프랑스 경비 보고서 데이터를
Excel로 추출하는 방법

프랑스 경비 보고서에 별도의 추출 로직이 필요한 이유

프랑스 경비 보고서(note de frais)는 일반 영수증 스캔 도구로는 처리할 수 없는 데이터 요구 사항을 수반합니다. 한 줄이 하나의 금액을 의미하는 단순한 계산서와 달리, 단일 note de frais에는 기차표, 통행료 영수증, 고객 식사비, 그리고 세무 당국의 barème kilométrique에 따라 계산된 주행 거리 청구가 함께 포함될 수 있습니다. 각 항목은 Plan Comptable Général에 따라 서로 다른 compte comptable가 필요하며, 각 항목마다 taxe sur la valeur ajoutée 환급 가능 여부와 환급률에 대한 규칙이 Code Général des Impôts에 규정되어 있습니다.

일반적인 OCR 도구는 이러한 차이점을 평면화합니다. 단순한 환급 목록에는 충분한 "금액"과 "날짜"만 추출하지만, 경유 영수증이 회사에 80% 부가세 환급을 제공하는 반면 휘발유 영수증은 0%를 제공한다는 사실이나, barème kilométrique 요율이 차량의 puissance fiscale과 연간 주행 거리 등급에 따라 달라진다는 것을 알지 못합니다. 도구는 이것들이 단순한 데이터 포인트가 아니라 세금 결과를 수반하는 거래 수준의 결정임을 이해해야 합니다.

프랑스 회계 규정 준수를 위해 중요한 필드

추출을 시작하기 전에 프랑스 회계사가 실제로 필요로 하는 필드와 세금 영향을 수반하는 필드가 무엇인지 알아야 합니다. 법적으로 의무화된 note de frais 템플릿은 없지만, 경비 보고서는 회사와, URSSAF 발생 시 당국에 비용을 정당화할 수 있는 충분한 정보를 제공해야 합니다.

일반적인 경비 보고서의 회계 처리는 총계정원장에서 다음과 같이 표시됩니다: 차변 6256 100€, 차변 6257 40€, 대변 421 150.60€(세후). 호텔 항목은 TVA 환급 대상이 아니며, 레스토랑 항목은 20% 세율로 8€의 환급 가능 TVA가 발생하여 계정 44566으로 차변 처리됩니다. 추출 결과가 이를 올바르게 분리하지 못하면, 이후 단계에서 누군가가 다시 작업해야 합니다.

단계별 가이드: 경비 보고서(Note de Frais) 데이터를 Excel로 추출하기

추출 과정 자체는 보고서당 1분 미만이 소요됩니다. 중요한 것은 출력 데이터가 회계 처리를 위해 구조화된 형태로 제공되도록 열을 설정하는 것입니다. 그렇지 않으면 Excel에서 한 시간 동안 재구성해야 하는 평면 데이터 덤프가 됩니다.

여기서 설명하는 접근 방식은 맞춤 열 추출을 사용합니다. 즉, 샘플 문서에 템플릿을 학습시키거나 필드 주변에 사각형을 그리는 대신, 원하는 열 이름(예: "직원 이름", "날짜", "세전 금액(HT)", "부가가치세율(TVA)", "프랑스 회계 계정과목표(PCG) 코드")을 입력하면 AI가 필드가 페이지에서 어디에 위치하는지가 아니라 무엇을 의미하는지 이해하여 문서의 어느 위치에서든 각 값을 찾아냅니다. 이는 보고서 레이아웃이 변경되거나 영수증이 비스듬히 촬영될 때 작동이 중단되는 템플릿 기반 OCR과 근본적으로 다릅니다.

현장 직원, 영업 담당자, 원격 근무자 등 여러 사람으로부터 경비 보고서를 받는 팀의 경우, 수집 링크를 사용하면 이메일을 주고받는 과정이 완전히 사라집니다. 공유 가능한 링크를 생성하여 경비를 제출해야 하는 각 담당자에게 보내면, 담당자는 등록이나 로그인 없이 스캔한 경비 보고서와 증빙 서류를 바로 처리 대기열에 업로드합니다. 파일은 일괄 추출 준비가 완료된 상태로 계정에 도착합니다. 이에 대한 자세한 내용은 수집 워크플로 가이드에서 확인할 수 있습니다.

