Automatisieren Sie die Eingabe von Kreditorenrechnungen – ohne ERP-Add-on
Die manuelle Erfassung von Lieferantenrechnungen in Ihr Buchhaltungssystem dauert 3 Minuten pro Rechnung – und da jeder Lieferant ein anderes Format verwendet, erfordern vorlagenbasierte Tools eine Einrichtung pro Lieferant, die fehlschlägt, sobald ein Lieferant seine Rechnung umstellt. Laden Sie PDFs, Scans oder Fotos hoch; die KI extrahiert Lieferantenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Betrag und alle weiteren von Ihnen angegebenen AP-Felder in eine saubere Excel-Liste – in 5–10 Sekunden pro Seite.
Kein Datentraining · TLS 1.3-verschlüsselt · Automatische Löschung nach Verarbeitung
Was Sie aus Lieferantenrechnungen extrahieren können
Geben Sie die benötigten Spaltennamen ein – die KI findet jeden Wert auf jeder Rechnung, indem sie versteht, was er bedeutet, nicht wo er auf der Seite steht. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert rechnungsübergreifend bei jedem Lieferanten und in jedem Format.
So funktioniert die benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Sie geben die gewünschten Feldnamen ein – „Lieferantenname“, „Fälligkeitsdatum“, „Buchungskonto“ – und die KI findet jeden Wert auf jeder Rechnung, indem sie die Bedeutung des Texts semantisch versteht, statt nach einer festen Vorlagenkoordinate zu suchen. Eine Spaltendefinition verarbeitet Rechnungen aller Lieferanten, unabhängig von Layout-Unterschieden. Für Felder, die nicht auf der Rechnung stehen, aber ableitbar sind – wie eine berechnete Spalte wie „Überfällige Tage (Heute − Fälligkeitsdatum)“ oder eine abgeleitete Spalte wie „Ausgabenkategorie (Optionen: Rohstoffe/IT-Dienstleistungen/Logistik/Honorare)“ – definieren Sie die Logik im Spaltennamen, und die KI führt die Berechnung oder Klassifizierung während der Extraktion durch.
Vollständige AP-Plattformen sind für Finanzteams ab 50 Mitarbeitern ausgelegt
Wenn Ihr AP-Workflow darin besteht, „Rechnungsdaten aus PDFs zu extrahieren und in eine Tabelle einzutragen", brauchen Sie keine sechsstellige Plattform mit ERP-Schnittstellen, Genehmigungs-Workflows und Beschaffungsprozessen. Hier erfahren Sie, was die Extraktion von Lieferantenrechnungen so anspruchsvoll macht – und warum ein spezialisiertes Tool die Aufgabe ohne den Overhead einer komplexen Infrastruktur löst.
Kein Lieferant formatiert Rechnungen gleich – doch Unternehmensplattformen verlangen eine individuelle Vorlage pro Lieferant. Ein Lieferant setzt das „Rechnungsdatum" in die rechte obere Ecke. Ein anderer schreibt „Abrechnungsdatum" in eine Tabellenfußzeile. Ein dritter verteilt Beträge und Steuern auf zwei separate Abschnitte auf Seite zwei. Unternehmens-AP-Plattformen lösen das, indem Sie für jeden Lieferanten eine Vorlage erstellen und pflegen – ein Einrichtungsprozess, der Monate dauert und scheitert, sobald ein Lieferant sein Abrechnungssystem ändert. Vorlagenbasierte Tools, die auf festen Koordinaten beruhen, versagen bei jedem neuen Layout. Daher berichten kleine AP-Teams auf Reddit durchgängig, dass sie mehr Zeit mit der Korrektur von Extraktionsfehlern verbringen, als wenn sie die Daten von Hand eingeben würden.
