Mitarbeiter-Spesenabrechnungen nach Excel übertragen
– ohne alles neu abzutippen
Laut der Global Business Travel Association kostet eine manuell bearbeitete Spesenabrechnung ein Unternehmen durchschnittlich etwa $58 und dauert rund 20 Minuten – für eine Abrechnung, von einem Mitarbeiter, für einen Abrechnungszeitraum. Bei einem Team von 20 Personen, die monatlich abrechnen, sind das allein über $13.000 pro Jahr an Bearbeitungskosten. Doch die Kosten erzählen nur die halbe Geschichte. Die eigentliche Reibung entsteht durch die Lücke zwischen zwei unvereinbaren Zuständen: Spesenabrechnungen existieren als ausgefüllte Formulare – PDFs, ausgedruckte Seiten, Excel-Tabellen, in die Mitarbeiter getippt haben –, aber die Finanzabteilung braucht sie als Zeilen in einer konsolidierten Tabelle. Diese Lücke zu überbrücken bedeutet manuelle Übertragungsarbeit: jede Abrechnung öffnen, Name und ID des Mitarbeiters finden, jede Ausgabenzeile lokalisieren, Datum, Beschreibung, Betrag, Kategorie eintippen, weiter zur nächsten Zeile, weiter zur nächsten Abrechnung. Die Daten sind bereits da. Sie sind nur nicht dort, wo du sie brauchst.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- $58 pro Abrechnung, 20 Minuten je Stück – und diese ganze Zeit und dieses Geld fließt nur dafür, Daten zu verschieben, die Mitarbeiter bereits in Formulare getippt haben, in eine andere Zelle desselben Tabellenprogramms.
- Jedes Suchergebnis will dir eine komplette Spesenplattform für $5 bis $30 pro Mitarbeiter und Monat verkaufen, aber die Inhaber von Unternehmen mit 15 Mitarbeitern auf Reddit setzen standardmäßig auf „Excel-Vorlagen mit Formeln“ – denn die Reibung liegt nicht in einem fehlenden Genehmigungs-Dashboard, sondern in Daten, die auf ausgefüllten Formularen an einem Ort existieren und in einer anderen Tabelle zu Zeilen werden müssen.
- Mit der Spaltennamenextraktion definierst du deine Ausgabespalten einmal und ImageToTable.ai liest jede Version jedes Formulars – PDFs von 2022, Änderungen von 2024, abfotografierte Ausdrucke, Handschrift in blauer Tinte – anhand der Bedeutung statt der Vorlagenposition und führt die Kopfdaten der Mitarbeiter in jede Spesenzeile einer einzigen konsolidierten Tabelle zusammen.
Warum Spesenabrechnungsformulare schwieriger sind als Belege
Einzelne Belege enthalten eine Datenschicht: Diese Transaktion fand an diesem Datum, bei diesem Händler, für diesen Betrag statt. Das macht sie relativ einfach zu extrahieren – jeder Beleg wird zu einer Zeile, und die Spalten sind Betrag, Datum, Händler, Kategorie. Die vorhandenen Tools zum Extrahieren von Daten aus Beleg-Screenshots passen sauber auf diese Struktur.
Ein Spesenabrechnungsformular führt eine zweite Ebene ein, die dieses Modell durchbricht. Jede Spesenabrechnung enthält das, was man Kopfdaten nennen könnte: wer sie eingereicht hat (Mitarbeitername, Mitarbeiter-ID), in welcher Abteilung die Person arbeitet, welcher Vorgesetzter sie genehmigt hat, welchen Abrechnungszeitraum sie abdeckt, und oft ein Belegnummern- oder Verwendungszweckfeld. Darunter – auf demselben Formular – befinden sich die einzelnen Spesen-Einzelposten: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag. Manche Abrechnungen haben drei Einzelposten. Manche haben zwanzig. Die Kopfdaten gelten für jede Zeile, befinden sich aber physisch in einem anderen Abschnitt des Formulars.
Traditionelle OCR-Tools gehen das als zwei getrennte Extraktionsaufträge an: einen Durchlauf für die Kopffelder, einen weiteren für die Einzelposten, danach eine manuelle Zusammenführung in Excel. Das funktioniert – technisch gesehen – aber der Zusammenführungsschritt ersetzt eine Art manueller Arbeit durch eine andere. Was einen visuellen KI-Ansatz anders macht, ist, dass er das Formular als ein einziges zusammenhängendes Dokument liest und versteht, dass „Mitarbeiterin: Sarah Chen" oben auf Seite eins mit den drei Speseneinträgen darunter zusammenhängt – so, wie es auch ein menschlicher Leser tun würde. Ein einziger Durchlauf durch das Formular erzeugt einen vollständigen, sofort nutzbaren Datensatz.
