Die wahren Kosten der manuellen japanischen
Gehaltsabrechnungseingabe

Die versteckten Arbeitskosten pro Mitarbeiter und Monat

Öffnen Sie eine japanische Gehaltsabrechnung (給与明細), die aus freee HR exportiert wurde, neben einer aus MoneyForward Cloud Payroll, und Sie sehen dieselben zehn bis zwölf Felder – Grundgehalt (基本給 kihonkyū), Überstundenvergütung (時間外手当 jikangai teate), Fahrtkostenzuschuss (通勤手当 tsūkin teate), Krankenversicherung (健康保険料 kenkō hokenryō), Sozialversicherung der Hinterbliebenenrente (厚生年金保険料 kōsei nenkin hokenryō), Arbeitslosenversicherung (雇用保険料 koyō hokenryō), Einkommensteuer (源泉所得税 gensen shotokuzei), Gemeindesteuer (住民税 jūminzei) und Nettogehalt (差引支給額 sashihiki shikyūgaku). Aber Sie finden sie nicht an derselben Stelle. freee HR organisiert die Abzüge in einer sauberen rechtsbündigen Spalte. MoneyForward stapelt sie vertikal mit Abschnittsüberschriften. SmartHR verwendet ein kartenbasiertes Layout mit aufklappbaren Abschnitten. Das PDF einer externen Lohnabrechnungsfirma verwendet wiederum eine völlig andere Anordnung.

Diese Layout-Variation ist der Treiber der Extraktionskosten. Um diese zehn bis zwölf Felder aus einer einzelnen Gehaltsabrechnung in eine Konsolidierungstabelle zu übernehmen, durchläuft ein HR-Sachbearbeiter eine Abfolge von Schritten, die wie folgt aussieht:

Gesamt: ungefähr 7 Minuten pro Gehaltsabrechnung für eine geschulte HR-Sachbearbeiterin, die die Gehaltsabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters bearbeitet. Diese Zahl umfasst nicht den Dateiverwaltungsaufwand – das Auffinden der richtigen PDF unter 50 in einem gemeinsamen Laufwerk, die Prüfung, ob der Dateiname zum Mitarbeiter passt, und die Kontrolle, ob das Pendlerpauschale (通勤手当) als steuerpflichtig oder nicht steuerpflichtig (非課税通勤費 hikazei tsūkinhi) aufgeführt ist – was in der Praxis weitere rund eine Minute pro Datei ausmacht.

Japanische Lohnabrechnungsplattformen erzeugen Gehaltsabrechnungen, die innerhalb eines Anbieters strukturell konsistent, aber über Anbieter hinweg visuell unterschiedlich sind. Die Sachbearbeiterin tippt nicht nur – sie sucht. Und das Suchen über verschiedene visuelle Layouts hinweg macht aus einer Tippaufgabe eine kognitive Belastungsaufgabe. Für die vollständige Liste der Pflichtangaben und warum Layout-Variationen template-basierte Automatisierung scheitern lassen, siehe unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Extraktion japanischer Gehaltsabrechnungsdaten in Excel.

Monatliches Kostenmodell: Volumen × Zeit × Satz

Laut der Umfrage 2024 der japanischen Steuerbehörde (国税庁) zu Löhnen im privaten Sektor lag das durchschnittliche Jahresgehalt aller Arbeitnehmer bei ¥4,78 Millionen. Für eine spezialisierte Lohnabrechnungssachbearbeiterin – die den monatlichen Austausch von Gehaltsdaten zwischen Systemen verwaltet – liegt das mittlere Gehalt bei etwa ¥5.000.000 pro Jahr, also ¥417.000 pro Monat. Inklusive des Arbeitgeberanteils an der Sozialversicherung – Krankenversicherung (der Arbeitgeber gleicht den 4,925 %-Arbeitnehmeranteil zum Präfektursatz aus), Rentenversicherung (Arbeitgeber gleicht 9,15 % aus), Arbeitslosenversicherung (Arbeitgeberanteil ~0,85 %), Arbeitsunfallversicherung (労災保険 rōsai hoken, 0,25 %–8,8 % je nach Branche) und dem Kinderbetreuungsbeitrag (子ども・子育て拠出金 kodomo kosodate kyoshutsukin, 0,36 %) – ergibt sich ein belasteter Monatskostensatz von ungefähr ¥600.000.

