So extrahieren Sie deutsche Rechnungsdaten
(Rechnung) in Excel
Die meisten Anleitungen zur Rechnungsdatenextraktion gehen von US-amerikanischen Standardrechnungen aus. Wenn Ihr Lieferant jedoch eine Rechnung aus Düsseldorf schickt – mit Steuernummer, einem vom Rechnungsdatum abweichenden Leistungsdatum und einem Umsatzsteuer-Split von 19 % und 7 % –, scheitern Tabellenimport-Tools, die für Stripe-Rechnungen oder QuickBooks-Vorlagen entwickelt wurden. Dieser Leitfaden behandelt, was bei deutschen Rechnungen wirklich zählt: die Pflichtangaben nach §14 UStG, die Umsatzsteuerstrukturen, die bestimmen, was wohin extrahiert wird, und wie Sie die Daten in einem Format ablegen, das Ihr Steuerberater nutzen kann.
Wichtige Erkenntnisse
- Fehlt auf einer deutschen Rechnung nur ein Feld, bedeutet das nicht nur unvollständige Daten – das Finanzamt kann den gesamten Vorsteuerabzug verweigern, und das rechtliche Risiko trägt Ihr Unternehmen, nicht der Rechnungsaussteller.
- Eine einzige deutsche Rechnung kann in vier verschiedene Umsatzsteuer-Regime fallen – reguläre 19 %, gemischt 19 %+7 %, §13b Reverse-Charge (bei dem der Käufer die Steuer selbst anmeldet) oder Kleinunternehmer-Befreiung – jedes erfordert andere Tabellenspalten, sodass eine einzelne „Steuer"-Spalte eines Standardtools Daten liefert, die Ihr Steuerberater nicht verwenden kann.
- Spaltennamen, die die Bedeutung der Daten beschreiben – „USt-IdNr" für die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, „Leistungsdatum" für das Datum der Leistung – funktionieren in allen vier Umsatzsteuer-Regimen und bei jedem Lieferantenlayout, weil ImageToTable.ai die Bedeutung und nicht die Position auf der Seite erfasst.
Warum deutsche Rechnungen generische Extraktions-Tools überfordern
Eine deutsche Rechnung ist keine übersetzte US-Rechnung. Sie ist ein rechtliches Dokument gemäß §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) mit zehn Pflichtfeldern, deren Vorhandensein oder Fehlen darüber entscheidet, ob Ihr Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlt ein Feld oder ist es falsch formatiert, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Der Lieferant wird trotzdem bezahlt. Ihr Unternehmen trägt das Risiko.
Aus diesem Grund scheitern allgemeine Rechnungs-OCR-Tools – selbst solche, die englischsprachige Rechnungen gut verarbeiten – an deutschen Rechnungen. Sie sind nicht darauf ausgelegt, ein Rechnungsdatum von einem Leistungsdatum zu unterscheiden – zwei rechtlich getrennte Daten, die nach deutschem Recht erforderlich sind. Sie prüfen nicht, ob eine USt-IdNr dem Format DE123456789 entspricht. Sie fassen die unterschiedlichen Steuersätze von 19% und 7% in einer einzigen „Steuer“-Spalte zusammen, was für die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER unbrauchbar ist.
Das spielt keine Rolle, wenn Sie 3 inländische Rechnungen pro Monat bearbeiten und alles manuell in Lexware erfassen. Es wird jedoch erheblich relevant, wenn Sie 80 Rechnungen pro Monat von 25 deutschen Lieferanten verarbeiten – mit unterschiedlichen Layouts, teils als PDF, teils als abfotografierte Papierkopien, teils mit §13b-Umkehr der Steuerschuldnerschaft, die eine Null-Steuer-Extraktion und eine völlig andere Buchungslogik erfordert.
