Como extrair dados da Solicitação de pagamento AIA G702
para uma planilha automaticamente

O Ciclo de Faturamento G702/G703: Os Mesmos Números, Vários Teclados

O fluxo de trabalho da solicitação de pagamento em um projeto de contrato AIA padrão segue um caminho previsível: um subcontratado preenche a Folha de continuação G703 — listando cada item da tabela de valores, inserindo o valor do trabalho concluído no período, os materiais armazenados no local e o total acumulado até a data. A página de resumo G702 consolida os totais da G703 e adiciona os valores no nível do contrato: o valor original do contrato, as ordens de mudança aprovadas, a retenção retida e o valor líquido atualmente devido.

O subcontratado envia esse pacote — normalmente como PDF, às vezes como formulário impresso, ocasionalmente como modelo Excel preenchido — ao gerente de projeto do empreiteiro geral. O gerente de projeto revisa os números quanto à precisão, verifica se os totais dos itens da G703 correspondem aos valores do resumo da G702, confirma se a retenção foi calculada à taxa contratual correta e, em seguida, insere os valores aprovados no sistema de acompanhamento de pagamentos do empreiteiro geral. Se o proprietário ou o arquiteto exigir a própria revisão antes da certificação, os dados são inseridos uma terceira vez no sistema do proprietário.

O mesmo conjunto de números — valor do contrato, ordens de mudança, trabalho concluído, materiais armazenados, retenção retida, valor devido — é digitado em três sistemas diferentes por três pessoas diferentes. O formato G702/G703 padroniza a apresentação dos dados, mas não faz nada para reduzir o número de vezes que eles são transcritos manualmente.

Uma única solicitação de pagamento com 30 itens na G703 contém aproximadamente 300 valores numéricos individuais distribuídos nas dez colunas. Com 15 solicitações por mês em cinco projetos, a equipe de gerenciamento de projetos de um empreiteiro geral lida com aproximadamente 4.500 números por ciclo de faturamento — cada um dos quais deve ser revisado, e a maioria deve ser digitada no sistema do empreiteiro geral para processamento de pagamentos e acompanhamento de custos do projeto.

Dois Níveis de Dados: Cabeçalhos G702 e Itens de Linha G703

Entender a extração exige compreender a estrutura de dois níveis da solicitação de pagamento.

O G702 Solicitação e certificado de pagamento é o resumo. Seus campos cobrem o panorama financeiro no nível do contrato:

A G703 Folha de continuação é o detalhamento de apoio. Cada linha representa um item da tabela de valores do projeto, e cada coluna acompanha um aspecto diferente do progresso financeiro desse item. Uma única linha contém:

Ambos os níveis devem ser extraídos e verificados de forma cruzada: a soma de todos os valores de "Total concluído e armazenado até a data" dos itens de linha G703 deve ser igual ao "Total concluído e armazenado até a data" do G702 na página de resumo. A soma de todos os valores de "Trabalho concluído neste período" do G703 deve corresponder à contribuição do período no cálculo do pagamento atual do G702. A extração que captura ambos os níveis em uma única passagem elimina a necessidade de conciliar dois fluxos de trabalho separados de entrada de dados.

Por que a extração por nome de columna lida melhor com G702/G703 que um modelo

À primeira vista, G702/G703 parecen o caso de uso ideal para extração baseada em modelos. São formulários padrão. As posições dos campos são conhecidas. Um modelo configurado uma vez devería funcionar para sempre.

Na prática, três coisas comprometem a confiabilidade dos modelos, mesmo em formulários padrão:

Deslocamento por preenchimento. Quando um subcontratista preenche um PDF G702 eletronicamente, os valores digitados muitas vezes deslocam ligeramente os rótulos de campo pré-impressos. Um modelo que espera "Contract Sum to Date" em uma coordenada de píxel fixa perderá o valor se o tamanho da fonte, o interlineado ou o desbordamento do campo o moveram até por alguns píxeles. As herramientas de preenchimento de PDF de diferentes softwares (Bluebeam, Adobe, editores baseados em navegador) renderizan os valores preenchidos de forma diferente.

Contagem variable de itens. Uma folha G703 pode conter 12 itens para um sub e 47 para outro. Um modelo que espera um número fixo de filas ou perde dados ou captura células vazias como valores. A extração por nome de columna lê a tabela dinámicamente — encontra todas as filas, independentemente da contagem, e extrae cada valor preenchido.

Envíos manuscritos ou escaneados. Subcontratistas menores ainda enviam formulários G702/G703 em papel com valores manuscritos ou preenchidos com máquina de escrever. Um modelo que espera texto digital limpo falha em uma imagem escaneada. A extração por nome de columna funciona em formulários escaneados porque a IA lê o conteúdo visual em lugar de depender de uma capa de texto digital.

A extração por nome de columna lida com os três casos porque busca informação por significado em lugar de posição. O nome de campo "Total Completed & Stored to Date" indica à IA encontrar o monto acumulado em dólares na seção de resumen do G702. O nome de campo "Work Completed This Period" indica à IA encontrar os valores do período atual em cada fila da tabela de itens do G703. À IA não importa se o formulário foi preenchido eletronicamente ou à mano, se a contagem de filas é 12 ou 47, ou se a fonte deslocó o rótulo por dois píxeles.

Passo a Passo: PDF G702/G703 para Cronograma de Pagamentos

O que a IA extrai e o que o gerente de projeto ainda verifica

Uma distinção importante: a IA extrai os números do formulário. Ela não verifica de forma independente se a aritmética do subcontratado está correta. Os valores dos itens da G703 são os números informados pelo sub — a IA captura o que o formulário diz, independentemente de os itens individuais somarem corretamente os totais da G702.

Isso significa que o gerente de projeto ainda é responsável por duas etapas de verificação que nenhuma ferramenta de extração deve ser usada para realizar:

Conciliação do total dos itens. A soma de todos os valores "Trabalho concluído neste período" da G703 deve ser igual ao valor usado no cálculo do pagamento atual da G702. A IA fornece ambos os números. O gerente de projeto confirma se eles coincidem. Quando não coincidem — e erros de aritmética do subcontratado são comuns — a discrepância é sinalizada antes do processamento do pagamento.

Verificação do cálculo da retenção. A retenção é tipicamente de 5% ou 10% do valor do trabalho concluído, mas a taxa contratual pode mudar em marcos do projeto (frequentemente reduzindo para 50% da taxa original após 50% de conclusão do projeto). A IA extrai o percentual de retenção conforme mostrado no formulário. O gerente de projeto verifica se ele corresponde aos termos do contrato para a fase atual do projeto. Isso é uma decisão contratual, não uma tarefa de extração de dados.

O papel da IA é eliminar a digitação — transformando 300 números por solicitação de entrada manual em captura automatizada. O papel do gerente de projeto é verificar o que importa — a conciliação, o cálculo da retenção e a decisão de aprovação. Juntos, o fluxo de trabalho reduz um ciclo de revisão de 45 minutos por solicitação para aproximadamente 10 minutos: 30 segundos de extração, 9 minutos de verificação.

Perguntas frequentes

Para fluxos de trabalho relacionados com documentos de construção, consulte nossos guías sobre extração de dados de certificados de seguro, digitalização de cotas de subcontratistas com montos de línea calculados e coleta de dados de campo em obras de construção.