Umgerechnet auf einen Stundensatz auf Basis der gesetzlichen 40-Stunden-Woche in Japan (173 Stunden pro Monat):

¥600.000 ÷ 173 Stunden = ¥3.468/Stunde (belastet) – ungefähr ¥3.500/Stunde

Bei 7 Minuten pro Gehaltsabrechnung betragen die direkten Arbeitskosten pro Mitarbeiter und Monat:

¥3.500 × 0,117 Stunden = ¥410 pro Gehaltsabrechnung pro Monat

Diese Zahl ist klein genug, um unterzugehen. Die Kosten werden erst sichtbar, wenn man sie mit der Mitarbeiterzahl multipliziert:

Bei 50 Mitarbeitern kostet die jährliche Extraktion von Gehaltsabrechnungsdaten in eine Konsolidierungstabelle ¥246.000 – ungefähr der Preis eines einjährigen freee-HR-Abonnements. Bei 200 Mitarbeitern nähert sich der Betrag ¥1 Million. Und das ist nur der Extraktionsschritt – nicht eingerechnet sind die Zeit für die Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu Abzügen, die Korrektur von Eingabefehlern, die während der Jahresendanpassung (年末調整 nenmatsu chōsei) entdeckt werden, oder der monatliche Zyklus der Überprüfung, ob die Sozialversicherungsbeträge auf der Gehaltsabrechnung mit den Meldungen an das Rentenamt (日本年金機構 Nihon Nenkin Kikō) übereinstimmen.

Zur Einordnung, wie die Batch-Dimension diese Zahlen vervielfacht: Unser Artikel über die Stapelverarbeitung japanischer Gehaltsabrechnungen in eine einzige Tabelle zeigt, dass bei 50 Mitarbeitern der Koordinationsaufwand – das Zuordnen von PDF-Dateinamen zu Mitarbeitern, die Verarbeitung gemischter Lohnabrechnungsanbieter in einem Durchlauf – etwa 40 % zur Zeit pro Datei hinzufügt.

Wenn Lohnabrechnungssoftware die falsche Hälfte des Problems automatisiert

Japanische Lohnabrechnungssoftware ist wirklich gut in dem, wofür sie entwickelt wurde. freee HR, das von etwa 60.000 Unternehmen eingesetzt wird und auf 2,6 Millionen Plattformnutzer von freee insgesamt zurückgreift, übernimmt die anwesenheitsgekoppelte Berechnung, die gesetzlichen Abzugssätze gemäß Krankenversicherungsgesetz (健康保険法) und Gesetz über die Rentenversicherung der Arbeitnehmer (厚生年金保険法) sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen in einem eng integrierten Workflow – einschließlich der Einhaltung der Jahresendanpassung (年末調整). MoneyForward Cloud Payroll integriert sich in MoneyForward Cloud Accounting für automatische Lohnbuchungen – Lohnaufwand, Sozialversicherungsaufwand, einbehaltene Lohnsteuer – die ohne manuelle Übertragung im Hauptbuch verbucht werden. SmartHR bedient mittelständische japanische Unternehmen mit HR-geführten Teams und bietet Datenexporte in Formaten, die mit gängigen Buchhaltungsplattformen kompatibel sind. Yayoi (弥生) mit etwa 3 Millionen Nutzern insgesamt bleibt bei kleinen Firmen weit verbreitet, die mit zertifizierten Steuerberatern (税理士 zeirishi) zusammenarbeiten. Jedes dieser Tools erledigt die Berechnungsaufgabe gut.

Was keines von ihnen tut: Daten aus Gehaltsabrechnungen, die von einem anderen System erzeugt wurden, in eine einheitliche Tabelle extrahieren.

Das ist relevant, weil die meisten japanischen Unternehmen nicht für jeden Mitarbeiter ein einziges Lohnabrechnungssystem verwenden. Ein mittelständischer Hersteller mit 60 Festangestellten (正社員 seishain) und 15 Vertragsarbeitnehmern (契約社員 keiyaku shain) könnte freee HR für das feste Team nutzen und gleichzeitig ausgelagerte Lohn-PDFs für Vertragspersonal von einem Sozialversicherungs- und Arbeitsberater (社会保険労務士 shakai hoken rōmushi) erhalten. Eine Einzelhandelskette, die einen Wettbewerber übernimmt, erbt Gehaltsdaten, die im ERP des übernommenen Unternehmens gesperrt sind. Ein Unternehmen, das von Yayoi zu SmartHR migriert, muss Jahre archivierter Lohnabrechnungsdaten extrahieren – und der Export des einen lässt sich nicht sauber in das andere importieren. Eine ausländische Tochtergesellschaft, die ein globales ERP (Workday oder SAP SuccessFactors) für die Buchhaltung und eine inländische Plattform (freee HR) für die Lohnabrechnung nutzt, steht vor einer Datenintegrationslücke, bei der Lohnbuchungen und Gehaltsabrechnungsdaten jeden Monat manuell abgeglichen werden müssen.