Unternehmens-AP-Plattformen bündeln Beschaffung, Genehmigungs-Workflows und Bestellabgleich – und lösen damit Probleme, die Sie gar nicht haben. Stampli, Medius und DOKKA sind für Finanzabteilungen mit dedizierten AP-Teams konzipiert, die mehrstufige Genehmigungsprozesse, Drei-Wege-Bestellabgleich und direkte ERP-Buchung benötigen. Für ein Team von fünf Personen, das 200 Rechnungen pro Monat verarbeitet, ist diese Infrastruktur überdimensioniert – und die Implementierung (ERP-Integration, Rechtsprüfung, Jahresverträge, 3–6 Monate Einführungszeit) kostet mehr, als das Problem, das es löst. Was Sie wirklich brauchen, ist der Extraktionsschritt: Rechnungen rein, strukturierte Daten raus. Alles andere – Genehmigung, Kontierung, Buchung – erledigen Sie bereits mit Ihren vorhandenen Tools.
Die Anzahl der Positionen variiert von 1 bis 50 – Tools mit festem Format können keine variablen Zeilenlängen verarbeiten. Ein Lieferantenangebot für Büromaterial hat vielleicht nur eine Zeile: „Bürobedarf, 340 €." Eine Rohstoffrechnung eines Zulieferers kann dagegen 42 Positionen auf drei Seiten enthalten, jeweils mit Menge, Einzelpreis, Artikelnummer und Zeilensumme. Vorlagenbasierte Tools, die einen festen Tabellenbereich definieren (z. B. „Zeilen 5 bis 18"), versagen, wenn ein Dokument weniger oder mehr Zeilen als erwartet hat. Die Folge: abgeschnittene Daten bei langen Rechnungen, leere Zeilen bei kurzen und manuelle Nacharbeit, die den Sinn der Automatisierung zunichtemacht.
Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion liest jedes Rechnungslayout eigenständig – ohne Vorlagen, ohne Einrichtung pro Lieferant. Geben Sie Ihre AP-Spaltennamen einmal ein: „Lieferantenname“, „Rechnungsnummer“, „Fälligkeitsdatum“, „Sachkonto“, „Gesamtbetrag“. Die KI analysiert die visuelle Struktur jeder Rechnung und findet die passenden Daten, egal wo sie stehen – ob „Rechnungsdatum“ in der Kopfzeile, Fußzeile, Seitenleiste oder im Fließtext. Ein Lieferant schreibt „Rechnungsdatum“, ein anderer „Rechnungs-Datum“ – die KI ordnet beide Ihrer Spalte „Rechnungsdatum“ zu, weil sie die Bedeutung der Bezeichnungen versteht, nicht nur den exakten Text. Wenn ein Lieferant sein Rechnungslayout ändert, läuft die Extraktion nahtlos weiter, da keine Vorlage aktualisiert werden muss. Dies ist der Mechanismus, der die Einrichtung pro Lieferant überflüssig macht – die größte Quelle für Wartungsaufwand bei vorlagenbasierten AP-Tools.
Starten Sie in 5 Minuten – keine ERP-Integration, kein IT-Projekt, keine Beschaffung. Rechnungen hochladen, Spalten benennen, Excel herunterladen. Kein Connector, kein Genehmigungsworkflow, kein Jahresvertrag. Die Ausgabe ist eine Standard-XLSX- oder CSV-Datei, die in jedes bestehende System importiert werden kann – QuickBooks, Xero, eine gemeinsame Google-Tabelle oder Ihren Genehmigungsprozess. Sie ersetzen nicht Ihren Workflow, sondern entfernen den langsamsten Schritt daraus. Für Teams, die Rechnungen von externen Quellen sammeln müssen, gibt es den Sammel-Link: eine teilbare URL, über die Lieferanten oder Außendienstmitarbeiter Rechnungen direkt in Ihre Verarbeitungswarteschlange hochladen können – durch Eingabe eines kurzen Verifizierungscodes, ohne Registrierung oder Anmeldung.
