operacional: se você não puder receber faturas eletrônicas estruturadas, seus fornecedores não poderão enviar faturas válidas, o que interrompe seu fluxo de contas a pagar.

Se uma fatura chegar como Factur-X, posso simplesmente extrair o XML e ignorar o PDF?

Somente se o remetente usar o perfil BASIC, EN 16931 ou EXTENDED. Nos perfis MINIMUM ou BASIC WL, o XML contém apenas dados de cabeçalho — sem itens de linha. Você precisará extrair os detalhes dos itens de linha da camada visual do PDF. Sempre verifique o perfil antes de decidir se o XML é suficiente para o seu caso de uso.

Preciso de uma ferramenta de extração diferente para cada formato de país?

Não necessariamente, mas isso depende da abordagem da ferramenta. Ferramentas de extração baseadas em modelos exigem configurações separadas para cada variante de formato, o que se torna inviável quando você recebe faturas de vários países mandatários simultaneamente. Ferramentas de extração semântica — que localizam dados entendendo o significado de cada campo, em vez de sua posição na página — funcionam em diferentes formatos sem modelos específicos por país. A mesma definição de nome de coluna usada para uma fatura FA_VAT polonesa pode extrair dados correspondentes de um PDF Factur-X francês ou de um XML XRechnung alemão.

O ViDA substitui os mandatos nacionais?

Não. O ViDA estabelece um quadro harmonizado da UE, em vez de substituir os sistemas nacionais. De acordo com o cronograma atual, a partir de 1º de julho de 2030, os requisitos de relatórios digitais (DRR) para transações B2B transfronteiriças se tornam obrigatórios. Até 1º de janeiro de 2035, os estados-membros com sistemas nacionais de relatórios digitais existentes devem se alinhar ao padrão da UE. Até lá, o mandato de cada país opera dentro de seu próprio quadro jurídico — portanto, você deve cumprir tanto o mandato nacional quanto os requisitos emergentes do ViDA. O mais próximo de um padrão unificado entre todos esses mandatos é a EN 16931-1:2026, que todos os formatos aceitos implementam em graus variados.