구매 주문서가 Google Sheets의 행이 됩니다 — 품목은 확장되고, 열 이름은 한 번만 지정
대부분의 구매 주문서 도구는 공급업체별 템플릿을 요구하거나 빈 시트에 직접 입력하게 합니다. 이 애드온은 모든 PO를 읽고 헤더와 품목을 5~10초 안에 활성 시트에 기록하며, 열 이름은 한 번만 지정하면 됩니다.
PO 페이지당 5~10초 · 인쇄 텍스트 99% 정확도 · 기본 Sheets 사이드바 · 템플릿 불필요, Zapier 불필요
트래커에 구매 주문서 넣기: 헤더 필드는 한 번, 품목은 행으로
사이드바에 필요한 열 이름을 입력하면 Google Sheets의 표 머리글이 됩니다. AI는 필드가 어디에 있는지가 아니라 의미를 이해하고 각 값을 찾으므로, 한 줄짜리 사무용품 주문과 40줄짜리 기계 공장 PO를 동일한 열 목록으로 한 번에 처리할 수 있습니다.
헤더 필드 — PO당 한 번
품목 필드 — 품목별 한 행
이 메커니즘은 맞춤 열 추출입니다. 열을 직접 정하면 AI가 채워 줍니다. "Order No.", "Document No.", "PO Ref."는 모두 PO 번호 열에 들어갑니다. 헤더와 품목 필드를 함께 입력하면 AI가 헤더 값을 한 번 작성하고 각 품목을 고유한 행으로 확장합니다.
PO 추적기는 살아 있는 스프레드시트 — 새 구매 주문이 들어올 때마다 입력할 페이지가 하나씩 늘어납니다
조달 팀은 공유 시트에 미결 주문을 정리합니다 — PO 번호, 공급업체, 날짜, 수량, 단가를 품목별로 한 줄씩 기록하죠. 그 추적기는 마지막으로 입력한 사람만큼만 최신 상태를 유지합니다. r/procurement의 한 구매 담당자는 일일 작업 시트에 담긴 열을 이렇게 설명했습니다: "공급업체, 부품 번호, 수량, 단가, PO 발행일, 공급업체 승인 필요 날짜를 나열합니다". 새 PO가 들어올 때마다 이 모든 것을 다시 입력해야 합니다.
PO 하나는 헤더와 모든 품목을 각각 입력해야 합니다. 15개 품목 PO는 헤더 필드를 한 번 입력하고, 품목, 수량, 단가, 품목 합계를 15행 더 입력해야 합니다. 수량을 하나만 잘못 입력해도 추적 시트의 합계가 틀어지고, 오류를 역추적할 방법이 없습니다.
공급업체마다 PO 형식이 제각각입니다. 어떤 업체는 품목 표를 헤더 아래에 두고, 다른 업체는 2페이지에 둡니다. 라벨도 "Order No.", "Document No.", "PO Ref." 등으로 다릅니다. 템플릿 기반 도구는 새 공급업체 형식이 나올 때마다 작동이 중단되어 지속적인 유지보수가 필요합니다.
추적 시트는 누군가 업데이트를 기억할 때만 채워집니다. 무료 PO 템플릿은 열만 제공할 뿐 데이터는 제공하지 않으므로 입력 작업은 동일합니다. 시트가 실제 PO와 어긋나면 납품일이 늦어져도 공급업체가 문의하기 전까지 아무도 눈치채지 못합니다.
열 이름을 한 번만 지정하면 — AI가 헤더를 한 번 작성하고 각 품목을 자체 행으로 확장합니다. 이것이 맞춤 열 추출입니다: PO 번호 | 공급업체명 | 납품일 옆에 품목 | 수량 | 단가 | 품목 합계를 입력하면 헤더 값이 모든 품목 행에 반복됩니다.
애드온은 위치가 아닌 의미로 읽으므로 공급업체 레이아웃은 더 이상 중요하지 않습니다. "Order No.", "Document No.", "PO Ref." 모두 PO 번호 열에 채워집니다. 하나의 열 목록으로 새 공급업체, ERP 생성 PDF, 스캔한 종이 PO를 동일한 배치에서 처리할 수 있으며, 공급업체가 레이아웃을 변경해도 아무것도 바뀌지 않습니다.
사이드바가 활성 시트에 직접 작성합니다 — CSV, 재가져오기, Zapier가 필요 없습니다. 다운로드하거나 다시 매핑할 중간 파일이 없습니다. 사이드바가 추출 엔진이고, 추적 시트가 대상입니다 — 시트는 PO를 읽는 동일한 패스에서 채워지는 단일 정보 소스로 유지됩니다.
공급업체 PO 더미에서 트래커의 행으로 — 세 단계로
업로드 — PO가 도착하는 대로
미결 주문을 정리 중이라면, 이메일과 공급업체 포털에서 받은 PO PDF, 종이 PO를 찍은 사진, 스캔본을 한 번에 자유롭게 섞어 넣으세요. 여러 페이지 파일도 지원됩니다. 애드온은 JPG, PNG, PDF를 지원합니다. 깨끗한 디지털 PDF가 가장 잘 읽히며, 조명이 적절한 정면 사진도 그다음으로 좋습니다.
열 이름 지정 — 이미 사용 중인 트래커에 맞춰
열 목록을 한 번 입력하세요: PO 번호 | 공급업체명 | PO 날짜 | 납품일 | 품목 | 설명 | 수량 | 단가 | 품목 합계 | 합계. 품목 합계가 인쇄되지 않는 PO의 경우, 품목 합계라는 계산 열을 정의하면 AI가 추출 중에 곱셈을 수행합니다. 카테고리를 추론 열로 추가하면 모든 품목이 같은 패스에서 분류됩니다 — 어떤 PO에도 카테고리 라벨이 인쇄되어 있지 않아도 말이죠.
