Vérification des antécédents vers Excel : Consignez les résultats sans relire chaque rapport
Lire un rapport de vérification des antécédents à plusieurs sections et consigner le résultat de chaque vérification dans votre outil de suivi RH prend 10 à 15 minutes par candidat, et chaque prestataire (HireRight, Sterling, Checkr, GoodHire) présente son rapport différemment, si bien que les mêmes données se trouvent à des endroits différents sur chaque fichier. Importez le lot et chaque type de vérification apparaît dans une colonne Excel nommée en 5 à 10 secondes par page.
Traitement chiffré · Suppression automatique des données après conversion
Ce que vous pouvez extraire des rapports de vérification des antécédents
Arrêtez de ressaisir les résultats de rapports de vérification des antécédents de plusieurs pages. Pour convertir une vérification des antécédents en Excel, saisissez une fois les noms de colonnes dont vous avez besoin, et l'IA trouve chaque valeur dans les rapports de n'importe quel fournisseur de vérification en comprenant ce que chaque champ signifie, et non où il se trouve sur la page. Une définition de colonne fonctionne avec HireRight, Sterling, Checkr, GoodHire et les fournisseurs régionaux.
Il s'agit d'Extraction de colonnes personnalisées : vous nommez les colonnes souhaitées dans votre sortie, comme « Statut du casier judiciaire », « Emploi vérifié » ou « Résultat du test de dépistage », et l'IA localise chaque valeur en lisant les en-têtes de section et les libellés de champs de manière sémantique, sans correspondance avec une coordonnée de page fixe.
Pourquoi les rapports de vérification des antécédents brisent l'extraction basée sur des modèles, et ce qui est différent ici
Un rapport de vérification des antécédents contient 6 à 12 types de vérifications individuelles. D'un prestataire à l'autre, les mêmes vérifications sont organisées et libellées différemment. L'extraction basée sur des modèles qui dépend de positions fixes échoue lorsque vous changez de prestataire.
Chaque prestataire de vérification formate son rapport différemment, donc les mêmes données se retrouvent dans des sections et sous des libellés différents. HireRight, Sterling, Checkr et GoodHire organisent chacun leurs vérifications à leur manière, et un modèle conçu pour la mise en page d'un prestataire échoue sur le suivant. Comme l'a fait remarquer un professionnel des RH, « le hasard est inacceptable quand vous êtes le gardien de l'emploi à proprement parler ».
Chaque type de vérification possède son propre vocabulaire de résultats, dispersé sur plus de 10 pages. Les résultats du casier judiciaire vont de « Aucun antécédent » à une accusation listée avec sa décision. Emploi : « Vérifié / Impossible de vérifier / Divergence constatée ». Dépistage : « Négatif / Positif / En attente ». Un responsable avec 15 rapports doit ouvrir chaque PDF et consigner chaque statut individuellement. Comme l'a décrit un utilisateur, « la plupart des vérifications d'antécédents sont pilotées par des cases à cocher. Même de minuscules écarts peuvent entraîner des retards », qui ne se révèlent que si quelqu'un lit chaque section.
Les écarts de dates d'emploi déclenchent des chaînes de vérification manuelles qui retardent l'embauche. « Mars 2019 à juin 2022 » par rapport à un « Avril 2019 à mai 2022 » vérifié représente un écart d'un mois qui déclenche un signalement de divergence. Les RH doivent examiner les détails, contacter le candidat et documenter la résolution. L'écart est enfoui dans une section de vérification PDF de plusieurs pages.
Définissez les colonnes une seule fois, et l'IA localise chaque résultat de vérification sur n'importe quel rapport de prestataire en lisant les en-têtes de section de manière sémantique. Saisissez « Vérification du casier judiciaire », « Emploi vérifié », « Diplômes vérifiés ». L'IA trouve le statut quel que soit le nom donné à la section par le prestataire, et la formulation de chaque prestataire est automatiquement associée à la bonne colonne.
Chaque type de vérification devient sa propre colonne, une ligne par candidat. Filtrez par colonne pour voir tous les candidats avec une vérification en attente, triez par statut global, ou appliquez une mise en forme conditionnelle à la colonne « Emploi vérifié » pour faire ressortir les divergences, le tout dans un seul tableur sans ouvrir un seul PDF de prestataire.