Warum jedes Suchergebnis versucht, deinen gesamten Prozess zu ersetzen
Gib „Spesenabrechnungs-Automatisierung" in eine Suchmaschine ein und die Ergebnisse sind sich einig. Expensify. Rippling. Spendesk. Brex. Navan. Jeder Artikel auf der ersten Seite beschreibt dieselbe Lösung: Einführung einer Komplettsuite für Spesenmanagement. Firmenkarten an alle Mitarbeiter ausgeben, damit Transaktionen automatisch einfließen. Alle sollen eine Mobile-App installieren, um Belege am Ort des Kaufs zu scannen. Berichte durch automatisierte Genehmigungsketten leiten. Alles mit deinem ERP synchronisieren.
Diese Plattformen lösen ein bestimmtes Problem gut — das Workflow-Problem: Belege sammeln, Richtlinien durchsetzen, Genehmigungen weiterleiten, die Bücher pünktlich abschließen. Aber sie lösen es, indem sie deinen bestehenden Spesenabrechnungsprozess ersetzen, nicht indem sie damit arbeiten. Der Mitarbeiter, der früher ein Formular eingereicht hat, zieht jetzt eine Karte und fotografiert einen Beleg in einer App. Die Finanzperson, die früher Tabellenkalkulationen abgeglichen hat, verwaltet jetzt ein Dashboard. Alles ändert sich.
Für ein Unternehmen, das Spesenabrechnungen bereits über Excel-Vorlagen und E-Mail abwickelt, kostet dieser Ersatz oft mehr an Einführungsaufwand, als er an Verarbeitungszeit spart. Die Preisgestaltung pro Benutzer — typischerweise 5 bis 30 $ pro Mitarbeiter und Monat — bringt ein 20-Mitarbeiter-Unternehmen auf 1.200 bis 7.200 $ pro Jahr, ohne die Kosten für die Ausgabe von Firmenkarten. Und die Einführung hängt von der Compliance ab: Wenn auch nur ein paar Mitarbeiter weiterhin Formulare per E-Mail schicken, statt die App zu nutzen, muss das Finanzteam wieder zwei parallele Systeme jonglieren.
Auf r/smallbusiness fragt ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, was andere kleine Unternehmen für Spesenabrechnungsprozesse verwenden. Die häufigste Antwort ist keine Plattform — sondern „Excel-Vorlagen mit Formeln" und „einfache E-Mail-basierte Workflows." Wenn ein anderer Manager fragt, wie man Mitarbeiterausgaben verwaltet, ohne den Verstand zu verlieren, ist der empfohlene Ansatz unkompliziert: „Finde einen Prozess, der funktioniert, und schreib ihn für alle auf." Das sind keine Unternehmen, die sich gegen Technologie sträuben. Es sind Unternehmen, für die die verfügbare Technologie zu viel verlangt für das, was sie tatsächlich brauchen.