In jedem dieser Szenarien endet die Automatisierung der Lohnabrechnungssoftware am Punkt der Erstellung. Die Extraktionsarbeit – das Lesen einer Gehaltsabrechnungs-PDF und das Eintippen ihrer Werte in eine andere Tabelle oder ein anderes System – beginnt dort, wo die Software aufhört. Die Software hat die Berechnung automatisiert. Sie hat die Datenportabilität nicht automatisiert.

Die 40.000–200.000 Yen pro Monat, die Sie für eine inländische Cloud-Lohnabrechnungsplattform zahlen, decken die Korrektheit der Gehaltsabrechnungsdaten ab, wenn sie das System verlassen. Nicht abgedeckt sind die Kosten für die erneute Eingabe dieser Daten an anderer Stelle. Diese Kosten – die Extraktionslücke – bleiben vollständig am Schreibtisch der HR-Sachbearbeiterin hängen.

Die regulatorische Strafebene, die Japan hinzufügt

Die Arbeitskosten der manuellen Eingabe bilden die Untergrenze. Die regulatorische Strafebene ist es, die die Obergrenze anhebt. Gemäß Artikel 24 des Arbeitsstandardsgesetzes (労働基準法, Gesetz Nr. 49 von 1947) muss jeder Arbeitgeber in Japan Löhne vollständig zahlen und jedem Arbeitnehmer zum Zahlungszeitpunkt eine schriftliche Gehaltsabrechnung (給与明細) ausstellen, die die Bruttolohnbestandteile, jede Abzugsposition und den Nettolohn detailliert auflistet. Obwohl das Arbeitsstandardsgesetz selbst keine spezifische Geldstrafe für die Nichtaushändigung der Gehaltsabrechnung vorsieht, kann die Nichteinhaltung ordnungsgemäßer Lohnbuchhaltungsunterlagen eine Arbeitsinspektion (労働基準監督署調査 rōdō kijun kantokusho chōsa) auslösen, und systemische Nichteinhaltung kann zu einer Überweisung an die Staatsanwaltschaft führen (Artikel 120 – Freiheitsstrafe von bis zu 6 Monaten oder Geldstrafe von bis zu 300.000 Yen). Die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnung über Mitarbeiter-Self-Service-Portale ist zulässig und erfüllt die Anforderung der schriftlichen Benachrichtigung.

Für Extraktionszwecke ist das Strafrisiko indirekt, aber real. Wenn manuelle Eingaben Fehler im Lohnregister verursachen, übertragen sich diese Fehler auf behördliche Meldungen:

Zur Schätzung der fehlerbedingten Kosten: Wenden Sie eine konservative Fehlerrate von 1,5 % auf Feldebene auf die zehn bis zwölf Felder pro Gehaltsabrechnung an. Das entspricht etwa 0,16 Fehlern pro Gehaltsabrechnung – oder einem Fehler pro 6,3 verarbeiteter Gehaltsabrechnungen. Bei einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern sind das etwa 8 Fehler pro Monat. Bei 20 Minuten Nacharbeit pro Fehler (Gehaltsabrechnung heraussuchen, Abzugsaufschlüsselung erneut lesen, Tabellenblatt korrigieren, erneut prüfen, dass Krankenversicherung + Rentenversicherung + Arbeitslosenversicherung = gesamte Sozialversicherung) ergibt das zusätzlich 2,7 Stunden Nacharbeit bei ¥3.500/Stunde = ¥9.300/Monat an Korrekturaufwand – plus das Strafrisiko für die Fehler, die bis zur Meldung durchrutschen.

Die Dimension der Sozialversicherung ist besonders sensibel, da japanische Gehaltsabzüge gemeinsam durch die Standardmonatsvergütungsstufe bestimmt werden – eine feste Tabelle, die vom Rentenamt veröffentlicht wird. Ein Sachbearbeiter, der ¥530.000 als Bruttogehalt eingibt, während die tatsächliche Standardmonatsvergütungsstufe des Mitarbeiters ¥500.000 (Stufe 30) beträgt, erstellt eine Tabelle, die arithmetisch konsistent aussieht, aber für Compliance-Zwecke falsch ist. Diese Fehler zeigen sich nicht im Prüfschritt; sie treten erst auf, wenn sie mit der Shakai-Hoken-Meldung (社会保険被保険者報酬月額算定基礎届) abgeglichen werden.