Was §14 UStG tatsächlich auf jeder deutschen Rechnung verlangt
§14 Abs. 4 UStG listet zehn Pflichtangaben auf, die jede vollständige deutsche Rechnung enthalten muss. Wenn Sie Daten für die Buchhaltung nach Excel extrahieren, wird jedes dieser Felder zu einer Spalte in Ihrer Tabelle – und fehlt nur eines, können Ihre Daten für den DATEV-Import oder den Vorsteuerabzug unbrauchbar sein.
| Deutsches Feld | Englische Übersetzung | Bedeutung für die Extraktion |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift (des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers) | Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger | Zwei separate Adressblöcke – Leistender und Käufer. Einfache OCR-Systeme vermischen sie oft oder ordnen sie falsch zu. |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Kleinunternehmer verwenden die Steuernummer. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen nutzen die USt-IdNr (Format DE123456789). Wird die falsche oder keine Nummer extrahiert, ist die Rechnung für den Vorsteuerabzug ungültig. |
| Rechnungsnummer | Fortlaufende Rechnungsnummer | Muss eindeutig und lückenlos sein. Ihre extrahierten Daten benötigen diese für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit. |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung | Nicht identisch mit dem Lieferdatum. Deutsche Rechnungen enthalten beide Daten – Extraktionstools, die nur eine einzelne Spalte „Datum“ ausgeben, vermischen sie. |
| Leistungsdatum / Leistungszeitraum | Datum oder Zeitraum der erbrachten Leistung | Einzigartig für deutsche und einige EU-Rechnungen. Erforderlich, um den Vorsteuerabzug dem richtigen Umsatzsteuerzeitraum zuzuordnen. Die meisten generischen Extraktionstools suchen nicht einmal nach diesem Feld. |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung | Menge und Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung | Deutsche Rechnungen enthalten oft lange, rechtlich präzise Positionsbeschreibungen. Die Extraktion von Zeilenpositionen muss den vollständigen Beschreibungstext erhalten, nicht kürzen. |
| Nettobetrag | Nettobetrag (pro Steuersatz) | Muss nach Umsatzsteuersatz aufgeteilt werden – eine einzelne Nettoposition von 100 €, die sowohl 19 %- als auch 7 %-Artikel abdeckt, ist nicht konform. Die Extraktion muss getrennte Nettobeträge pro Steuersatz erfassen. |
| Umsatzsteuersatz und -betrag | Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag | Der Steuersatz (19 % oder 7 %) und der entsprechende Betrag müssen beide erscheinen. Bei Anwendung des §13b Reverse-Charge-Verfahrens lautet die Umsatzsteuerzeile „0“ und ein Verweis auf §13b muss extrahiert werden. |
| Bruttobetrag | Bruttogesamtbetrag | Muss mit Netto + Umsatzsteuer übereinstimmen. Manche Tools extrahieren einen „Gesamtbetrag“, der nicht passt, weil eine Rabatt- oder Zuschlagszeile übersehen wurde. |
| Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend) | Hinweis auf Steuerbefreiung | Bei Kleinunternehmern (§19 UStG): „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Reverse-Charge-Vermerk. Fehlen diese Hinweise = ungültige Rechnung für den Empfänger. |
Zwei praktische Ausnahmen reduzieren die Anzahl der Pflichtfelder. Rechnungen unter 250 € brutto gelten gemäß §33 UStDV als Kleinbetragsrechnungen und erfordern nur: Name und Anschrift des Lieferanten, Rechnungsdatum, Bezeichnung der Leistung, Bruttobetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz oder den Hinweis auf §19. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG – deren Vorjahresumsatz 22.000 € nicht überstieg – darf die Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern muss stattdessen den Hinweis enthalten, dass gemäß §19 keine Umsatzsteuer erhoben wird. Die Extraktionsregeln ändern sich je nach Kategorie der Rechnung.