Die Stapelverarbeitung verarbeitet Rechnungen mit 1 und 50 Zeilen im selben Durchlauf – die Ausgabe ist unabhängig von der Zeilenanzahl konsistent. Laden Sie einen Stapel mit einer einzeiligen Büroartikelrechnung und einer 42-zeiligen Rohmaterialrechnung hoch. Definieren Sie Ihre Spalten – einschließlich Positionsfelder wie „Artikelnummer“, „Beschreibung“, „Menge“, „Einzelpreis“, „Positionssumme“ – und die KI extrahiert jede Position aus jeder Rechnung als eigene Zeile in der Ausgabe. Eine 42-zeilige Rechnung erzeugt 42 Zeilen, wobei alle Kopfdaten (Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum) in jeder Zeile wiederholt werden, damit Filter und Pivot-Tabellen korrekt funktionieren. Keine abgeschnittenen Daten, keine leeren Füllzeilen, keine Nachbearbeitung. Derselbe Stapel kann Formate mischen – PDF, gescanntes Papier, Handyfotos – da jedes Dokument eigenständig gelesen wird.
Vom Rechnungsstapel zum AP-Log: So funktioniert ein Batch-Durchlauf
Wenn Sie Lieferantenrechnungen am Ende jeder Woche verarbeiten – PDFs aus E-Mails, Scans von einem gemeinsamen Laufwerk und gelegentlich ein Handyfoto von einem Außeneinkauf – dann sehen Sie hier den Workflow vom Upload bis zur strukturierten Ausgabe, ohne anbieterspezifische Konfiguration.
Hochladen — Formate und Anbieter mischen
Laden Sie alle Rechnungen dieser Woche auf einmal hoch. Ein digitales PDF eines SaaS-Anbieters, eine gescannte Papierrechnung eines regionalen Lieferanten mit 200 dpi, ein Handyfoto einer handschriftlichen Quittung von einem Außeneinsatz und eine per E-Mail angehängte Rechnung eines Logistikdienstleisters — alles im selben Upload. Das Tool akzeptiert PDF, JPG, PNG und WebP. Keine Vorsortierung nach Anbieter oder Format. Keine Vorlagenzuweisung. Wenn Rechnungen von externen Quellen stammen — Kunden, Remote-Mitarbeitern, Außendienstmitarbeitern — generieren Sie einen Sammel-Link (eine freigebbare URL unter /c/xxxx) und senden Sie ihn an diese. Sie laden über eine verifizierungscodegeschützte Seite hoch; die Dateien erscheinen in Ihrer Verarbeitungswarteschlange, ohne dass der Absender ein Konto benötigt.
Spalten benennen — was Ihr AP-Log benötigt
Geben Sie die Spaltennamen für Ihr AP-Log ein: Lieferantenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Sachkonto, Steuerbetrag, Gesamtbetrag. Die KI liest jede Rechnung unabhängig — es spielt keine Rolle, dass das PDF des SaaS-Anbieters die Rechnungsnummer in einem Kopfblock platziert, während der Scan des regionalen Lieferanten sie rechtsbündig in einer Fußzeilentabelle hat. Die von Ihnen eingegebenen Spaltennamen sagen der KI, wonach sie suchen soll; die KI nutzt visuelles Verständnis, um es auf jeder Seite zu finden. Für wiederkehrende wöchentliche Stapel loggen Sie sich ein und speichern Sie Ihre Spaltenkonfiguration als Vorlage — verwenden Sie sie bei jedem Stapel erneut, ohne erneut tippen zu müssen. Für Felder, die Berechnung statt Extraktion erfordern, verwenden Sie Berechnete Spalten: Definieren Sie eine Spalte wie „Überfällige Tage (Heute − Fälligkeitsdatum)" oder „Zeilensumme (Menge × Einzelpreis)" und die KI führt die Berechnung während der Extraktion durch und liefert die Ergebnisse direkt in Ihrer Ausgabe.
