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Transforme Notas de Crédito de Fornecedores em Linas de Excel Vinculadas à Fatura Original

A maioria das ferramentas de extração de documentos não consegue distinguir uma nota de crédito de uma fatura. Elas ignoram a referência à fatura original, o código do motivo e a estrutura de itens negativos que as equipes de contas a pagar precisam para a conciliação. ImageToTable.ai lê todo o contexto da nota de crédito e o converte em linhas estruturadas de Excel em 5-10 segundos por página.

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O que você pode extrair de uma nota de crédito

Digite os nomes das colunas que você precisa uma única vez, e a IA os preenche a partir de cada nota de crédito no lote. Ela encontra cada valor entendendo o que o campo significa, em vez de onde ele está na página, então uma única configuração de nota de crédito para Excel cobre o layout de todos os fornecedores.

Credit Note Number

Original Invoice Number

Credit Note Date

Vendor Name

Return Reason Code

Item Description

Quantity Credited

Unit Price

Line Amount

Tax Amount

Total Credit Amount

Esta não é uma lista prescritiva. Digite qualquer nome de campo que suas notas de crédito contenham e a IA lê o documento para encontrá-lo.

Por que notas de crédito são mais difíceis de extrair do que faturas

Uma nota de crédito não é uma fatura com números negativos. Ela documenta uma devolução, correção de preço ou reembolso, então usa uma estrutura de documento diferente e precisa ser correspondida a uma fatura original. O OCR baseado em modelo falha em conectar a nota de crédito à fatura que ela referencia, que é onde a conciliação da equipe de contas a pagar se desfaz.

O Problema

01 A referência da fatura original circula entre documentos

Alguns fornecedores colocam a referência da fatura no cabeçalho, outros na tabela de itens ou no rodapé. O OCR baseado em modelos, que fixa campos em coordenadas, falha quando a referência muda de lugar. Equipes de contas a pagar no r/Dynamics365 perguntam com frequência "Uma nota de crédito pode ser processada como fatura sem pedido de compra via OCR? Como ela pode ser compensada com a fatura original?" A ferramenta simplesmente não consegue fazer essa conexão.

02 Os códigos de motivo são livres, não padronizados

"RETURN OF GOODS, DAMAGED IN TRANSIT", diz um fornecedor. "Price Correction per Agreement 2025-09", escreve outro. Um terceiro usa "RC-07". Ferramentas que esperam campos estruturados não lidam com essa variedade, então alguém precisa ler e digitar cada código manualmente. Esse é exatamente o passo que a extração deveria eliminar.

03 Notas de crédito não têm a consistência de layout das faturas

As faturas seguem convenções estáveis. As notas de crédito não têm esse consenso: algumas são impressas em papel timbrado de fatura com uma mudança de título, outras são cartas de ajuste simples. A extração baseada em modelos pressupõe layouts previsíveis, e as notas de crédito violam isso.

Como a Extração de Colunas Personalizadas Resolve Isso

01 Encontra a referência da fatura original onde quer que esteja

Defina "Número da fatura original" e "Número da nota de crédito" como colunas. A IA reconhece uma referência de fatura precedida por "Against INV-" ou "Ref:" onde quer que apareça, seja no cabeçalho, na tabela ou no rodapé, e coloca os dois números lado a lado na sua saída. Sem modelos de coordenadas, sem regras por fornecedor.

02 Extrai códigos de motivo literalmente e você adiciona categorias

A IA extrai o texto do código de motivo na sua coluna "Código do motivo da devolução" como escrito. Adicione uma coluna inferida como "Categoria do motivo (opções: Devoluções/Ajuste de preço/Rebate/Boa vontade)" e a IA classifica cada linha a partir do texto do documento. Linguagem não estruturada do fornecedor vira categorias ordenáveis.

03 Valores negativos lidos como impressos e coluna calculada acompanha os créditos

Sinais de menos, parênteses e notações "CR" são preservados exatamente como impressos. Adicione uma coluna calculada como "Crédito restante (Valor total da nota de crédito − Valor aplicado)" e a IA calcula o saldo pendente durante a extração. Sem inversão manual de sinais no Excel depois.

Da Nota de Crédito em PDF ao Excel Pronto para Conciliação: Como Funciona

Se você processa notas de crédito como parte da conciliação de contas a pagar, conciliando créditos de fornecedores com faturas originais, veja como é o fluxo de trabalho, do upload ao resultado verificado.

Envie notas de crédito de qualquer fornecedor, em qualquer formato

Envie notas de crédito em PDF da sua caixa de entrada de contas a pagar, digitalizações de notas de crédito em papel ou capturas de tela de avisos de ajuste gerados pelo portal. A ferramenta aceita JPG, PNG, WebP e PDF. Envie um único mês ou um trimestre inteiro; o processamento em lote consolida todos os resultados em uma única planilha. Para coletar notas de crédito de fornecedores sem acesso ao seu sistema, gere um Link de Coleta: uma URL compartilhável para uploads diretos, sem necessidade de registro.