Die Standard-Spesenabrechnung: Was du tatsächlich extrahierst
Bevor du über die Extraktion nachdenkst, hilft es, die Struktur der Daten zu kennen, mit denen du arbeitest. Spesenabrechnungsvorlagen – einschließlich der Standardvorlagen von Smartsheet – folgen einer konsistenten zweiteiligen Struktur, die sich in fast jeder Organisation wiederholt, unabhängig von der Branche:
Kopffelder (erscheinen einmal pro Bericht, identifizieren den Mitarbeiter und den Berichtskontext)
| Feld | Häufige Beschriftungsvarianten | Warum du es brauchst |
|---|---|---|
| Name des Mitarbeiters | Eingereicht von, Antragsteller, Zahlungsempfänger | Ordnet Ausgaben der richtigen Person für die Erstattung zu |
| Mitarbeiter-ID | Personalnummer, Mitarbeiternummer, Ausweis-Nr. | Verknüpft mit dem Gehaltsabrechnungssystem; entscheidend für die Buchhaltungsintegration |
| Abteilung | Bereich, Kostenstelle, Geschäftseinheit | Leitet Ausgaben an das richtige Budget und den richtigen Sachkontencode weiter |
| Name des Vorgesetzten | Genehmigt von, Vorgesetzter, Berichtet an | Bestätigt, wer die Ausgaben genehmigt hat |
| Abrechnungs-/Berichtsnummer | Spesenabrechnungs-Nr., Referenz-Nr. | Eindeutige Kennung für Prüfpfad und Querverweise |
| Zahlungszeitraum / Datumsbereich | Berichtszeitraum, Abrechnungsdaten | Bindet Ausgaben an einen bestimmten Abrechnungszeitraum |
Einzelpostenfelder (wiederholen sich für jeden Ausgabeneintrag, mehrere Zeilen pro Bericht)
| Feld | Häufige Bezeichnungsvarianten | Warum du es brauchst |
|---|---|---|
| Ausgabedatum | Transaktionsdatum, Datum der Entstehung | Bestätigt, dass die Ausgabe innerhalb des Abrechnungszeitraums liegt |
| Beschreibung | Geschäftszweck, Details, Vermerk | Erforderlich für die IRS-/HMRC-Konformität bei der Begründung von Geschäftsausgaben |
| Kategorie | Ausgabentyp, Sachkonto | Reisen, Verpflegung, Büromaterial, Kilometerstand – bestimmt die steuerliche Behandlung |
| Betrag | Gesamt, Nettobetrag, Brutto, inkl. Steuer | Der Erstattungswert; Grundlage für alle Berechnungen |
| Beleg angehängt | Beleg?, Nachweis erbracht | Bestätigt, dass die Dokumentation für die Prüfungsunterstützung vorhanden ist |
Die Label-Variationen in der zweiten Spalte jeder Tabelle sind kein theoretischer Randfall – sie sind die Norm. Das Formular eines Mitarbeiters sagt „Transaction Date“, ein anderes sagt „Date Incurred“, ein drittes nur „Date“. Eine Abteilung verwendet „Meals“ als Kategorie, eine andere „Food & Beverage“. Ein traditionelles vorlagenbasiertes Extraktionstool, das ein bestimmtes Label pro Feld erwartet, wird Übereinstimmungen über Formulare mit unterschiedlichen Benennungskonventionen hinweg verpassen. Was du brauchst, ist ein Extraktionsansatz, der erkennt, was das Feld bedeutet, statt wie es heißt.
Spaltennamenextraktion: Ein Durchlauf, beide Ebenen, jedes Label
Die Extraktionsmethode, die sowohl den Kopf-/Einzelposten-Split als auch das Problem variabler Labels bewältigt, ist die Spaltennamenextraktion. Die Idee ist einfach: Du gibst die Spalten an, die du in deiner Ausgabetabelle haben möchtest – in deiner eigenen Terminologie – und die KI findet die passenden Daten in jedem Dokument, indem sie die Bedeutung der Feldlabels und -werte versteht, statt nach exakten Textübereinstimmungen zu suchen.
Für Spesenabrechnungen könnte deine Spaltenliste so aussehen:
Bei der Verarbeitung liest die KI jedes Formular – ob die Kopffelder oben auf Seite eins oder über ein Deckblatt verteilt sind – und extrahiert jeden passenden Wert. Kopffelder werden in allen Einzelposten-Zeilen der Ausgabe wiederholt, sodass jede Zeile in der finalen Tabelle in sich abgeschlossen ist: Sarah Chen, ID 1042, Marketing, genehmigt von James Wright, Bericht #ER-2026-042, 1.–31. Mai, $47.50, Kundenessen, Meals, Ja. Kein manuelles Zusammenführen von Zellen. Kein Abgleich von Mitarbeiter-IDs gegen eine separate Nachschlagetabelle. Ein verarbeitetes Formular erzeugt einen vollständigen, gebrauchsfertigen Datenblock.
Von 15 Formularen zu einer Tabelle: Der Batch-Verarbeitungs-Workflow
Die monatliche Realität für die meisten HR- oder Büroleiter ist ein Ordner mit zehn, fünfzehn oder fünfzig ausgefüllten Spesenabrechnungen – Besprechungsanfragen, E-Mail-Anhänge, gescannte PDFs von Remote-Mitarbeitern – alle zur Erstattungsabwicklung bis Freitag fällig. Der Workflow, der das manuelle Abtippen jeder einzelnen ersetzt, sieht grob so aus:
Alle Berichte an einem Ort sammeln
Speichere jedes Spesenabrechnungsformular in einem einzigen Ordner – PDFs aus E-Mails, gescannte Seiten, Fotos von ausgedruckten Formularen. Gemischte Dateitypen sind in Ordnung; sie werden alle zusammen hochgeladen.
