프랑스 경비 보고서 데이터를 엑셀로 추출하는 방법
(2026 가이드)

프랑스 경비 보고서에 별도의 추출 로직이 필요한 이유

프랑스 경비 보고서(note de frais)는 일반적인 영수증 스캔 도구로는 처리할 수 없는 데이터 요구 사항을 수반합니다. 한 줄이 하나의 금액을 의미하는 단순한 계산서와 달리, 단일 note de frais에는 부가세 환급 불가 항목인 기차표, 부가세 100% 환급 가능한 통행료 영수증, 부가세 20% 환급 가능한 고객 식사비, 그리고 세무 당국의 barème kilométrique(주행 거리 기준)에 따라 계산된 주행 거리 청구액이 함께 포함될 수 있습니다. 각 항목은 Plan Comptable Général(PCG, 프랑스 국가 회계 계정과목표)에 따라 서로 다른 compte comptable(계정 코드)가 필요하며, 각 항목마다 taxe sur la valeur ajoutée(부가세) 환급 가능 여부와 환급률에 대한 규칙이 Code Général des Impôts(CGI, 프랑스 일반 세법)에 명시되어 있습니다.

일반적인 OCR 도구는 이러한 차이점을 평면화합니다. 단순한 환급 목록에는 충분한 '금액'과 '날짜'만 추출하지만, 경유 영수증이 회사에 80%의 부가세 환급 자격을 부여하는 반면 휘발유 영수증은 0%라는 사실, 또는 barème kilométrique 요율이 차량의 puissance fiscale(마력)과 연간 주행 거리 등급에 따라 달라진다는 사실을 알지 못합니다. 도구는 이것들이 단순한 데이터 포인트가 아니라 세금 결과를 수반하는 거래 수준의 결정임을 이해해야 합니다.

프랑스 회계 규정 준수를 위해 중요한 필드

추출을 시작하기 전에 프랑스 회계사에게 실제로 필요한 필드와 세금 영향을 수반하는 필드가 무엇인지 알아야 합니다. 법적으로 강제된 note de frais 템플릿은 없지만, 경비 보고서는 회사와, contrôle URSSAF(사회 보장 감사) 발생 시 당국에 비용을 정당화할 수 있는 충분한 정보를 제공해야 합니다.

호텔 1박(HT 100 €)과 거래처 레스토랑 식사(HT 40 €)가 포함된 일반적인 비용 보고서의 전표 처리(comptabilisation)는 원장에 다음과 같이 기입됩니다: 차변 6256(출장비) 100 €, 차변 6257(접대비) 40 €, 대변 421(미지급 보수) 150.60 € TTC. 호텔 항목은 부가세 환급 불가(CGI 부속서 II 제206-IV-2-2°에 따라 제외), 레스토랑 항목은 20% 부가세 중 8 € 환급 가능하며 계정 44566 차변 처리. 추출 결과에서 이를 올바르게 구분하지 못하면 이후 단계에서 재작업이 필요합니다.

단계별 가이드: Note de frais 데이터를 Excel로 추출하기

추출 과정 자체는 보고서당 1분 미만이 소요됩니다. 중요한 것은 출력 데이터가 회계 처리에 바로 사용될 수 있도록 열을 설정하는 것입니다. 평범한 데이터 덤프처럼 나와서 Excel에서 한 시간 동안 재가공할 필요가 없어야 합니다.

여기서 설명하는 방식은 사용자 정의 열 추출을 사용합니다. 샘플 문서로 템플릿을 학습시키거나 필드 주위에 사각형을 그리는 대신, "직원 이름", "날짜", "HT 금액", "VAT 세율", "PCG 코드"와 같이 원하는 열 이름을 입력하면 AI가 문서 내 어디에 있든 각 값을 찾아냅니다. 이는 필드가 페이지에서 어디에 위치하는지가 아니라 의미를 이해하기 때문입니다. 이는 보고서 레이아웃이 변경되거나 영수증이 비스듬히 촬영될 때 작동이 중단되는 템플릿 기반 OCR과 근본적으로 다릅니다.

현장 직원, 영업 담당자, 원격 근무자 등 여러 사람으로부터 지출 보고서를 받는 팀이라면 수집 링크를 통해 이메일 주고받기를 완전히 없앨 수 있습니다. 공유 가능한 링크(예: /c/xxxx)를 생성하여 각 제출자에게 보내면, 수신자는 별도의 회원가입이나 로그인 없이 스캔한 지출 명세서와 증빙 자료를 바로 업로드할 수 있습니다. 파일은 귀하의 계정에 도착하여 일괄 추출 준비가 완료됩니다. 자세한 내용은 수집 워크플로 가이드에서 확인하세요.