Für das Gesamtbild der zehn bis zwölf Pflichtfelder und warum jedes einzelne für die Compliance wichtig ist, siehe den vollständigen feldweisen Extraktionsleitfaden.

Was sich ändert, wenn die Extraktion 10 Sekunden dauert

Das obige Kostenmodell hat eine Variable, die die KI-Extraktion drastisch verändert: Minuten pro Gehaltsabrechnung.

ImageToTable.ai verarbeitet ein einseitiges Dokument in 5 bis 10 Sekunden. Anders als OCR-Tools auf Vorlagenbasis, die eine Layout-Konfiguration pro Anbieter erfordern, verwendet es ein visionbasiertes KI-Modell, das den Inhalt der Gehaltsabrechnung liest, indem es die semantische Bedeutung jedes Feldes versteht – nicht, indem es es an einer bestimmten Pixelkoordinate findet. Dieser Ansatz, Benutzerdefinierte Spaltenextraktion genannt, bedeutet, dass Sie die gewünschten Feldnamen einmal eingeben: „Name des Mitarbeiters", „Grundgehalt (基本給)", „Krankenversicherung (健康保険料)", „Gesetzliche Rentenversicherung (厚生年金保険料)", „Einkommensteuer (源泉所得税)", „Nettogehalt (差引支給額)" – und die KI lokalisiert sie auf Gehaltsabrechnungen von freee HR, MoneyForward, SmartHR, Yayoi oder einer externen Lohnbuchhaltungsfirma, ohne Format-spezifische Einrichtung. Die extrahierten Daten werden nach Excel, CSV oder JSON exportiert, zur Konsolidierung oder zum Import in jedes Lohn- oder Buchhaltungssystem.

Führen Sie das Kostenmodell mit automatisierter Extraktion erneut aus:

Der Unterschied – etwa ¥26.300 pro Monat oder ¥316.000 pro Jahr für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern – stellt die Kosten für die Übertragung von Daten dar, die bereits in digitaler Form vorliegen. Bei 100 Mitarbeitern übersteigt die Lücke ¥630.000 jährlich. Bei 200 Mitarbeitern übersteigt sie ¥1.260.000. Und dieses Modell verwendet den belasteten Stundensatz eines Lohnbuchhalters, nicht den eines Senior-HR-Managers, dessen Zeit ¥4.500–6.000/Stunde kostet.

Was diese Zahlen nicht erfassen, ist, was der Sachbearbeiter mit den 4,8 Stunden macht, die ihm jeden Monat zurückgegeben werden. Diese Stunden verlagern sich von der Dateneingabe zur Datenprüfung – der Kontrolle, dass die Altersrente (Welfare Pension) 9,15 % der Standardmonatsvergütung innerhalb der korrekten Stufe entspricht, dass die Krankenversicherung mit dem korrekten Präfektursatz angewendet wird (Tokio 9,85 % gesamt bis März 2026, danach 9,70 % ab April 2026, mit einem Arbeitnehmeranteil von der Hälfte), dass Überstundenvergütung den gesetzlichen Zuschlag von 25 % für bis zu 60 Stunden und 50 % darüber hinaus übersteigt, und dass die Freibetragsgrenze für Pendlerzuschüsse (¥150.000/Monat für öffentliche Verkehrsmittel) nicht überschritten wurde. Die Arbeit wechselt von Transkription zu Prüfung.

Aufbau eines eigenen Kostenrahmens

Die obigen Zahlen verwenden nationale Durchschnittswerte. Ihre tatsächlichen Kosten hängen von vier Variablen ab:

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und zwei Lohnabrechnungsanbietern (z. B. freee HR für Festangestellte, externes Unternehmen für Vertragsarbeitnehmer):

• Direkte Arbeitskosten: 50 × 7 × ¥3.500 ÷ 60 = ¥20.417
• Fehlernachbearbeitung: 50 × 0,015 × 11 × 20 × ¥3.500 ÷ 60 = ¥9.625
• Mehrfachanbieter-Overhead: (2 − 1) × 50 × 1,5 × ¥3.500 ÷ 60 = ¥4.375
• Gesamt: ¥34.417/Monat (¥413.000/Jahr)

Das entspricht etwa 6,9 % der belasteten monatlichen Kosten eines Lohnabrechnungssachbearbeiters – ausgegeben für einen Schritt, der keinen analytischen oder Compliance-Mehrwert bietet. Beim nationalen Mindestlohn Japans 2025 von ¥1.121/Stunde wäre der Betrag für einen Datenerfasser niedriger; mit einem leitenden HR-Manager in Tokio bei ¥5.500/Stunde belastet, wäre der Betrag deutlich höher. Der Rahmen bleibt unabhängig davon, welchen Stundensatz Sie einsetzen, gleich.