In den Modus „Nach Tabelle“ wechseln und Batch-Upload durchführen
Wähle alle Dateien aus und lade sie auf einmal hoch. Die KI reiht sie für die parallele Verarbeitung ein – ob es 10 Formulare oder 50 sind, du lädst nur einmal hoch.
Spaltennamen einmal eingeben
Gib die Felder ein, die deine Erstattungstabelle verwendet: Mitarbeitername, Mitarbeiter-ID, Abteilung, Vorgesetzter, Berichtsnummer, Abrechnungszeitraum, Ausgabedatum, Beschreibung, Kategorie, Betrag. Diese werden zu den exakten Kopfzeilen in deiner Ausgabe.
Exportieren und prüfen
Die Verarbeitung läuft mit 5–10 Sekunden pro Bericht. Jeder Ausgaben-Einzelposten wird zu einer Zeile, wobei die Kopfdaten über ihre Zeilen wiederholt werden. Exportiere nach Excel – sortiert nach Mitarbeiter, Abteilung oder Datum – bereit für die Erstattungsabwicklung.
Die Ausgabetabelle aus einem Batch von Mitarbeiter-Spesenabrechnungen strukturiert die Daten so, dass jede Zeile unabhängig vollständig ist – keine Nachschlagevorgänge, kein manuelles Zusammenführen, kein Querverweis erforderlich:
| Mitarbeitername | ID | Abteilung | Vorgesetzte/r | Bericht Nr. | Abrechnungszeitraum | Ausgabedatum | Beschreibung | Kategorie | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sarah Chen | 1042 | Marketing | J. Wright | ER-042 | 1.–31. Mai | 2026-05-03 | Kundenessen — Acme Corp | Verpflegung | $47.50 |
| Sarah Chen | 1042 | Marketing | J. Wright | ER-042 | 1.–31. Mai | 2026-05-04 | Taxi — Konferenzort zum Flughafen | Reise | $38.00 |
| Marcus Rivera | 2156 | Engineering | A. Patel | ER-043 | 1.–31. Mai | 2026-05-08 | Montagematerial für Serverrack | Ausrüstung | $214.80 |
| Marcus Rivera | 2156 | Engineering | A. Patel | ER-043 | 1.–31. Mai | 2026-05-10 | Abonnement — Cloud-Überwachungstool | Software | $49.00 |
Mit berechneten Spalten gehen Sie über die reine Extraktion hinaus — die KI kann während der Verarbeitung Berechnungen durchführen. Eine Spalte namens Total Reimbursement (sum of all Amounts for this Employee) berechnet automatisch Summen pro Mitarbeiter. Eine Spalte wie Policy Check (Amount > 0 ? "OK" : "REVIEW") markiert Null- oder Leerbeträge zur Überprüfung. Diese Berechnungen erfolgen während der Extraktion, nicht als separater Excel-Schritt danach. Berechnete Spalten funktionieren in zwei Modi: die Spaltennamenmethode (Logik direkt in den Spaltennamen schreiben — keine Anmeldung erforderlich) oder das Regelformat (komplexe mehrstufige Berechnungen in JSON für angemeldete Benutzer definieren).
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Sammellink: Statt Formulare per E-Mail zu jagen, Uploads zu dir kommen lassen
Der Engpass bei der Verarbeitung von Spesenabrechnungen ist nicht immer die Dateneingabe – manchmal ist es die Sammlung. Mitarbeiter senden Formulare als Anhänge per E-Mail, vergessen sie anzuhängen, verwenden die falsche Formularversion oder reichen sie zu spät ein. Jeder dieser Fälle erzeugt Hin und Her, das genauso viel Zeit kostet wie die manuelle Eingabe – nur in einer anderen Phase des Prozesses.