출력물에서 TVA 및 주행 거리 수당 처리하기

프랑스 지출 보고서 처리에서 가장 까다로운 부분은 데이터 추출이 아니라, 각 비용 유형에 맞는 TVA와 주행 거리 수당(인데미테 킬로메트리크) 계산입니다. CGI 제271조에 따르면 과세 대상 운영을 위해 취득한 재화 및 용역에 대한 부가세는 환급 가능하지만, CGI 부칙 II에 명시된 다양한 예외 조항이 복잡하게 얽혀 있어 보고서를 작성하는 직원과 이를 분개하는 회계사 모두에게 혼란을 줍니다.

주행 거리 수당 계산은 차량의 마력 세금 등급과 연간 총 주행 거리 구간에 따라 달라집니다. 4마력 차량의 경우 5,000km까지: 0.606 €/km. 5,001~20,000km: (d × 0.340) + 1,330 €. 20,000km 초과: 0.407 €/km. 계산 열을 사용하면 공식을 한 번만 정의하면 됩니다. 보고서에서 거리와 마력 등급을 추출하면 AI가 기준표를 수동으로 참조할 필요 없이 출력에서 직접 수당을 계산합니다. 전기차의 경우 20% 할증을 계산 규칙에 통합하여 자동으로 적용합니다. 2026년 기준표는 2025년 및 2024년과 동일하며, 마지막 재평가는 2023년(+5.4%)에 이루어졌습니다.

URSSAF 상한선을 주의하세요: 회사가 기준표 요율보다 높게 상환할 경우 초과분은 사회 기여금 과세 기준에 다시 포함됩니다. 식사의 경우 URSSAF 면제 상한선은 식사당 약 21.10 €(2026년)입니다. 지속 가능한 이동 수당의 경우 상한선은 직원당 연간 600 €이며, 대중교통 정기권 상환과 합산할 경우 900 €입니다.

추출된 Excel에서 Pennylane, Sage 또는 Cegid로

계정 코드가 올바르게 입력된 비용 라인이 포함된 Excel 파일은 프랑스 회계 소프트웨어로 가는 길의 절반입니다. 나머지 단계는 사용하는 플랫폼에 따라 다르지만, 추출 시 설정한 열 구조가 이 전환 과정의 원활함을 결정합니다.

Pennylane의 경우 CSV 가져오기는 PCG 계정에 매핑된 비용 라인을 허용합니다. Amount HT, TVA Amount 및 Account Code에 대한 출력 열이 구매 일지(journal des achats)에 직접 들어갑니다. Sage 100 및 Cegid Loop는 구성 가능한 필드 매핑으로 CSV 가져오기를 지원하므로 추출 열 헤더가 매핑 참조가 됩니다. EBP Compta에는 VAT 분석과 함께 구조화된 데이터를 가져올 수 있는 기본 비용 보고서 모듈이 포함되어 있습니다. Quadratus 또는 Sage FRP 1000을 사용하는 회사의 경우 CSV 출력은 동일한 논리(올바른 계정 코드가 있는 구조화된 행)를 따릅니다.

회계 워크플로에 다른 형식이 필요한 경우 동일한 추출을 JSON으로 내보내 사용자 지정 통합에 사용할 수 있습니다. 이는 자체 ERP 커넥터가 있거나 N2F, Cleemy 또는 Expensya를 비용 관리 계층으로 사용하는 회사에 유용하며, 추출 도구가 업스트림에서 데이터 캡처 단계를 처리하고 구조화된 데이터를 기존 플랫폼에 공급합니다.

비용 보고서와 함께 프랑스 송장을 처리하는 회사의 경우 동일한 열 기반 추출 접근 방식이 송장(factures)에 적용됩니다. 이는 SIREN/SIRET 및 VAT 번호(TVA intracommunautaire) 필드를 다루는 프랑스 송장 데이터 추출 가이드에서 다룹니다. 비용 보고서의 상당 부분이 주행 거리와 관련된 경우 프랑스 급여 명세서 추출 가이드에서 비용 관련 사회 보장 부담금 규칙과 중복되는 URSSAF 기여금 처리를 다룹니다.

자주 묻는 질문

AI가 프랑스어 경비 보고서와 영어 경비 보고서를 구분할 수 있나요?