Häufig gestellte Fragen

Wir nutzen bereits freee HR oder MoneyForward. Übernimmt unser Lohnabrechnungssystem die Extraktion nicht automatisch?

Japanische Lohnabrechnungssoftware – ob freee HR für 3.828–39.600 ¥/Monat, MoneyForward Cloud Payroll oder SmartHR – automatisiert die Lohnabrechnungsberechnung und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen innerhalb des Systems. Sie extrahiert keine Daten aus Gehaltsabrechnungen, die von anderen Systemen erstellt wurden, oder aus archivierten PDF-Dateien. Wenn Sie Gehaltsabrechnungsdaten von zwei verschiedenen Lohnabrechnungsanbietern in einer Tabelle konsolidieren, historische Daten von Yayoi zu SmartHR migrieren oder ausgelagerte Lohnabrechnungen eines Sozialversicherungs- und Arbeitsberaters (社会保険労務士) mit Ihren internen Aufzeichnungen abgleichen müssen, ist der Extraktionsschritt unabhängig von der verwendeten Software manuell.

Wie realistisch ist die Schätzung von 7 Minuten pro Gehaltsabrechnung? Unser HR-Team ist schneller.

Die 7-Minuten-Angabe ist ein Durchschnittswert, der den gesamten Zyklus berücksichtigt: Öffnen der Datei, Auffinden jedes Felds im Gehaltsabrechnungslayout, Eingeben und Überprüfen der Arithmetik anhand der Tabelle der Standardmonatsvergütung (標準報酬月額). Ein Sachbearbeiter, der Gehaltsabrechnungen von einem einzigen Anbieter (nur freee HR, keine gemischten Formate) in einer vertrauten Tabellenvorlage verarbeitet, benötigt im Durchschnitt 4–5 Minuten. Ein Sachbearbeiter, der zwei oder drei verschiedene Anbieterformate verarbeitet oder Gehaltsabrechnungen mit variablen Überstundeneinträgen (時間外手当), Familienzuschlägen (家族手当) und Pflegeversicherungsbeiträgen (介護保険料) für Mitarbeiter im Alter von 40–64 Jahren bearbeitet, benötigt im Durchschnitt 9–10 Minuten. Die Formel verwendet 7 als Mittelwert – messen Sie Ihre eigene Zeit über 10 Gehaltsabrechnungen und verwenden Sie Ihren tatsächlichen Durchschnitt.

Wie hoch ist die tatsächliche Fehlerquote bei der manuellen Eingabe von Gehaltsabrechnungsdaten?

Die Fehlerquoten bei manueller Dateneingabe im Rechnungswesen liegen laut jahrzehntelanger veröffentlichter Forschung typischerweise zwischen 1 % und 4 % pro Feld. Die Eingabe japanischer Gehaltsabrechnungsdaten ist vermutlich fehleranfälliger als die Rechnungseingabe, da viele Felder numerisch über Mitarbeiter hinweg ähnlich sind – jede Gehaltsabrechnung hat eine Zeile für Krankenversicherung, aber der absolute Betrag variiert pro Mitarbeiter. Ein Sachbearbeiter, der 50 Gehaltsabrechnungen nacheinander verarbeitet, erleidet ab der 30. Datei Aufmerksamkeitsermüdung. Das häufigste Fehlermuster bei der japanischen Lohnabrechnungseingabe ist die Ziffernvertauschung in den Sozialversicherungsabzugsfeldern: 140.880 ¥ wird zu 140.808 ¥ oder 45.750 ¥ wird zu 45.570 ¥ – insbesondere bei Krankenversicherungs- und Rentenversicherungsbeträgen, die fünf bis sechs Ziffern umfassen und ähnliche Zahlenmuster bei benachbarten Mitarbeitern in derselben Gehaltsstufe aufweisen.

Kann KI-Extraktion japanische Gehaltsabrechnungen mit gemischtem japanischem und englischem Text verarbeiten?