Les dates déclarées par le candidat et les dates vérifiées apparaissent sous forme de données structurées. Une colonne calculée peut comparer les deux ensembles de dates et signaler automatiquement les écarts, afin que les RH examinent les lignes signalées plutôt que de comparer chaque date au PDF source manuellement.
Des rapports des prestataires de vérification à un tableau de bord de recrutement consolidé
Importez les PDF de vérification des antécédents de plusieurs prestataires, tels quels
Vous recevez des rapports de vérification des antécédents pour 10 candidats, certains en PDF de HireRight, d'autres de Sterling, d'autres de Checkr ou GoodHire. Quelques-uns sont des PDF scannés de rapports papier d'un cabinet de vérification régional. Importez-les tous en un seul lot. Pas de tri préalable par prestataire, pas de renommage, pas de préparation spécifique au format. L'outil accepte les formats PDF, JPG et PNG, quel que soit le format fourni par votre prestataire.
Définissez les colonnes dont votre suivi de recrutement a besoin
Saisissez les noms des colonnes pour votre feuille de calcul de sortie : Nom du candidat, Statut global, Vérification du casier judiciaire OK ?, Emploi vérifié, Diplômes vérifiés, Résultat du test de dépistage, MVR OK ?. Vous pouvez également définir une colonne calculée selon vos propres critères : nommez une colonne Tout est OK (Oui/Non) et décrivez la logique, par exemple « Oui si chaque type de vérification est Aucun antécédent ou Vérifié », et la sortie inclut un indicateur de statut unique sans nécessiter de formule dans Excel.
Générez une feuille de calcul unique avec les résultats de vérification de chaque candidat, tous prestataires confondus
Téléchargez un fichier Excel où chaque ligne représente un candidat. Tous les types de vérification apparaissent en colonnes : Statut de la vérification du casier judiciaire, Emploi vérifié, Diplômes vérifiés, Résultat du test de dépistage, Vérification du crédit, MVR / Dossier de conduite, chacun renseigné à partir du rapport du prestataire, quel que soit son format. La sortie est prête à être triée par statut global pour examiner la situation de chaque candidat, filtrée par Résultat du test de dépistage pour trouver les tests en attente dans le lot, ou pour signaler les lignes où Emploi vérifié affiche « Divergence constatée » pour un suivi. Exportez en XLSX, CSV ou JSON. Un lot de 10 candidats qui prendrait 2 à 3 heures de lecture manuelle de PDF produit un tableau complet en quelques minutes plutôt qu'en heures.
Quand cela fonctionne le mieux, et quand vérifier les résultats
La précision est élevée pour les rapports standard des prestataires. Quelques conditions méritent d'être comprises avant de traiter un lot important. L'outil extrait ce que dit chaque rapport. Il ne note pas les candidats, ne décide pas de l'éligibilité et n'exécute pas les étapes d'action défavorable ; ces décisions restent entre les mains de votre équipe.
Gère de manière fiable
PDF numériques des principaux prestataires de vérification. L'IA associe le statut de chaque type de vérification, indépendamment des différences d'ordre des sections entre HireRight, Sterling, Checkr et GoodHire.
Combinaisons variées de types de vérification. Les colonnes pour les types de vérification non inclus dans un rapport restent vides plutôt que de produire de fausses valeurs.
Traitement par lots multi-prestataires. Téléversez des rapports de différents prestataires en un seul lot ; les résultats sont consolidés dans une feuille de calcul uniforme, quelle que soit la source.
Vérifiez ces cas
Rapports papier scannés à moins de 150 DPI ou avec des artefacts de télécopie. Les petits caractères des types de vérification peuvent perdre en fidélité sur les scans basse résolution. Téléversez le PDF original du prestataire lorsqu'il est disponible.
Types de vérification non standard. Les vérifications spécialisées sont extraites si les en-têtes de section sont clairement étiquetés. Un type de vérification inconnu produit une cellule vide plutôt qu'un faux positif.