네. 비전 모델은 언어와 관계없이 문서 내용을 읽습니다. 파리 레스토랑의 영수증도 런던의 영수증과 동일한 정확도로 처리됩니다. 컬럼 이름을 영어로 정의하면 AI가 해당 값을 추출합니다. TVA나 Montant TTC 같은 프랑스어 특정 필드의 경우, 컬럼 이름을 "TVA Amount"로 지정하면 AI가 세금 항목을 찾습니다. 문서가 영어일 필요는 없습니다.

손으로 쓴 프랑스어 경비 보고서는 어떻게 처리하나요?

비전 모델은 경비 보고서와 수기 증빙서류의 프랑스어 필기체를 포함한 손글씨를 처리합니다. 손글씨 인식 정확도는 인쇄된 텍스트보다 낮으므로(다른 OCR 시스템과 마찬가지로), 완전히 손으로 작성된 문서는 빠른 검토를 권장합니다. 가장 일반적인 실제 형식인 인쇄물과 손글씨가 혼합된 보고서의 경우, 인쇄된 부분의 정확도는 지속적으로 높습니다.

이 도구가 제 TVA 신고서를 제출하나요?

아니요. 이 도구는 경비 항목별로 TVA 금액을 추출하고 분류하여 각 행에 TVA 처리가 명시된 결과물을 생성합니다. 추출된 데이터는 Excel, 회계사, 또는 회계 플랫폼을 통해 준비되는 TVA 신고에 활용됩니다. 그러나 실제 신고(CA3 또는 CA12 신고서) 제출은 본인의 책임입니다. 핵심 가치는 TVA 금액이 HT 금액과 항목별로 이미 분리되어 계정 44566에 올바르게 매핑되므로, 환급 가능한 TVA가 있는 경비 항목을 수동으로 판단하는 단계가 사라진다는 점입니다.

도구가 자동으로 주행거리 기준표(barème kilométrique)를 적용할 수 있나요?

네, 계산된 컬럼을 사용하면 가능합니다. 주행거리 수당 (CV=4이고 거리≤5000이면 거리×0.606; CV=4이고 거리>5000이고 거리≤20000이면 거리×0.340+1330; CV=4이고 거리>20000이면 거리×0.407)과 같은 컬럼을 정의하세요. AI가 경비 보고서에서 거리와 CV를 읽어 계산된 수당을 출력합니다. CV 등급별로 별도의 수식을 만들거나 더 간결한 표현식을 사용할 수 있습니다. 향후 기준표가 변경되면 컬럼 정의만 업데이트하면 되며, 이후 모든 추출에서 새 요율이 적용됩니다.

証憑が不足している経費精算書はどうなりますか？

AIはアップロードされた書類に存在する情報を抽出します。例えば、ホテルの請求書が添付されていない場合、該当する行には経費精算書に従業員が入力した情報が表示されますが、証憑がなければ確認できない検証済みの税抜金額と消費税の内訳は欠落します。これは確認ステップで確認できます。フランスの会計慣行では、特定の条件下で紛失した領収書に対して宣誓供述書が必要ですが、そのワークフローは抽出とは別のものです。

経費精算書のデータは安全ですか？

ファイルは暗号化された接続を通じて処理され、抽出完了後は保存されません。出力されたExcelファイルは直接お使いのコンピュータにダウンロードされます。複数の従業員から経費精算書を収集する際にログイン情報を共有する必要がないよう、収集リンク機能は確認コード付きの固有のアップロードURLを生成します。各アップロード者は自分のファイルのみを表示でき、すべての提出物はあなたの処理キューに届きます。

フランス語の経費精算書を手入力しなくなると何が変わるか

スキャンされた経費精算書と適切にコード化された会計仕訳の間のギャップは、フランスの財務チームにとって長年の手作業のボトルネックでした。データを読むのが難しいからではなく、経費の種類によってルールが異なり、汎用ツールではそれらの違いを単一の「金額」列に平坦化してしまうからです。フランスの会計ロジック（経費タイプごとの消費税、支出の性質ごとに割り当てられるPCGコード、記憶から入力するのではなく公定レート表から計算される走行距離手当）に基づいて抽出が設定されると、出力は仕訳帳用にコード化された状態で届き、誰かがExcelで各行を再分類する必要はありません。

ご自身の経費精算書でお試しください。通常午後いっぱいかかる作業が、5分の確認作業になるかどうかご確認ください。数字を確認するだけで、作成する必要はありません。