Download — eine Excel-Datei, eine Zeile pro Rechnung
Erhalten Sie eine saubere Excel-Tabelle: Jede Rechnung erzeugt eine Zeile – oder bei Rechnungen mit Positionen erzeugt jede Position eine Zeile mit wiederholten Kopfdaten. Die Spalten entsprechen exakt Ihrer Benennung: „Lieferantenname“ enthält den Lieferanten, „Fälligkeitsdatum“ das Fälligkeitsdatum, „Kontocode“ zeigt den Kontocode wie auf der Rechnung. Export als XLSX für den Import in QuickBooks oder Xero, CSV für Ihre bestehende Datenpipeline oder JSON für die API-Nutzung. Ein Batch von 40 Rechnungen, der manuell etwa 2 Stunden dauern würde – 3 Minuten pro Rechnung – ist in Minuten erledigt. Die Ausgabe landet dort, wo Sie sie brauchen: Einfügen in ein gemeinsames Google Sheet für Ihren Prüfer, Import in Ihr Buchhaltungssystem oder Anhängen an eine Monatsabschluss-Arbeitsmappe. Ihr Workflow, Ihr Werkzeug.
Was Sie von der KI-Rechnungsextraktion erwarten können
Optimaler Einsatz
Standard-Lieferantenrechnungen aus Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Xero, FreshBooks). Digital erstellte PDFs mit sauberer Typografie und vorhersagbaren Feldbezeichnungen werden mit 99% Genauigkeit extrahiert. Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Summen werden zuverlässig erfasst.
Gemischte Lieferanten-Chargen mit unterschiedlichem Layout pro Rechnung. Jede Rechnung wird unabhängig gelesen – keine Vorlage pro Lieferant nötig. Eine Charge mit einer SaaS-Abonnement-PDF, einem Scan eines Hardware-Händlers und einer Beraterrechnung liefert konsistente Ergebnisse mit ausgerichteten Spalten.
Mehrzeilige Rechnungen mit Positionen als einzelne Zeilen extrahiert. Jede Position wird als eigene Zeile ausgegeben, mit wiederholten Kopfdaten (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum) – bereit für Pivot-Tabellen und Filterung ohne zusätzliche Excel-Arbeit.
Stichprobenartig prüfen
Keine GL-Konten auf der Rechnung. Die KI extrahiert nur, was sichtbar ist. Fehlt auf der Rechnung des Lieferanten ein GL-Konto, bleibt die Spalte leer – bitte manuell zuweisen. Mit einer abgeleiteten Spalte (z. B. „GL-Konto (Optionen: 6200-OPS/7100-IT/5500-LOG)") kann die KI Rechnungen nach Lieferantentyp klassifizieren – dies ist jedoch eine bestmögliche Schätzung und kein Ersatz für Ihren Kontenplan.
Handschriftliche Bestellnummern oder Randnotizen nach dem Druck. Die Lesbarkeit der Handschrift bestimmt die Genauigkeit. Eine klar gedruckte Bestellnummer in Kugelschreiber wird meist korrekt erfasst. Eine hastige Kritzelei oder starke Schreibschrift auf geknicktem Papier kann zu Fehlern führen – prüfen Sie Rechnungen mit handschriftlichen Ergänzungen stichprobenartig.
Gutschriften und Korrekturen auf demselben Dokument wie die Rechnung. Zeigt eine Rechnung sowohl den ursprünglichen Betrag als auch eine separate Gutschrift, prüfen Sie das Vorzeichen (+/−) der extrahierten Beträge. Die KI extrahiert, was sie liest, und verrechnet keine Beträge über Abschnitte hinweg. Trennen Sie Gutschriften und Rechnungen im Zweifel in verschiedenen Uploads.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich das mit meiner Buchhaltungssoftware oder ERP verbinden?