Das deutsche Umsatzsteuer-Labyrinth: Wenn eine „Steuer“-Spalte nicht reicht
Die Extraktionslogik für eine deutsche Rechnung ändert sich wesentlich je nach angewandtem Umsatzsteuer-Regime. Ein einzelnes Spaltenpaar „Steuersatz“ und „Steuerbetrag“ funktioniert nur im einfachsten Fall. Deutsche Rechnungen können in eines von vier Szenarien fallen, die jeweils unterschiedliche Spaltendefinitionen erfordern:
| Umsatzsteuer-Szenario | Rechtsgrundlage | Zu extrahierende Daten | Häufige Fehlerquelle |
|---|---|---|---|
| Regelsteuersatz (19%) | §12 Abs. 1 UStG | Nettobetrag, 19% USt-Betrag, Bruttosumme. Eine Zeile bei ausschließlich regelbesteuerten Positionen. | Tools, die den USt-Satz aus Summen schätzen, statt den angegebenen Satz zu lesen. |
| Gemischte Steuersätze (19% + 7%) | §12 Abs. 1 + Abs. 2 UStG | Getrennte Netto- und USt-Spalten pro Steuersatz. Beispiel: Netto 19%-Spalte, USt 19%-Spalte, Netto 7%-Spalte, USt 7%-Spalte – plus Bruttosumme. Üblich bei Gastronomie- und Lebensmittelrechnungen. | Tools, die einen aggregierten USt-Betrag ausgeben. Ihr Steuerberater benötigt die Aufteilung für die Umsatzsteuervoranmeldung, insbesondere die Kennzahlen 81 und 86. |
| Reverse-Charge (§13b) | §13b UStG | Nur Nettobetrag, keine USt, plus den Reverse-Charge-Hinweistext. Zudem müssen die ausländische USt-ID des Lieferanten und die USt-IdNr des Leistungsempfängers erfasst werden (beide erforderlich gemäß §14a Abs. 2). | Tools, die trotzdem einen USt-Betrag eintragen, weil sie ein „Steuer“-Label finden – oder den Reverse-Charge-Hinweis ganz übersehen. |
| Kleinunternehmer (§19) | §19 UStG | Nur Bruttobetrag, keine USt-Aufschlüsselung. Der §19-Hinweistext muss erfasst werden, um zu bestätigen, dass die Rechnung bewusst ohne USt ausgestellt wurde. | Tools, die „fehlende USt“ als Fehler melden. Bei einer Kleinunternehmer-Rechnung ist das Fehlen der USt korrekt – eine Fehlermeldung ist falsch. |
Für Unternehmen, die Rechnungen von deutschen Lieferanten mit verschiedenen Mehrwertsteuerkategorien erhalten – ein häufiges Szenario für Gastronomiegruppen, die Lebensmittel (7 %) sowie Ausstattung (19 %) bei Metro und Transgourmet einkaufen – muss das Extraktionstool flexibel genug sein, um je nach Rechnungstyp unterschiedliche Spaltenstrukturen auszugeben, anstatt jede Rechnung in dieselbe Vorlage zu zwingen.
Wie KI-gestützte Extraktion deutsche Rechnungsformate verarbeitet
Hier zeigt sich der konkrete Unterschied zwischen vorlagenbasierter OCR und KI-gesteuerter Extraktion. Vorlagenbasierte Tools erfordern, dass Sie Feldkoordinaten für jedes Lieferantenlayout definieren – ein Metro-Rechnungslayout unterscheidet sich von einem Transgourmet-Layout, das sich wiederum von einer lokalen Handwerker-Rechnung unterscheidet. Der Wartungsaufwand steigt mit jedem neuen Lieferanten.
ImageToTable.ai verfolgt einen anderen Ansatz: Benutzerdefinierte Spaltenextraktion. Statt dem Tool beizubringen, wo Felder auf der Seite sitzen, definieren Sie, was extrahiert werden soll, indem Sie Spaltennamen eingeben – „Rechnungsnummer", „Leistungsdatum", „Nettobetrag 19%", „USt-Betrag 19%", „Nettobetrag 7%", „USt-Betrag 7%", „USt-IdNr" – und die KI lokalisiert jeden Wert überall auf der Seite, indem sie versteht, was das Feld bedeutet, nicht wo es sitzt. Dies funktioniert über Lieferantenformate hinweg ohne anbieterspezifische Konfiguration: Eine Spaltendefinition deckt Metro, Transgourmet, Selgros und die unabhängige Tischlerei nebenan ab.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Laden Sie im Demo oben eine deutsche Rechnung hoch. Definieren Sie Spalten passend zu den §14 UStG-Feldern, die Sie benötigen – beginnen Sie mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Lieferant, Nettobetrag, USt-Satz, USt-Betrag, Bruttobetrag und USt-IdNr – und sehen Sie, was die KI extrahiert. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert auch bei einem anderen Rechnungslayout, da die KI den Inhalt und nicht die Position liest.