Das Vision-Modell von ImageToTable.ai liest sowohl japanischen (Kanji, Hiragana, Katakana) als auch englischen Text nativ auf derselben Seite. Eine Gehaltsabrechnung eines multinationalen Unternehmens mit japanischen Abzugsbezeichnungen (健康保険料, 厚生年金保険料) und englischen Abteilungsnamen wird korrekt extrahiert, da das Modell die semantische Struktur versteht – es identifiziert „厚生年金保険料" als Abzug für die gesetzliche Rentenversicherung, unabhängig davon, ob der umgebende Text auf Japanisch oder Englisch ist. Spaltennamen können auf Japanisch, Englisch oder in beiden Sprachen definiert werden – Sie können „Basic Salary (基本給)" als einzelnen Spaltennamen angeben und die KI findet den Wert.

Gilt dieses Framework sowohl für reguläre Angestellte (正社員) als auch für Teilzeitkräfte?

Teilweise. Für reguläre Angestellte (正社員), die in der shakai hoken (社会保険) versichert sind und eine Standard-Gehaltsabrechnung mit Bruttobestandteilen und allen Abzugspositionen erhalten, gilt die vollständige 7-Minuten-Schätzung. Für Teilzeitkräfte (パート・アルバイト), die weniger als 20 Stunden pro Woche arbeiten und nicht in der shakai hoken versichert sind – die nur Abzüge für Arbeitslosenversicherung (雇用保険) und Einkommensteuer auf einer vereinfachten Gehaltsabrechnung erhalten – sinkt die Extraktionszeit auf 2–3 Minuten. Unternehmen, die Teilzeitkräfte in großem Umfang beschäftigen (Einzelhandelsketten, Restaurantgruppen, Event-Personal), haben jedoch ein höheres Volumen, was wiederum Batch-Koordinationsaufwand verursacht. Teilzeitkräfte, die nach den erweiterten Zulassungsregeln von 2016 (20+ Stunden/Woche, Monatslohn ¥88.000+) für die shakai hoken qualifiziert sind, erhalten vollständige Gehaltsabrechnungen und sollten mit der vollen Schätzung pro Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.

Wir lagern die Lohnabrechnung an einen Sozialversicherungsberater (社会保険労務士) aus. Gilt diese Kostenberechnung trotzdem?

Die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen shakai hoken rōmushi oder einen Lohnabrechnungsdienstleister entfernt die Berechnungs-Last, erhöht aber typischerweise die Extraktions-Last. Das ausgelagerte Unternehmen sendet Ihnen Gehaltsabrechnungs-PDFs – oft in einem proprietären Format, das sich von Ihrem internen HR-System unterscheidet. Wenn Sie diese ausgelagerten Lohndaten in Ihrer internen Tabelle für konsolidierte Berichte, die Vorbereitung der Jahresendanpassung oder den Abgleich der My-Number-Aufzeichnungen benötigen, muss jemand in Ihrem Team diese PDFs weiterhin öffnen und die Zahlen eintippen. Das Hinzufügen eines zweiten Anbieters (das Format des rōmushi + Ihr internes Format) aktiviert den Mehranbieter-Aufwand in der Kostenformel. Und beim üblichen Satz von ¥2.000–5.000 pro Mitarbeiter und Monat für ausgelagerte Lohnabrechnungsverarbeitung zahlen Sie bereits für die Berechnung – die zusätzlichen Extraktionskosten sind völlig unberücksichtigt.

Berechnen Sie die Kosten für Ihre eigene Gehaltsabrechnung

Das obige Framework ist nur so aussagekräftig wie die Zahlen, die Sie einsetzen. Die nationalen Durchschnittswerte sind ein Ausgangspunkt – aber Ihre tatsächlichen Kosten hängen von Ihrer Mitarbeiterzahl, Ihrer Mischung an Gehaltsabrechnungssoftware und dem Stundensatz der Person ab, die die Daten abtippt. Wenn die Formel ergibt, dass Sie für ein 50-köpfiges Team 413.000 ¥ pro Jahr für die Datenerfassung ausgeben, besteht der nächste Schritt darin, zu testen, ob die Extraktionsautomatisierung bei den Gehaltsabrechnungsformaten Ihres Teams tatsächlich eine Verarbeitungszeit von unter 10 Sekunden erreicht – von freee HR über MoneyForward bis hin zu ausgelagerten Rōmushi-PDFs, alles in einer Warteschlange, mit denselben 11 Feldnamen, die Sie einmal definiert haben.

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