Keine Integration nötig. Sie laden Rechnungen hoch, das Tool extrahiert die Daten in Excel, und Sie importieren dieses Excel, wo immer Sie möchten – in Ihre Buchhaltungssoftware, ein gemeinsames Google Sheet oder direkt in Ihren Genehmigungsworkflow. Das Tool übernimmt den Extraktionsschritt; Sie behalten die Kontrolle über alles andere. Das ist der grundlegende Unterschied zu vollständigen AP-Plattformen wie Stampli oder Medius: Diese ersetzen Ihren gesamten AP-Workflow. Dieses Tool entfernt den langsamsten Schritt aus Ihrem bestehenden Workflow.
Welche AP-Felder kann ich aus Rechnungen extrahieren?
Jedes Feld, das auf der Rechnung erscheint. Übliche AP-Spalten sind Lieferantenname, Lieferanten-ID, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Sachkonto, Positionenbeschreibung, Steuerbetrag, Nettobetrag und Gesamtbetrag. Sie benennen die Spalten; die KI findet und füllt sie. Die von Ihnen eingegebenen Spaltennamen werden zu den Kopfzeilen Ihrer Ausgabetabelle und funktionieren gleichzeitig über alle Lieferantenformate hinweg – kein lieferantenspezifisches Feld-Mapping erforderlich.
Wie verarbeitet es Rechnungen von Lieferanten mit unterschiedlichen Formaten?
Keine Vorlagen nötig. KI analysiert jedes Rechnungslayout eigenständig und ordnet die Daten Ihren Spaltennamen zu – selbst wenn ein Lieferant „Rechnungsdatum“ und ein anderer „Ausstellungsdatum“ schreibt. Die Ausgabespalten bleiben über alle Lieferanten hinweg konsistent, wie es die Kreditorenbuchhaltung erfordert. Sie definieren Spalten einmal und wenden sie auf jede Rechnung im Batch an, unabhängig von Quelle, Format oder Layout. Wechselt ein Lieferant sein Abrechnungssystem (von Papierrechnung zu einem neuen EHR- oder ERP-PDF), läuft die Extraktion nahtlos weiter – es gibt keine Vorlage zu aktualisieren, weil es nie eine gab.
Was ist, wenn einige Rechnungen gescannt oder fotografiert sind, keine digitalen PDFs?
Gescannte Rechnungen, Handyfotos und digitale PDFs funktionieren alle im selben Batch. Das Tool nutzt ein Vision Large Model, das die visuelle Struktur jedes Dokuments liest – nicht nur eingebetteten Text –, sodass Scanqualität die Extraktion nicht beeinträchtigt. Die Erkennungsgenauigkeit für gedruckte Rechnungsdaten erreicht bis zu 99 % bei klaren Scans und digitalen PDFs. Bei Handyfotos: Dokument flach, gut beleuchtet und schattenfrei halten für beste Ergebnisse. Ein Foto aus extremem Winkel oder bei schwachem Licht kann die Genauigkeit bei kleinschriftigen Feldern wie Steueraufschlüsselungen verringern – diese bei schlechter Bildqualität stichprobenartig prüfen.
Wie unterscheidet sich das von vollständigen AP-Automatisierungsplattformen?
Vollständige AP-Plattformen (Stampli, Medius, DOKKA) decken den gesamten AP-Workflow ab: Erfassung, PO-Abgleich, Genehmigungsrouting, ERP-Buchung. Sie sind leistungsstark, erfordern aber ERP-Integration, IT-Setup, Beschaffungsprüfung und erhebliche Investitionen – konzipiert für Finanzabteilungen mit dedizierten AP-Teams und strukturierten Workflows. Dieses Tool macht eines: Rechnungsdaten aus Dokumenten extrahieren und in eine strukturierte Tabelle überführen – schnell, ohne Einrichtung. Den Rest erledigen Sie mit Ihren vorhandenen Tools. Wenn Ihr AP-Prozess „Rechnung erhalten, Daten erfassen, genehmigen, bezahlen“ ist, automatisiert dies den langsamsten Schritt – die Dateneingabe – ohne dass Sie alles darum herum neu gestalten müssen.