Annexes avec texte narratif. Les pages d'annexes non structurées (copies de casiers judiciaires, rapports de laboratoire) ne sont capturées qu'avec des identifiants de champ clairs. Vérifiez que le résumé principal inclut le statut final de chaque type de vérification.
Questions fréquemment posées
Peut-il extraire des données de rapports de vérification d'antécédents provenant de différents prestataires (HireRight, Sterling, Checkr, GoodHire) sans modèles distincts pour chacun ?
Oui. HireRight, Sterling, Checkr et GoodHire organisent et nomment chacun leurs vérifications différemment, et GoodHire fait désormais partie de Checkr. L'IA localise le statut de chaque type de vérification en comprenant sémantiquement les en-têtes de section, de sorte que les mêmes noms de colonnes fonctionnent avec tous les prestataires sans configuration spécifique. Changez de prestataire en cours de cycle et vos définitions de colonnes continueront de fonctionner avec le nouveau format.
Comment gère-t-il les résultats de chaque type de vérification, et puis-je voir les statuts du casier judiciaire, de l'emploi, des diplômes, du test de dépistage et du MVR dans des colonnes séparées ?
Chaque type de vérification devient sa propre colonne. Définissez « Statut de la vérification du casier judiciaire », « Statut de la vérification de l'emploi », « Statut de la vérification des diplômes », « Résultat du test de dépistage » et « MVR / Dossier de conduite », et l'IA lit chaque section indépendamment et remplit la colonne correcte. Un candidat avec une vérification du casier judiciaire « Aucun antécédent », un emploi « Vérifié » et un test de dépistage « Négatif » produit une ligne avec les trois valeurs dans leurs colonnes respectives. Filtrez par n'importe quel type de vérification sur l'ensemble du bassin de candidats, triez par statut global ou mettez en forme conditionnellement les colonnes de résultats pour signaler les valeurs à examiner, le tout à partir d'une seule feuille de calcul sans ouvrir chaque PDF du prestataire.
Comment gère-t-il les écarts de dates d'emploi entre ce que le candidat a déclaré et ce que la vérification a constaté ?
L'IA extrait le résultat de la vérification tel que rapporté par le prestataire, y compris les dates vérifiées et, lorsque le prestataire les inclut, les dates déclarées par le candidat. Une colonne calculée peut comparer les deux ensembles : par exemple, « Correspondance des dates d'emploi (Oui/Non) » avec la logique « Oui si les dates correspondent à 30 jours près » signale chaque ligne où les deux ensembles diffèrent. Cela fait ressortir les divergences qui nécessiteraient autrement d'ouvrir chaque rapport, de trouver la section des détails de vérification et de comparer manuellement. Les écarts de dates d'emploi sont un point de friction courant dans les vérifications d'antécédents, et comme l'a noté un utilisateur sur Reddit, « même de minuscules écarts peuvent entraîner des retards ».
Puis-je traiter par lots les vérifications de casier judiciaire de plusieurs candidats en un seul téléversement, même s'ils proviennent de différents fournisseurs de vérification ?
Oui. Téléversez les rapports de plusieurs candidats, chacun pouvant provenir d'un fournisseur différent, en un seul lot. Un lot mélangeant HireRight, Sterling, Checkr et GoodHire produit un tableau Excel avec chaque type de vérification dans la même position de colonne, quel que soit le fournisseur. Pour les pipelines récurrents, enregistrez votre définition de colonnes comme modèle après vous être connecté.
Quelle est la précision de l'extraction pour les rapports de vérification de casier judiciaire numérisés par rapport aux PDF numériques issus du système du fournisseur ?
Les PDF numériques issus des systèmes des fournisseurs s'extraient avec une grande précision : les en-têtes de sections, les indicateurs de statut et les dates structurées sont systématiquement capturés. Les rapports numérisés à 150 DPI ou plus produisent de bons résultats pour les champs principaux. Les numérisations à plus basse résolution ou les copies par télécopie peuvent produire des valeurs partielles ; vérifiez donc les colonnes de type de vérification sur les premiers rapports numérisés avant de traiter un lot complet.