ImageToTable.ai bietet eine Sammellink-Funktion, die das komplett umgeht. Du erstellst einen teilbaren Link aus deinem Konto – stell ihn dir als dediziertes Upload-Portal vor – und sendest ihn an Mitarbeiter. Sie öffnen den Link in einem beliebigen Browser, geben einen kurzen Verifizierungscode ein, um ihre Berechtigung zu bestätigen, und laden ihre ausgefüllten Spesenabrechnungen direkt hoch. Keine Kontoeinrichtung. Kein App-Download. Keine E-Mail-Anhänge zum Speichern und Organisieren. Jede hochgeladene Datei landet in deiner Verarbeitungswarteschlange, organisiert und bereit für die Batch-Extraktion.
Das ist besonders nützlich für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern, Außendienstmitarbeitern ohne regelmäßigen E-Mail-Zugang oder Organisationen, in denen Spesenabrechnungen von Personen außerhalb des Firmenverzeichnisses kommen – Auftragnehmer, Berater, Zeitarbeitskräfte. Der Sammellink sammelt die Formulare; die Spaltennamenextraktion verarbeitet sie; ein Workflow ersetzt sowohl die Sammlung als auch die Dateneingabe.
Wenn „Standardformular“ sieben verschiedene Versionen bedeutet
Die Standardvorlage für Spesenabrechnungen, die dein Unternehmen 2022 eingeführt hat, wurde 2023 um ein Feld für die Abteilungskennung erweitert. Die Version von 2024 hat die Unterschrift des Vorgesetzten auf eine andere Seite verschoben. Einige Mitarbeitende – vor allem langjährige, die seit Jahren denselben Prozess nutzen – reichen immer noch das Word-Dokument von 2018 ein, das sie auf ihrem Desktop gespeichert haben. Remote-Mitarbeitende fotografieren ausgedruckte Formulare und schicken die Bilder per E-Mail. Neue Mitarbeitende verwenden das offizielle PDF. Ein Mitarbeitender hat seine Abrechnung von Hand ausgefüllt, weil sein Laptop repariert wurde.
Alle diese Versionen treffen am selben Tag im selben Ordner ein. Ein vorlagenbasiertes Extraktionstool – eines, das nach „Name des Mitarbeitenden“ an einer bestimmten XY-Koordinate auf der Seite sucht – scheitert an jedem Format außer dem, für das es trainiert wurde. Da die Spaltennamenextraktion jedoch auf semantischem Verständnis statt auf Positionsabgleich basiert, liest sie jede Version nach ihren eigenen Regeln. Die KI weiß, wie ein Mitarbeitername aussieht (der Name einer Person steht typischerweise oben auf einem Formular, oft beschriftet mit „Name“, „Mitarbeitender“ oder „Eingereicht von“) und findet ihn unabhängig davon, ob er in einem PDF getippt, von einem Ausdruck gescannt, in leichtem Winkel fotografiert oder handschriftlich in blauer Tinte verfasst wurde.
Handschriftliche Spesenabrechnungen verdienen besondere Erwähnung, weil sie häufiger vorkommen, als Software-Marketing vermuten lässt. Ein Thread auf r/Accounting beschreibt einen Mitarbeitenden, der 600 $ für ein Kundenessen ausgab und fast einen Monat lang keine Erstattung erhielt, „weil die Quittung in einer E-Mail verloren ging“. In Organisationen, in denen die Alternative ein monatelanges Warten auf die Erstattung ist, greifen Mitarbeitende natürlich zu dem, was funktioniert – das bedeutet oft, ein Papierformular von Hand auszufüllen und es dem Vorgesetzten zu übergeben. Die Spaltennamenextraktion verarbeitet Handschrift – einschließlich Schreibschrift, Kontrollkästchen auf gedruckten Formularen und handausgefüllten Zahlenfeldern – weil die KI den visuellen Inhalt der Seite liest, nicht nur maschinell gedruckten Text.
Häufig gestellte Fragen
Kann es Spesenabrechnungen verarbeiten, die handschriftlich sind oder handschriftliche Abschnitte enthalten?
Ja. Die KI liest Handschrift, einschließlich Schreibschrift, Druckschrift und handschriftlich ausgefüllte Zahlen auf gedruckten Formularen. Die Genauigkeit ist etwas geringer als bei klar gedrucktem Text – stark stilisierte Schreibschrift oder sehr blasser Bleistift können Fehler verursachen –, aber Standardformulare mit leserlicher Handschrift werden zuverlässig extrahiert. Gemischte Formulare, bei denen einige Felder getippt und andere handschriftlich ausgefüllt sind (ein häufiges Muster, wenn Mitarbeiter gedruckte Vorlagen annotieren), werden in einem einzigen Durchgang verarbeitet.