Für die Stapelverarbeitung – das Hochladen eines Monats voller Metro- und Transgourmet-Rechnungen auf einmal – extrahiert das Tool jede Rechnung in eine Zeile einer konsolidierten Tabelle. Sie erhalten eine Excel-Datei mit jeder Rechnung als Zeile, bereit zum Filtern nach Lieferant, Datumsbereich oder Umsatzsteuersatz, bevor Sie sie an Ihren Steuerberater übergeben.
Von der Extraktion zur Buchhaltung: Was Ihr DATEV-, Lexware- oder sevDesk-Workflow erwartet
Die Datenextraktion ist nur die erste Hälfte der Arbeit. In Deutschland besteht die zweite Hälfte darin, diese Daten in einem Format in Ihre Buchhaltungssoftware zu überführen, das Ihr Steuerberater ohne Nacharbeit nutzen kann. Das Ziel ist entscheidend, da jede Plattform unterschiedliche Anforderungen hat:
DATEV – genutzt von schätzungsweise 60–70 % der deutschen Steuerberater – erwartet Daten über Kanzlei-Rechnungswesen (CSV im DATEV-Format) oder Unternehmen Online (XML). Das CSV-Format erfordert bestimmte Spalten: Belegdatum, Buchungstext, Gegenkonto, Betrag und vor allem die korrekten Buchungsschlüssel und Kontierungen (Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04). Wenn Ihr Steuerberater vorkontierte Konten erwartet, benötigt Ihre Extraktionsausgabe eine zusätzliche Spalte für die DATEV-Kontonummer. Wenn er die Kontierung selbst vornimmt, können Sie diese weglassen – fragen Sie aber vorher nach.
Lexware Office (ehemals lexoffice) – für 7,90 €/Monat die am weitesten verbreitete Cloud-Buchhaltungsplattform für deutsche KMU – importiert über eine eigene CSV-Struktur oder direkten Bankfeed. Es kategorisiert Transaktionen automatisch, erwartet aber bei eingehenden Rechnungen die USt-IdNr. des Lieferanten zur Umsatzsteuerprüfung. Fehlt dieses Feld in Ihrer Extraktion, markiert Lexware die Rechnung zur manuellen Prüfung.
sevDesk – der moderne Herausforderer für 12,90 €/Monat – importiert Kontakte und Belege per CSV mit eigener Vorlage. Der CSV-Upload ist unkompliziert, erwartet aber eine Klassifizierung der Belegart: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Gutschrift. Wenn Ihre Extraktion diese nicht unterscheidet, müssen Sie Zeilen nach dem Import manuell umklassifizieren.
Der gemeinsame Nenner: Deutsche Buchhaltungssoftware erwartet deutsche Rechnungsdatenstrukturen. Eine allgemeine Extraktion, die nur „Lieferant", „Datum" und „Gesamtbetrag" ausgibt, erfordert vor dem Import in diese Plattformen umfangreiche manuelle Nachbearbeitung. Wenn Sie die Extraktionsspalten direkt an das Schema der Zielsoftware anpassen – z. B. die Spalte USt-IdNr statt „VAT Number" und Belegdatum statt „Datum" nennen – entfällt der Nachbearbeitungsschritt.
Derselbe Extraktionsansatz funktioniert auch für internationale Rechnungen in mehreren Sprachen und Formaten, da die Spaltennamen-Semantik unabhängig von der Originalsprache der Rechnung konsistent bleibt.
GoBD und E-Rechnung: Extrahierte Daten revisionssicher halten
In Deutschland ist die Extraktion von Rechnungsdaten nicht nur eine Effizienzfrage – sie bringt gesetzliche Aufbewahrungspflichten mit sich. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sind der Rahmen der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung. Ihre Kernprinzipien – Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit – bedeuten, dass jeder extrahierte Datenpunkt auf die Originalrechnung zurückführbar sein muss und jede Originalrechnung gemäß §147 AO 10 Jahre im Originalformat aufzubewahren ist.