Defina as colunas que seu fluxo de contas a pagar precisa

Digite os campos: "Número da Nota de Crédito", "Número da Fatura Original", "Nome do Fornecedor", "Código do Motivo da Devolução", "Descrição do Item", "Quantidade Creditada", "Preço Unitário", "Valor da Linha", "Valor do Imposto", "Valor Total da Nota de Crédito". A IA extrai cada valor entendendo o que ele significa, então a referência da fatura original é capturada onde quer que o fornecedor a tenha colocado. Adicione uma coluna calculada como "Crédito Restante (Valor Total da Nota de Crédito − Valor Aplicado)" para acompanhar créditos pendentes. A mesma definição de coluna funciona em todos os formatos de fornecedores.

Baixe o Excel consolidado, com créditos conciliados e prontos para conferência

Cada nota de crédito vira uma linha com o Número da Fatura Original ao lado do Número da Nota de Crédito para referência cruzada imediata. As colunas calculadas mostram os saldos de crédito restantes. Exporte como XLSX, CSV ou JSON para sua planilha de conciliação de contas a pagar. Ordene por Número da Fatura Original para ver todos os créditos de uma única fatura, ou filtre por Código do Motivo da Devolução para identificar problemas recorrentes. Salve sua configuração de colunas como um modelo após fazer login para reutilização.

Quando Funciona Melhor e Quando Ter Cautela

Quando funciona melhor

Notas de crédito em PDF padrão de fornecedores. A IA lê o número da nota de crédito, a referência da fatura original, os itens, os códigos de motivo e os totais de qualquer layout, sem necessidade de configuração por fornecedor.

Processamento em lote para conciliação mensal de contas a pagar. Envie notas de crédito de vários fornecedores em um único lote. Uma definição de coluna extrai tudo para um arquivo Excel consolidado, preservando a referência da fatura original.

Referências e códigos de motivo impressos com clareza. Documentos com referências e valores de fatura impressos (não manuscritos) seguem o mesmo fluxo de extração das faturas padrão.

Quando ter cautela

Notas de crédito consolidadas que referenciam várias faturas. A IA extrai todas as referências de fatura que encontrar, mas talvez seja necessário dividir as linhas manualmente ou executar passagens separadas por referência de fatura.

Notas de crédito manuscritas ou avisos de correção informais. Códigos de motivo, quantidades ou valores manuscritos reduzem a confiabilidade. Digitalize com 200+ dpi e verifique uma amostra antes de processar um lote completo.

Lotes com múltiplas moedas. Adicione uma coluna inferida de moeda para classificar cada linha. A IA extrai os valores conforme impressos; a conversão de moeda deve ser tratada na sua planilha após a extração.

Perguntas Frequentes

A IA consegue extrair o número da fatura original de uma nota de crédito e exibi-los lado a lado?

Sim. Defina colunas para "Número da fatura original" e "Número da nota de crédito". A IA lê a referência da fatura original onde quer que ela apareça no documento, seja no cabeçalho, na tabela de itens ou no rodapé, pois reconhece o padrão de uma referência de fatura em vez de uma posição fixa de pixel. Ambos os valores são exibidos em colunas adjacentes na sua exportação do Excel para referência cruzada imediata com o seu registro de faturas.

Como a ferramenta lida com notas de crédito com valores negativos versus positivos?

A IA lê o valor exatamente como impresso. Se o Valor da linha ou o Valor total da nota de crédito tiver um sinal de menos, parênteses ou um indicador "CR", o valor extraído preserva essa notação na sua planilha. Para fornecedores que imprimem valores de crédito como números positivos sob o rótulo "Nota de crédito", adicione uma coluna inferida como "Sinal (positivo/negativo)" para classificar cada linha. O valor de saída permanece como impresso; você controla a interpretação do sinal na sua planilha ou na importação contábil.

Posso processar notas de crédito e faturas juntas no mesmo lote?

Sim, mas adicione uma coluna inferida "Tipo de documento (Fatura/Nota de crédito)" para que a IA classifique cada documento. As notas de crédito podem deixar alguns campos vazios (por exemplo, Número do pedido de compra) enquanto as faturas os preenchem. Células vazias são aceitáveis para consolidação, mas podem complicar a reconciliação. Para resultados mais limpos, processe faturas e notas de crédito em lotes separados, com definições de colunas adaptadas a cada tipo de documento.

Quais campos de itens de linha a IA consegue extrair de uma tabela de nota de crédito?

A IA lê cada linha da tabela de itens: Descrição do item, Quantidade creditada, Preço unitário, Valor da linha e qualquer outra coluna impressa. Se a tabela fizer referência à linha da fatura original (por exemplo, "Linha 4 de INV-2025-0412"), defina uma coluna "Referência da linha da fatura original" para capturá-la. Para notas de crédito que mostram apenas um total sem linhas detalhadas, defina campos de nível de cabeçalho, e a IA preenche o que encontrar, deixando as células dos itens de linha vazias.

A ferramenta lida com notas de crédito internacionais em diferentes moedas?

Sim. A IA extrai valores em qualquer moeda (USD, EUR, GBP, JPY, CAD e outras), preservando o símbolo da moeda junto ao valor numérico. Para lotes com moedas mistas, adicione uma coluna inferida "Moeda (USD/EUR/GBP)" para classificar cada linha. A conversão de moeda ou a compensação entre moedas deve ser feita na sua planilha após a extração.