Was ist, wenn verschiedene Mitarbeiter verschiedene Versionen des Spesenabrechnungsformulars verwenden?
Die Spaltennamenextraktion hängt nicht von einem einzigen Vorlagenlayout ab. Da sie Formulare semantisch liest – versteht, was die Feldwerte bedeuten, und nicht, wo sie erscheinen – können ein Formular von 2022, ein Formular von 2024 und ein handschriftlich annotiertes PDF im selben Batch sein. Die KI findet „Mitarbeitername“, egal ob er in der oberen linken Ecke des einen Formulars oder in der zentralen Kopfzeile eines anderen steht. Dies funktioniert auch, wenn Abteilungen unterschiedliche Kategorielisten verwenden; solange die Kategorien auf dem Formular stehen, extrahiert die KI, was dort vorhanden ist.
Kann es mehrseitige Spesenabrechnungen pro Mitarbeiter verarbeiten?
Ja. Wenn ein Mitarbeiter eine dreiseitige Spesenabrechnung einreicht – Kopfdaten auf Seite eins, Einzelposten auf den Seiten zwei und drei – liest die KI alle Seiten als ein zusammenhängendes Dokument. Die Kopfdaten von Seite eins werden mit den Ausgabenpositionen auf allen nachfolgenden Seiten verknüpft. Mehrseitige PDFs und Multi-Image-Uploads (bei denen jede Seite ein separates JPG ist) werden beide unterstützt.
Kann es Daten aus gescannten Belegbildern extrahieren, die der Spesenabrechnung beigefügt sind?
Das Spesenabrechnungsformular selbst – mit seinen Kopffeldern und der Einzelposten-Tabelle – ist das primäre Extraktionsziel. Wenn ein Bericht eingebettete oder angehängte Belegscans innerhalb desselben PDFs enthält, versucht die KI, diese zu lesen, aber dies ist sekundär zu den Formulardaten. Für eine intensive, nur auf Belegen basierende Verarbeitung ist der Workflow „Beleg-Screenshot zu Tabellenkalkulation“ spezialisierter. Für die meisten Spesenabrechnungsprozesse ist die Spalte für Beleg-Anhänge („Beleg angehängt: Ja/Nein“) das relevante Feld – es bestätigt die Dokumentation für die Prüfung, anstatt jede Zeile vom Beleg selbst zu extrahieren.
Kann das Tool Erstattungssummen berechnen oder Richtlinienverstöße kennzeichnen?
Ja, über berechnete Spalte. Durch die Definition einer Spalte wie Gesamterstattung (Summe der Betragsspalte für diesen Mitarbeiter) summiert die KI die Gesamtbeträge pro Mitarbeiter während der Extraktion. Für Richtlinienprüfungen markiert eine Spalte wie Kennzeichnung (Betrag > 500 ? „Genehmigung erforderlich“ : „OK“) jede einzelne Ausgabe, die Ihren Schwellenwert überschreitet. Diese Berechnungen laufen während der Verarbeitung und erzeugen eine Tabellenkalkulation, in der die berechneten Werte bereits ausgefüllt sind – keine separaten Excel-Formeln erforderlich. berechnete Spalte funktionieren mit Arithmetik, bedingter Logik, Aggregation und Referenzen auf feste Parameter (wie Kilometerpauschalen).
Was ist, wenn ich nur bestimmte Felder brauche oder Felder, die nicht auf der Standardvorlage stehen?
Du legst genau fest, welche Spalten in deiner Ausgabe erscheinen. Wenn dein Erstattungsprozess nur Mitarbeitername, Ausgabedatum, Beschreibung und Betrag erfasst, musst du nur diese vier Spalten angeben. Wenn deine Organisation ein benutzerdefiniertes Feld verwendet – einen Projektcode, eine Kundennummer, eine Kostenstellungs-ID – füge es deiner Spaltenliste hinzu und die KI sucht auf jedem Formular danach. Die Extraktion passt sich deiner bestehenden Erstattungstabelle an, nicht umgekehrt.
Laden Sie die Spesenabrechnungen dieses Monats hoch, geben Sie Ihre Erstattungsspalten ein und erhalten Sie eine konsolidierte Tabelle, ohne ein einziges Feld neu abzutippen.
Extraktion startenSiehe auch: Beleg-Screenshots in eine Erstattungstabelle umwandeln