출력물에서 부가가치세(TVA) 및 주행 거리 수당 처리하기

프랑스 경비 보고서 처리에서 가장 까다로운 부분은 데이터 추출이 아닙니다. 각 경비 유형에 맞게 부가가치세(TVA)와 주행 거리 수당(indemnité kilométrique)을 올바르게 계산하는 것이 핵심입니다. 프랑스 조세 일반법(CGI) 제271조에 따르면, 과세 대상 업무를 위해 취득한 재화 및 용역에 대한 부가가치세(VAT)는 원칙적으로 환급 가능합니다. 그러나 CGI 부속서 II에 명시된 일련의 구체적인 면제 조항들이 복잡한 규정을 만들어내어, 경비 보고서를 작성하는 직원과 이를 회계 처리하는 담당자 모두에게 혼란을 야기합니다.

주행 거리 수당의 경우, 계산은 차량의 과세 마력(CV)과 총 연간 주행 거리 구간에 따라 달라집니다. 4 CV 차량의 경우, 5,000km까지는 km당 0.606€입니다. 5,001km에서 20,000km 사이는 (d × 0.340) + 1,330€입니다. 20,000km 초과 시에는 km당 0.407€입니다. 계산 열을 사용하면 공식을 한 번만 정의하면 됩니다. 보고서에서 주행 거리와 CV를 추출하면 AI가 출력물에서 수당을 직접 계산하므로, 기준표(barème)를 수동으로 참조할 필요가 없습니다. 전기차의 경우, 계산 규칙에 20% 할증을 포함시켜 자동으로 적용할 수 있습니다. 2026년 기준표는 2025년 및 2024년과 동일하게 유지됩니다. 마지막 재평가는 2023년(+5.4%)에 이루어졌습니다.

URSSAF 상한선을 주의하십시오. 회사가 기준표(barème) 요율보다 높게 상환하는 경우, 초과분은 사회 기여금 과세 기준에 다시 포함됩니다. 식사의 경우, URSSAF 면제 상한선은 식사당 약 21.10€입니다. 지속 가능한 이동 수당(forfait mobilités durables)의 경우, 상한선은 직원 1인당 연간 600€이며, 대중교통 정기권 상환과 합산할 경우 900€입니다.

추출된 Excel에서 Pennylane, Sage 또는 Cegid로

계정 코드가 올바르게 입력된 비용 라인이 포함된 Excel 파일은 프랑스 회계 소프트웨어로 가는 길의 중간 지점입니다. 나머지 단계는 사용하는 플랫폼에 따라 다르지만, 추출 중 설정한 열 구조가 이 전환 과정의 원활함을 결정합니다.

Pennylane의 경우 CSV 가져오기는 PCG 계정에 매핑된 비용 라인을 허용합니다. Amount HT, TVA Amount 및 Account Code에 대한 출력 열이 journal des achats에 직접 들어갑니다. Sage 100 및 Cegid Loop는 구성 가능한 필드 매핑으로 CSV 가져오기를 지원하므로 추출 열 헤더가 매핑 참조가 됩니다. EBP Compta에는 TVA 분석과 함께 구조화된 데이터를 가져올 수 있는 기본 note de frais 모듈이 포함되어 있습니다. Quadratus 또는 Sage FRP 1000을 사용하는 회사의 경우 CSV 출력은 동일한 논리를 따릅니다.

회계 워크플로우에 다른 형식이 필요한 경우 동일한 추출을 JSON으로 내보내 사용자 지정 통합에 사용할 수 있습니다. 이는 자체 ERP 커넥터가 있거나 N2F, Cleemy 또는 Expensya를 비용 관리 계층으로 사용하는 회사에 유용하며, 추출 도구가 업스트림에서 데이터 캡처 단계를 처리하고 구조화된 데이터를 기존 플랫폼에 공급합니다.

비용 보고서와 함께 프랑스 송장을 처리하는 회사의 경우 동일한 열 기반 추출 접근 방식이 factures에 적용됩니다. 이는 프랑스 송장 데이터 추출에 대한 가이드에서 다루며, SIREN/SIRET 및 TVA intracommunautaire 필드를 포함합니다. 비용 보고서의 상당 부분이 주행 거리와 관련된 경우 프랑스 급여 명세서 추출에 대한 가이드에서 비용 관련 사회 부담금 규칙과 중복되는 URSSAF 기여 처리에 대해 다룹니다.