추출 — 각 PO가 행이 되어 데이터 아래에 추가됩니다
추출을 클릭하세요. 각 PO는 5~10초가 걸립니다: 헤더 필드는 한 번 입력되고, 각 품목은 활성 시트의 다음 빈 행에 자체 행으로 추가되며, 헤더는 지정한 열과 일치합니다. 수작업으로 입력하면 몇 시간이 걸릴 20개 PO 분량의 한 주가 몇 분 만에 처리됩니다 — 그리고 다음 주 PO는 재매핑 없이 아래에 추가됩니다.
PO를 Sheets로 변환할 때 가장 좋은 경우 — 그리고 한계가 있는 경우
표준 디지털 PO와 깨끗한 스캔 문서에서는 추출이 안정적입니다. 몇 가지 경우는 미리 알아두면 좋습니다.
안정적으로 처리
ERP 및 회계 시스템에서 생성된 디지털 PO PDF. SAP, NetSuite, QuickBooks에서 내보낸 파일은 깨끗한 텍스트를 포함하므로 PO 번호, 날짜, 합계가 거의 완벽한 정확도로 추출됩니다.
하나의 열 설정으로 여러 공급업체 배치 처리. 10개 공급업체의 PO를 한 번에 업로드하면 각각 동일한 헤더 아래 행으로 정리되고, 공급업체명이 태그로 붙습니다.
표준 인쇄 PO와 선명한 스캔 문서. ERP에서 생성된 PDF와 200 dpi 사무실 스캔 문서는 품목 테이블을 포함해 안정적으로 추출됩니다.
확인이 필요한 경우
이 도구는 PO 데이터를 스프레드시트에 기록합니다 — 조달 또는 ERP 시스템이 아닙니다. 공급업체에 PO를 보내거나, 승인을 라우팅하거나, 재고를 관리하지 않습니다. 추출된 행은 추적 시트의 원자재입니다.
페이지 나눔에 걸쳐 있는 품목 테이블이 있는 다중 페이지 PO. 페이지 경계에 걸친 제품 행은 분할될 수 있으므로 각 페이지의 마지막 행을 교차 확인하세요.
손글씨, 팩스, 또는 혼합 단위 테이블. 흐린 카본 사본과 팩스 PO는 정확도를 떨어뜨리며, 한 열에 여러 단위(each, case, pallet)가 섞인 테이블은 Quantity 및 Unit Price 셀을 빠르게 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
애드온이 품목을 각각의 행으로 확장하면서 모든 행에 PO 번호와 공급업체명을 유지할 수 있나요?
네. PO 수준 열과 품목 수준 열을 함께 추가하면, AI가 각 품목을 별도의 행으로 작성하고 모든 행에 PO 수준 값을 반복합니다. 15줄짜리 PO는 15개 행이 되며, 각 행은 해당 PO 번호로 추적할 수 있습니다. PO에 품목 합계가 인쇄되지 않는 경우 품목 합계와 같은 계산 열을 정의하면 AI가 추출 중에 곱셈을 수행합니다.
일부 공급업체는 납품일과 배송 조건을 다르게 인쇄하는데, 납품일과 배송 조건을 각각 별도의 열로 가질 수 있나요?
네, 그리고 동일한 라벨일 필요도 없습니다. 열 이름으로 납품일과 배송 조건을 입력하세요. AI는 공급업체가 "Requested Delivery", "Ship Date", 또는 "ETA"로 표시한 줄에서 납품일을 채우고, FOB나 운임 선불 같은 약어라도 헤더에서 배송 조건을 채웁니다. PO에 해당 값이 실제로 인쇄되지 않으면 값을 만들지 않고 셀을 비워 둡니다.
추출된 행이 제가 이미 가지고 있는 PO 추적 시트와 일치할까요?
네, 열 이름을 일치하도록 정의하기 때문입니다. 추적 시트에 이미 PO #, 공급업체, 수량, 단가 열이 있다면 사이드바에 해당 정확한 이름을 입력하세요. 그러면 그 이름이 헤더가 되고, 추출된 행은 현재 데이터 아래에 추가됩니다. 기존 수식은 새 행에서도 계속 작동합니다.
PO에 품목 합계가 인쇄되지 않는데, AI가 계산할 수 있나요?
네. 품목 합계라는 계산 열을 정의하면, AI가 인쇄된 숫자에 의존하지 않고 추출 중에 직접 계산합니다. PO에 인쇄된 합계 방식이 트래커에서 기대하는 방식과 다를 때도 같은 메커니즘으로 처리할 수 있습니다. 예를 들어 소계 또는 세금 같은 경우입니다.
이 도구가 승인, 재고, 공급업체에 PO 발송 같은 조달 업무를 관리하나요?
아니요 — 솔직하게 말씀드리는 게 중요합니다. 이 애드온은 PO 데이터를 스프레드시트 행에 기록합니다. 조달 플랫폼이나 ERP가 아닙니다. PO를 공급업체에 보내거나, 승인을 라우팅하거나, 재고를 관리하지 않습니다. 이 도구가 제거하는 것은 입력 단계입니다. 모든 PO가 트래커의 행이 되면, 승인과 후속 작업은 항상 그랬던 것처럼 스프레드시트와 조달 프로세스에서 이루어집니다.