Eine Änderung der GoBD vom Juli 2025 hat einen kritischen Punkt zur E-Rechnungsarchivierung klargestellt: Bei strukturierten E-Rechnungen (XRechnung und der in ZUGFeRD-PDFs eingebetteten XML-Ebene) ist die maschinenlesbare XML die maßgebliche Aufzeichnung. Das menschenlesbare PDF muss nur archiviert werden, wenn es zusätzliche steuerrelevante Informationen enthält, die nicht im XML vorhanden sind – wie z. B. Buchungsvermerke oder handschriftliche Zahlungsbedingungen auf der visuellen Ebene. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies: Die extrahierte Excel-Datei ist Ihr Arbeitsdatensatz, aber die ursprüngliche XML-Datei ist das, was Prüfer anfordern werden.
Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht wird wie folgt eingeführt:
- 1. Januar 2025 – Alle deutschen B2B-Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.1) zu empfangen.
- 1. Januar 2027 – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen auch senden.
- 1. Januar 2028 – Alle deutschen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen senden. Papier- und PDF-Rechnungen sind für inländische B2B-Transaktionen nicht mehr zulässig, außer für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Kleinunternehmer nach §19.
Die praktische Auswirkung für die Datenextraktion: Ihre eingehende Rechnungsmischung ändert sich bereits. ZUGFeRD-PDFs in Ihrem Posteingang enthalten eine eingebettete XML-Datenebene, die ein leistungsfähiges Extraktionstool direkt auslesen kann – ohne OCR für diese Felder – und liefert 100 % genaue strukturierte Daten. Für Lieferanten, die weiterhin einfache PDF-Rechnungen versenden (während der Übergangsfrist bis 2027 erlaubt), überbrückt die KI-Extraktion die Lücke – sie liest das visuelle PDF und gibt dieselben strukturierten Spalten aus.
Für die GoBD-Konformität ist entscheidend, dass Ihr Extraktionsworkflow die Verbindung zwischen extrahierten Daten und Quelldokument bewahrt. Wenn Sie 40 Rechnungen in eine Excel-Datei extrahieren und nur diese archivieren, verstoßen Sie gegen die GoBD. Die Originaldokumente – ob XML, PDF oder gescanntes Papier – müssen 10 Jahre lang zugänglich und auffindbar bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das auch mit gescannten Papierrechnungen und Handyfotos?
Ja. Die KI liest Dokumentinhalte semantisch – sie benötigt kein sauberes digitales PDF. Fotografierte Papierrechnungen, gescannte Dokumente und Screenshots von Online-Rechnungen werden alle unterstützt. Die Qualität ist entscheidend: Ist das Foto zu unscharf, um die USt-IdNr.-Ziffern zu lesen, kann kein Tool sie zuverlässig extrahieren. Bei lesbaren Fotos ist die Extraktionsgenauigkeit jedoch mit der von PDF-Eingaben vergleichbar.
Kann das Tool zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum unterscheiden?
Ja, sofern Sie separate Spalten für beide definieren. Wenn Sie eine Spalte "Rechnungsdatum" und eine weitere "Leistungsdatum" anlegen, versteht die KI, dass es sich um zwei unterschiedliche Datumsfelder handelt, und liefert den korrekten Wert für jedes. Definieren Sie nur eine einzelne "Datum"-Spalte, verwendet die KI standardmäßig das Rechnungsdatum als primäres Datum – sie errät nicht, dass Sie auch das Leistungsdatum benötigen. Die von Ihnen gewählten Spaltennamen steuern die Extraktion.
Wie funktioniert die Extraktion bei §13b-Umsatzsteuer-Rechnungen?
Definieren Sie bei §13b-Rechnungen Ihre Spalten so, dass sie den Nettobetrag, eine Spalte für den Umsatzsteuersatz (der als 0% extrahiert wird) und eine Spalte für den Reverse-Charge-Referenztext enthalten. Die KI wird fälschlicherweise keinen Umsatzsteuerbetrag eintragen, da die Rechnung selbst keine Umsatzsteuer ausweist – sie besagt, dass der Leistungsempfänger die Steuer selbst schuldet. Sie sollten dennoch die ausländische Umsatzsteuer-ID des Lieferanten und Ihre eigene USt-IdNr. aus der Rechnung extrahieren, da beide bei Reverse-Charge gemäß §14a Abs. 2 UStG Pflichtfelder sind.