자주 묻는 질문

AI가 프랑스어 경비 보고서와 영어 경비 보고서를 구분할 수 있나요?

네. 비전 모델은 언어와 관계없이 문서 내용을 읽습니다. 파리 레스토랑의 영수증도 런던의 영수증과 동일한 정확도로 처리됩니다. 컬럼 이름을 영어로 정의하면 AI가 해당 값을 추출합니다. TVA나 Montant TTC 같은 프랑스어 특정 필드의 경우, 컬럼 이름을 "TVA Amount"로 지정하면 AI가 세금 항목을 찾습니다. 문서가 영어일 필요는 없습니다.

손으로 쓴 프랑스어 경비 보고서는 어떻게 처리하나요?

비전 모델은 경비 보고서와 수기 증빙서류의 프랑스어 필기체를 포함한 손글씨를 처리합니다. 손글씨 인식 정확도는 인쇄된 텍스트보다 낮으므로, 완전히 손으로 작성된 문서는 빠른 검토를 권장합니다. 가장 일반적인 실제 형식인 인쇄물과 손글씨가 혼합된 보고서의 경우 인쇄된 부분의 정확도는 일관되게 높습니다.

이 도구가 TVA 신고서를 제출해 주나요?

아니요. 이 도구는 경비 항목별로 TVA 금액을 추출하고 분류하여 각 행에 TVA 처리가 명시된 결과물을 생성합니다. 추출된 데이터는 Excel, 회계사, 또는 회계 플랫폼을 통해 준비하는 TVA 신고서에 입력됩니다. 실제 신고서 제출은 사용자의 책임입니다. 핵심 가치는 TVA 금액이 항목별로 HT 금액에서 이미 분리되어 compte 44566에 올바르게 매핑되므로, 환급 가능한 TVA가 있는 경비 항목을 수동으로 판단하는 단계가 필요 없다는 점입니다.

이 도구가 자동으로 주행 거리표(barème kilométrique)를 적용할 수 있나요?

네, 계산된 컬럼을 사용하면 가능합니다. 주행 거리 수당과 같은 컬럼을 정의하세요. AI가 경비 보고서에서 거리와 CV를 읽고 계산된 수당을 출력합니다. CV 등급별로 별도의 수식을 만들거나 더 간결한 표현식을 사용할 수 있습니다. 향후 주행 거리표가 변경되면 컬럼 정의만 업데이트하면 모든 후속 추출에 새 요율이 적용됩니다.

経費精算書に領収書が不足している場合はどうなりますか？

AIはアップロードされた書類に存在する情報を抽出します。領収書が不足している場合（例：ホテルの請求書が添付されていない）、該当する行には経費精算書に従業員が入力した情報が表示されますが、領収書によってのみ提供される検証済みの税抜金額と消費税内訳は欠落します。これは確認ステップで確認できます。フランスの会計慣行では、特定の条件下で紛失した領収書に対して宣誓供述書が必要ですが、そのワークフローは抽出とは別のものです。

経費精算書のデータは安全ですか？

ファイルは暗号化された接続を介して処理され、抽出完了後は保存されません。出力されたExcelファイルは直接お使いのコンピュータにダウンロードされます。複数の従業員から経費精算書を収集する際にログイン認証情報を共有する必要がないよう、コレクションリンク機能は確認コード付きの固有のアップロードURLを生成します。各アップロード者は自分のファイルのみを表示でき、すべての提出物はあなたの処理キューに届きます。

フランスの経費精算書を手入力しなくなると何が変わるか

スキャンされた経費精算書と適切にコード化された会計仕訳の間のギャップは、フランスの経理チームにとって長年の手作業によるボトルネックでした。データを読むのが難しいからではなく、経費の種類によってルールが異なり、汎用ツールがそれらの違いを単一の「金額」列に平坦化してしまうからです。フランスの会計ロジック（経費タイプごとの消費税、支出の性質ごとに割り当てられるPCGコード、記憶から入力するのではなく公定レート表に基づいて計算される走行距離手当）に基づいて抽出が設定されると、出力は仕入帳用にコード化された状態で届き、誰かがExcelですべての行を再分類する必要はありません。

ご自身の経費精算書でお試しください。通常午後いっぱいかかる作業が、5分の確認作業になるかどうかご確認ください。数字を確認するだけで、作成する必要はありません。