Was ist mit ZUGFeRD und XRechnung – kann das Tool eingebettetes XML parsen?
Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF hochladen, liest die KI die visuelle PDF-Ebene. Sie parst das eingebettete XML nicht direkt. Bei Feldern, die im XML vorhanden sind, führt dies zum gleichen Ergebnis – strukturierte Spalten –, aber der Ansatz ist das visuelle Lesen und nicht das XML-Parsen. Für reine XRechnung-XML-Dateien ist das Tool nicht für die Verarbeitung von Roh-XML ausgelegt; Sie benötigen dafür einen XML-zu-CSV-Konverter. In der Praxis betten die meisten deutschen Lieferanten, die ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen, das XML in ein sichtbares PDF ein, was mit dem visuellen Extraktionsansatz funktioniert.
Kann ich Metro-, Transgourmet- und Selgros-Rechnungen in einem Stapel verarbeiten?
Ja. Da die Extraktion auf Spaltennamensemantik basiert und nicht auf lieferantenspezifischen Vorlagen, laden Sie Rechnungen aller drei Großhändler in einem Stapel hoch und definieren Ihre Spalten einmal. Die KI findet Rechnungsnummer, Lieferant, Nettobetrag, USt-Betrag usw. auf jedem Dokument eigenständig. Die Ausgabe ist eine einzige konsolidierte Tabelle mit einer Zeile pro Rechnung und einheitlichen Spalten über alle Lieferanten hinweg.
Sind die extrahierten Daten für Prüfungszwecke GoBD-konform?
Die extrahierte Excel-Datei ist eine Arbeitskopie, nicht Ihr Prüfungsarchiv. GoBD-Konformität betrifft die Aufbewahrung der Originaldokumente, nicht die Nutzung extrahierter Daten im operativen Betrieb. Solange Sie die Originalrechnungen – PDFs, XML-Dateien oder gescannte Papierkopien – unveränderbar und wiederauffindbar für 10 Jahre aufbewahren, verstößt die Datenextraktion für Buchhaltungsprozesse nicht gegen die GoBD. Das Extraktionstool selbst bietet keine Archivspeicherung; Sie sind separat für die Dokumentenaufbewahrung verantwortlich.
Ihre deutschen Rechnungsdaten dorthin bringen, wo sie hin müssen
Die deutsche Rechnungsextraktion steht an der Schnittstelle dreier Bereiche, die meist getrennt behandelt werden: Datengenauigkeit, Steuerkonformität und Softwarekompatibilität. Werkzeuge, die einen Bereich gut abdecken, vernachlässigen oft die anderen. Vorlagenbasierte OCR kann für ein einzelnes Lieferantenformat genau sein, erfordert aber für jeden neuen Lieferanten eine Neuerstellung. Die manuelle Eingabe in Lexware hält die Daten in der richtigen Struktur, skaliert aber nicht über 30 Rechnungen pro Monat hinaus. KI-gestütztes Parsen von ZUGFeRD-XML liefert 100 % Genauigkeit bei E-Rechnungen, hilft aber nicht bei der Papierrechnung des lokalen Elektrikers, der seine Rechnungen noch druckt und per Post versendet.
Ein Workflow, der auf semantischer Extraktion basiert – also definiert, was Sie benötigen, anhand des Spaltennamens statt der Vorlagenposition – deckt alle drei Bereiche gleichzeitig ab. Er extrahiert die Felder, die §14 UStG vorschreibt, bewahrt die Umsatzsteuerstruktur, die Ihre Umsatzsteuervoranmeldung benötigt, und gibt Spalten aus, die zum Importschema Ihrer Buchhaltungssoftware passen. Und er funktioniert genauso, ob die Rechnung als ZUGFeRD-PDF, als Foto vom Handy eines Lieferanten oder als gescanntes Papierdokument aus dem Jahr 2023 eingeht.
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